办公自动化的发展历程及趋势

自20世纪90年代中期至今，互联网技术在我国迅速发展和普及，引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上网工程、企业上网工程、电子政府、电子商务、电子管理、政府内部网、企业网、数字神经系统和数字化办公等一系列新概念，面对这些新概念，再提OA也许会让很多人感到迷惑，好象OA这个概念已经不适应信息化发展的需要，在这里我们暂且认为这一个阶段为OA发展的新阶段。这一个阶段的主要标志应为互连网技术的普遍使用。办公自动化的内涵和外延在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，我们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网（Intranet），从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累，沉淀，办公自动化才能发挥作用。办公自动化的灵魂是软件，硬件只是实现办公自动化的环境保障。数字化办公的两个明显特征是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分层使用，使得数字化办公系统有可以启用的前提，通过开放，使得信息共享成为现实。办公自动化建设与现阶段政府上网工程之间的关系，政府上网工程一直是近一两年业界炒作和关注的热点之一，政府上网工程是由于互连网的普及，政府部门把一些政务信息发布到Internet上，进而在网上建立与老百姓沟通的渠道，以实现政务公开和政府行为接受监督的目的。从实际效果来看，很多政府部门只是在网上存放一些静态的政府信息，实质性的工作却非常少。并且，在很多情况下，很多人将办公自动化和政府上网混为一谈。这种现象导致很多部门重上网工程轻办公自动化工程。甚至把上网工程误认为是办公自动化工程。实际上，从网络划分的角度，政府上网工程是外网建设，办公自动化工程是内网建设，办公自动化工程是政府信息化的基础，政府上网工程是政府信息化的对外表现形式，办公自动化工程在政府信息化建设中所占的比重远高于政府上网工程。只有办公自动化工程的建设并运转成功，政府上网才会有源源不断的信息发布，政府上网才有意义，否则政府上网工程就会变成无源之水。当然，政府上网工程的宣传对我国信息化建设也起了一定的推动作用。办公自动化的发展方向办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。数字化办公的基本框架实现数字化办公既不同于传统的OA，也不同于MIS的建设，它的结构是Intranet网的结构，它的构建思路是自上而下的，即首先把整个内部网看成是一个整体，这个整体的对象是网上所有用户，它必需有一个基础，我们称这个基础为内网平台，就好象PC必需有一个操作系统为基础一样。内网平台负责所有用户对象的管理、负责所有网络资源（含网络应用）的管理、网络资源的分层授权、网络资源的开放标准和提供常用的网络服务（如邮件、论坛、导航、检索和公告等）。在平台的基础之上，插接各种业务应用（可理解为传统的MIS），这些应用都是网络资源。用户通过统一的浏览器界面入网，网络根据用户的权限提供相应的信息、功能和服务，使用户在网络环境下办公。数字化办公的技术思路实现数字化办公必需有良好的技术支撑，考虑到数字化办公的授权和开放这两个特点，首选技术应该是互连网技术及标准，在此基础上采用相关技术。实现数字化办公离不开工作流技术，目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术，或叫群件技术。现在随着WEB技术的发展，基于Intranet模式下的工作流软件也越来越多，这种类型的工作流直接使用消息传递中间件做为消息传递手段，不需使用专用的邮件系统做消息平台。这样整个工作流软件负载轻、开放性好、维护方便、并且易于和网上其他业务系统结合。这种技术也和电子商务所使用的技术方向是一致的。因此基于WEB的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位。办公自动化的发展策略根据我国办公自动化建设的现状和存在的问题，使我国办公自动化建设走上健康快速发展的轨道，在办公自动化建设方面应采取如下对策：在组织实施方面，从传统的工业项目管理体制转向专业化和产品化实施体制，确保系统的运行维护和系统持续的升级，走合作与分工并举的道路。由此可造就一批以办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公司。在技术选向方面：选择与世界发展潮流吻合的技术。现在还在流行的技术并不能代表未来一定能够流行。技术的标准化程度要高，开放程度要好。关键应用主张自主开发，发展民族产业。在技术结构方面，尽快从Client/Server结构体系转Browser/Server结构体系，采用B/S思路，最终用户界面统一为浏览器，应用系统全部在服务器端，是标准的三层结构体系。系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便。系统设计方法：考虑到我国办公自动化的现状，采用生命周期法和快速原型法相结合，在已有产品的基础上，以快速原型法为主。在实施方面遵随统一规范和分布实施的原则。在设计思想方面，从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计，即将设计的着眼点放在用户对象身上，设计视角范围是整个内部网，在此基础之上进行相关业务设计。将面向对象的思想引入到系统设计中去。在实现方法方面，从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统（CAS）理论进行实现，即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统，该系统能够适应环境变化，系统使用越久，积累的有价值的东西就越多.----王先生是位技术人员，他想了解公司某项产品的全部信息，通过安装在电脑上的技术导航图，关于此产品的特性、相关解决方案及开发指南等一并汇集到王先生眼前。看了这些内容，王先生还想了解开发此类产品的技术难点，只需点击屏幕上的某个问答按钮，基于全球的技术问答库中的许多技术专家会及时给出答案。----刘小姐是公司的人事主管，每天上班时一打开电脑，与她常联系的人便从电脑上呈现出来，谁没在线，谁有事想与王先生商讨，一目了然。刘小姐只需点击一个键，便可与在线的某人取得联系，并在网上与其进行视频交流。如果事情处理完，刘小姐可以查看与该部门相关的其他部门信息，如行政办公室、财务部等，它们很快就会动态地显示出来。以上描绘的是第3代办公自动化系统的情景。在经历了第1代和第2代的发展历程后，办公自动化系统进入了以知识管理为核心的新阶段。办公自动化发展历程----从管理信息系统的发展来看，随着计算机技术的进步，其功能、应用领域和概念外延不断衍生、扩大与提高，迄今为止，已经历了2个发展阶段。----第1代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS系统，其最大特点是基于传统的关系型数据库的应用，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，采用的是字符型界面。其不足是客户机负担过重，管理、维护及培训费用较高，无法在企业局域网上建立统一的集成办公平台，而且系统自适应差，只局限于内部信息的管理等。----第2代办公自动化是以工作流为中心的办公自动化系统。它彻底改变了早期办公自动化的不足之处。办公应用系统的主要任务是企业内部各种消息（办公信息、文件及函件等）的发布与传递、工作流的管理、档案资料的管理，也承担与信息服务系统进行双向信息交互的任务。它涉及的技术包括协同工作、文档数据库与压缩、工作流管理、安全控制、多媒体、视频会议及数据库等内容。通过该系统，用户可以采用全双向及多媒体形式获取和发布信息，通过与Internet的互联，实现办公活动不受时间和空间的限制，从而提高企业运行的效率和质量。与第1代办公自动化相比，第2代办公自动化系统有3个显著特点：以网络为基础，强调协同工作，把工作流作为实现业务自动化的技术手段。----在实际工作中，由于网络带来人们更高的信息共享的需求，使得企业越来越需要更多、更广的外界信息和企业内部知识的积累，并在它们之间的不断交互与碰撞中让知识获得再生和增值。因此，办公自动化不应只是人际办公的计算机化，而要融入新的管理方式，要融知识管理于办公自动化中，为领导层、办公室、人力资源部门及业务部门提供全新、高效的工作模式。在这样的背景和需求下，第3代办公自动化应运而生。第3代办公自动化----第3代办公自动化是以知识管理为核心的办公自动化系统，它强调以知识管理为核心，能够提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保每一个使用者都能随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。----作为第3代办公自动化的核心概念，知识管理实际上是一种信息化应用系统，它以企业网络和信息系统为基础，帮助企业发现和组织已经获取的信息，定位于拥有专门技能的人，通过协作和企业培训传递这些知识，让整个组织能有效利用知识，建立知识门户和快速响应系统。通俗地讲，知识管理是指在恰当的时间，将正确的知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，以避免重复错误和重复工作，它关注的是如何充分得到分布在不同地方的知识。----值得一提的是，这里所提到的知识有两种形式：显性知识和隐性知识。显性知识是指存储在信息系统中的已经表述出来的结构化或半结构化的信息内容；隐性知识是指专家和知识员工头脑中具有的实践经验、思想和思维方法。----知识管理是企业信息集成的一个必然趋势，是自然演进的过程，它应该渗透于信息系统建设的方方面面，并在其中得到融合与体现。建立以知识管理为核心的办公自动化，可以使企业投资具有可持续性和可发展性。浅释核心技术----下面，我们以LotusNotes为例，谈一谈第3代办公自动化的核心技术。----LotusNotes提供了一个单一的基础结构，用以建立、集成和链接全部知识管理应用程序。附图示意了第3代办公自动化的框架模型。其中，Lotus的知识管理应用系统以LotusDomino作为知识管理的基础平台，在此基础上，用Domino.doc建立网络化文档管理中心（Domino.doc可实现分布式文档管理，用户可以把起草的文档提交给系统，以便集中管理和信息共享，也可跨地域从距离自己最近的服务器上获得自己想要的文档信息），用LearningSpace实现教育和培训（LearningSpace是知识管理的一个具体的解决方案，为企业内部培训、团体电子教学、个人学业完成等提供了全新的教学方式和学习环境，人们可以随时随地按照个人的时间安排接受培训，也可按照自己的计划轻松完成学业，必要时还可与其他学员讨论问题、共享心得及交流思想），用Sametime完成实时通讯与交流（Sametime是一款推进实时协作的集成商业解决方案。它可在企业网上参加Sametime联机会议，以共享应用程序和在白板上集体讨论。会议可立即开始或预定将来的某一时刻开始。用户可预定一系列会议，创建未列出会议并附加文件，以便在会议中使用。同时在讲座过程中用户可查看联机的用户，启动交谈任务，邀请其他用户参加，还可给观看相同文档的同事发送消息）。此外，针对解决办公自动化的问题还应考虑的网络化传真服务及与传统关系型数据库的集成问题，Lotus分别提供FaxforDomino、LotusEnterpriseIntegrator来实现。----综上所述，办公自动化系统的发展经过3个阶段，实现了2个飞跃