FIPOLY-DG-504服务中心财务档案管理规定

东莞市保物业服务有限公司东莞分公司服务中心财务档案管理规定文件现行版号/改次：A/0首版生效日期：2009年09月08日本版生效日期：2009年09月08日发放编号：（盖受控章处）文件编号：FI/POLY-DG-504总页数：5（含本页）编制：李艳编制日期：2009年9月1日审核：李冰玉审核日期：2009年9月4日批准：张豪海批准日期：2009年9月8日文件修改记录修改状态日期修改章节修改内容修改人审核人批准人公司内部文件未经批准不得复印第1页共5页生效日期：2009年09月08日制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-504制度标题服务中心财务档案管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第2页共5页生效日期：2009年09月08日1.0目的规范服务中心财务档案的管理，确保财务资料的安全和有效使用。2.0适用范围适用于服务中心财务管理范围内的的所有财务资料。3.0职责财务助理负责收集、立卷、装订及保管财务档案。服务中心经理对本服务中心财务档案负有监管职责。4.0程序要点4.1服务中心财务档案的概念服务中心财务档案是指单据、账簿和上报分公司报表以及其他有关财务方面的专业资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。4.2服务中心财务档案的内容服务中心财务档案的内容一般指票据、通知单（缴费通知单、催费通知单）、账簿（现金日记帐、银行存款日记帐、备查帐等）、专用报表以及其他财务资料等五个部分。4.2.1票据指开据给顾客管理费发票、水电费发票、停车场发票、收款收据、退款凭据等.4.2.2账簿账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以原始单据为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍；它包括按各类明细账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。4.2.3专用报表专用报表是反映各部门财务状况和经营成果的总结性书面文件，是财务记帐依据，主要为各服务中心定期上报分公司的各类周、月报及业主收支公布表、本体基金收支情况表等。4.2.4其他财务资料其他会计核算资料属于经济业务范畴，与财务核算、财务监督紧密相关的资料。如：经济合同/协议、财务数据统计资料、财务发文、财务档案移交清册、财务档案保管清册、财务档案销毁清册等。4.3财务档案的装订和保管规定4.3.1财务档案的整理立卷年度或年度终了后，对会计资料进行整理立卷。财务档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-504制度标题服务中心财务档案管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第3页共5页生效日期：2009年09月08日类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。A、分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类票据，三类报表，四类文字资料及其他。B、档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。C、管理要求统一。建立财务资料档案簿、资料档案目录；档案装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。4.3.2财务档案的装订财务档案的装订主要包括票据、账簿、报表及其他文字资料的装订。①单据的装订。一般每月25日前装订上月单据，装订好的单据按年分月妥善保管归档。A．单据凭证装订前的准备工作：a．分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；b．按单据日期归集确定装订成册的本数；c．整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，不得断号。B．票据装订时的要求：a．用“装订机”或“装订夹”装订，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；单据应装订劳固，不得松散；b．单据外面要加封面；c．装订单据（电脑打印票据50张为1本）需保证装订牢固，美观大方。C.票据装订后的注意事项。a．每本封面上填写好凭证种类、起止号码、票据开据金额、作废张数、开票人员人员和装订人员签字等；b．在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在柜门内标明凭证种类编号，以便于调阅。制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-504制度标题服务中心财务档案管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第4页共5页生效日期：2009年09月08日②账簿的装订。各种账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：A．账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；B．账簿装订后的其他要求：a．账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。b．账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。c．封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为报表、余额表、总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、明细账。d．账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。4.3.3财务档案的保管。当年财务档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务助理保管一年，期满之后（每年1月31日前）原则上应由财务助理编制《档案保管(移交)清册》移交本单位的财务专员保管。”根据上述规定，财务档案的保管要求主要有：①财务档案的移交手续。财务助理在将财务档案移交本单位财务专员时，应按下列程序进行：A．开列清册，填写《档案保管(移交)清册》；B．在账簿使用日期栏填写移交日期；C．交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。②财务档案的保管要求。A．财务档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；B．财务档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；C．财务档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；D．财务电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。③财务档案的借阅。制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-504制度标题服务中心财务档案管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第5页共5页生效日期：2009年09月08日A．财务档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经分公司总经理批准,必要时需由集团财务管理中心负责人批准。B．借出的财务档案，财务档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。④财务财务档案的保管期限。财务档案应分期保管。保管期限分为永久和定期两类，具体保管理期限规定如下：档案名称保管期限一、单据类1．通知单2．收款票据、退款票据3．发票5年10年10年二、帐薄类1．现金和银行日记帐2．明细帐、总帐、辅助帐5年5年三、报表类1．周财务报表2．月、季度报表2年5年四、其他类1．财务档案保管清册及销毁清册2．其他财务资料10年2年4.4财务档案移交财务档案移交需填写《财务档案移交清册审批表》5.0相关文件和记录5.1记录表单\ERPOLY-FI-501-01档案查阅复印登记表.doc5.2记录表单\ERPOLY-FI-501-02档案保管(移交)清册.doc5.3记录表单\ERPOLY-FI-501-03档案销毁清册.doc