办公自动化第5章

第五章办公中的数据处理5.1数据库的基本概念1.数据库概念数据库就是按一定规律组织起来，保存在计算机中的数据集合。2.数据库管理系统目前较有影响的数据库管理系统有MicosoftSQLServer、ORACLE、INFORMIX、SYBASE、XBASE、ACCESS、FOXPRO等。3.几个名词（1）数据清单：指的就是一个数据库。Excel中允许一个工作表内保存多个数据库，但为了管理方便，最好在一个工作表中只放一个数据库，如果一定要放几个，那么各个数据库之间要有空行或空列分割。（2）字段：“列”。每一列包含一种信息类型。每个字段都有一个字段名（列标题）。（3）记录：一组字段值的集合构成一个记录，也就是表中的“行”。5.2用Excel数据库进行学生成绩处理5.2.1建立数据库工作表框架注意：根据数据库遵循的原则，数据库标题不能和字段标题行直接相连，所以数据库标题输入到第1行，字段标题至少输入到第3行，而不能在第2行。5.2.2数据库表格的格式设置1.数据库标题—合并居中2.字段标题3.条件格式化设置选中区域—格式—条件格式（最多3个）4.底纹颜色间隔设置5.边框设置5.2.3数据库中的有效性设置选取区域——数据——有效性（数据输入之前设置）设置、输入信息、出错警告、输入法模式。5.2.4数据输入•直接输入；•记录单输入.5.2.5数据计算5.2.7排序1.排序的顺序升序（1）数字从最小的负数到最大的正数；（2）空格排在最后；（3）汉字可以按字典（拼音）或笔画排序。降序：空格在最后，其他相反。2.一级字段排序3.多级字段排序5.2.8筛选根据指定条件从众多数据中查找特定的记录，就是筛选操作，也称为检索、查询。1.自动筛选2.高级筛选建立条件区域—光标插入该表—数据／筛选／高级筛选高级筛选注意事项：•必须指定一个条件区域，它可以与数据库表格不在一张工作表上；也可以在一个工作表，但必须与数据库间有空行隔开。•条件区域的字段名必须与数据库中完全一样，可以复制得到。•两个字段名下面的同一行中的各个条件间为“与”关系；不同行中的为“或”关系。•“复制到”指定左上角单元格即可。5.3用Excel数据库进行产品销售汇总分析5.3.1数据的分类汇总1.分类汇总定义根据某一字段的字段值，先对记录进行分类；然后再对各类记录的数值字段分别进行统计。2.步骤注意：分类汇总之前，应该先对数据库排序。5.3.2数据的透视分析1.概念数据透视表：是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作表。它能从一个数据清单的特定字段中概括出信息，从而方便从各个角度查看、分析数据。2.数据透视表的组成7个部分：页字段、页字段项、数据字段、数据项、行字段、列字段、数据区域。3.创建数据透视表4.创建数据透视图5.制作数据透视报告5.3.3数据库表格的显示和打印输出1.冻结窗格2.页面设置•打印区域的选择•打印标题的选择•取消网格线本章小结•数据库的基本概念；•数据库表格的条件格式化设置、有效性设置；•数据的排序、筛选、分类汇总。