办公自动化第6章

（时间：3次课，6学时）教学提示：表格在人们日常生活中经常被用到，例如，学生的考试成绩表、企业里的人事报表、生产报表和财务报表等，所有这些表格都可以使用Excel2003来实现。Excel2003电子表格制作软件除了可以制作常用的表格之外，在数据处理、图表分析以及金融管理等方面都有出色的表现，因而受到广大用户的青睐。教学目标：通过本章的学习要求用户掌握Excel2003的基本操作，学会使用公式或函数进行计算、使用图表进行分析以及对工作表中的数据进行排序和筛选等。6.1Excel2003窗口介绍6.2新建工作簿6.3输入工作表数据6.4进行简单的运算6.5保存和关闭工作簿6.6打开已有工作簿6.7编辑工作表6.8数值运算6.9数据的分析与处理6.10使用图表显示工作表数据6.11自动套用工作表格式6.12打印工作表6.13上机实战6.1.1Excel2003界面介绍6.1.2工作簿与工作表Microsoft公司的Excel2003是一种优秀电子表格制作软件。在Excel2003中，电子表格软件功能的方便性、操作的简易性、系统的智能性都达到了一个崭新的境界。Excel2003具有强有力的处理图表、图形功能，也有丰富的宏命令和函数以及支持Internet网络的开发功能。本节将介绍Excel2003入门知识，包括其窗口界面介绍以及工作簿和工作表的概念。://www.wenyuan.com.cn/webnew/6.1.1Excel2003界面介绍Excel2003工作界面的各部分组成介绍如下。标题栏：用于显示当前使用的应用程序名称和工作簿名称。菜单栏：Excel2003的命令集合，几乎所有的Excel2003命令都可以从菜单栏中选择执行。常用工具栏：Excel2003编辑过程中最常用的工具集。工具栏中的每个小按钮都对应一种操作。例如：单击【新建】按钮，就可创建一个新的工作簿。格式工具栏：Excel2003中常用的编排工具集之一。包括字体格式设置、对齐格式设置、数字格式、缩进量、边框样式和颜色设置等工具。编辑栏：用来定位和选择单元格数据以及显示活动单元格中的数据和公式。行、列标题：用来定位单元格，例如：A1代表第1行，A列。其中行标题用数字显示，列标题用英文字母表示。工作表格区：用来记录数据的区域。状态栏：位于底部，可提供有关选择命令或操作进程的信息。工作表标签：用于显示工作表的名称，单击工作表标签将激活相应的工作表。水平、垂直滚动条：用来在水平、垂直方向改变工作表的可见区域。任务窗格：Excel2003的任务指示。工作簿是指在Excel2003环境中用来存储并处理工作数据的文件，它是由若干个工作表组成的。在Excel2003中，可以说一个文件就是一个工作簿，工作簿窗口下方有若干个标签，单击其中一个标签就会切换到该工作表。打开Excel2003时，映入眼帘的工作界面就是工作表。它由众多的行和列中的单元格排列在一起构成。工作表能存储包含字符串、数字、公式、图表和声音等丰富的信息或数据，并能够对这些信息或数据进行各种处理，同时能将工作表打印出来。6.2.1新建空白工作簿6.2.2根据模板新建工作簿在Excel2003中，既可以新建空白工作簿，也可以利用已有工作簿新建工作簿，还可以利用Excel2003提供的模板来新建工作簿。://www.wenyuan.com.cn/webnew/6.2.2根据模板新建工作簿6.3.1输入文本6.3.2输入数字6.3.3输入日期和时间6.3.4数据输入技巧当工作簿建立之后，就可以在工作簿的每一个工作表中输入数据了。在Excel工作表的单元格中可以输入的数据有文本、数字、日期、时间和公式等。单元格中的文本包括任何字母、数字和键盘符号的组合。每个单元格最多可包含32000个字符，如果单元格列宽容不下文本字符串，就要占用相邻的单元格。如果相邻单元格中已有数据，就会截断显示。(1)在工作表中单击单元格D2，选定此单元格。(2)切换到微软拼音输入法，输入“大豆产量”。(3)按Enter键，活动单元格下移到D3，如图6.7所示。://www.wenyuan.com.cn/webnew/6.3.2输入数字在Excel中，数字可用逗号、科学计数法或某种格式表示。输入数字时，只要选中需要输入数字的单元格，按键盘上的数字键即可，如图6.8所示。图6.8输入数字日期和时间也是数字，但它们有特定的格式。在输入日期时用斜线或短线分隔日期的年、月、日。例如，可以输入“2003/11/26”或“2003-11-26”，如果要输入当前的日期，按组合键Ctrl+;(分号)即可，如图6.9所示。在输入时间时，如果按12小时制输入时间，需在时间数字后空一格，并键入字母a或p，分别表示上午或下午。例如，输入10:40p，按Enter键后的结果是22:40:00，如图6.10和图6.11所示。如果只输入时间数字，Excel将按AM(上午)处理，如果要输入当前的时间，按组合键Ctrl+Shift+;(分号)即可。://www.wenyuan.com.cn/webnew/6.3.4数据输入技巧Excel2003中有许多数据输入的技巧，如在前面介绍过的自动填充功能等。本节将再介绍其他一些数据输入的技巧。1.在同一数据列中自动填写重复录入项Excel2003具有数据记忆式键入功能，在同一行或同一列中，如果前面的单元格中已有数据输入，即在某单元格输入一个与前面单元格相同的数据时，Excel会自动显示出该单元格后面的数据。但Excel只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。2.在多个单元格中输入相同的数据如果在工作表中有多处重复出现相同的数据，那么在数据输入时，可首先将这些单元格同时选中，同时选中的操作方法为在选中第一个单元格后按下Ctrl键，再依次单击其他单元格。然后通过编辑栏输入数据，同时按下Ctrl+Enter键。此时数据将同时显示在被选中的多个单元格中，如图6.12所示。://www.wenyuan.com.cn/webnew/6.4进行简单的运算://www.wenyuan.com.cn/webnew/6.5保存和关闭工作簿://www.wenyuan.com.cn/webnew/6.6打开已有工作簿在Excel2003中，单击常用工具栏上的【打开】按钮，或者选择【文件】|【打开】命令，如图6.21所示，都将出现【打开】对话框，如图6.22所示。从中选择要打开的文件后，单击【打开】按钮就可以了。://www.wenyuan.com.cn/webnew/6.7编辑工作表6.7.1选取单元格数据6.7.2增删行和列6.7.3调整行高和列宽6.7.4隐藏和显示行或列6.7.6添加和重命名工作表6.7.7保护工作表文档中的数据输入完成后，有时需要对单元格中的数据及单元格做进一步的处理。如果不希望别人对工作表或工作簿的数据进行修改，就需要对相应的工作表或整个工作簿设置安全保护。本节就将详细介绍编辑工作表的具体内容及方法。选中单元格是为了编辑单元格或单元格的数据，在前面的介绍中也曾提到过选中单元格的操作，下面来介绍一下选中单元格的几种操作方法。选中一个单元格：要选中一个单元格，直接单击所要选中的单元格即可。选中多个连续的单元格：要选中多个连续的单元格，首先要选中起始单元格，然后按住鼠标左键至所要选择的最后一个单元格再释放鼠标即可，如图6.23所示。选中多个不连续的单元格：要选中多个不连续的单元格，首先应选中任意一个单元格，然后在按住Ctrl键的同时单击所需的单元格，如图6.24所示。://www.wenyuan.com.cn/webnew/6.7.1选取单元格数据图6.24选中不连续的单元格增删行和列就是指添加行、添加列和删除行、删除列的操作。本节将针对各个操作进行介绍。1.添加行先单击要添加行的位置，然后选择【插入】|【行】命令可直接在选中的添加位置上方添加一行。也可以选中要插入行的行号，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，弹出如图6.25所示的【插入】对话框中，选择【整行】单选按钮，单击【确定】按钮。2.添加列添加列的方法与添加行的方法很相似，选中插入列的位置后，选择【插入】|【列】命令。也可选中所要插入列的列号，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，同样弹出如图6.25所示的【插入】对话框中，选择【整列】单选按钮，单击【确定】按钮。3.删除行选中要删除的行，选择【编辑】|【删除】命令，或者右击要删除的行号，在弹出快捷菜单中选择【删除】命令，都将弹出如图6.26所示的【删除】对话框，选择【整行】单选按钮，单击【确定】按钮。这样选中的行就被删除。删除后，被删除行以下的行依次向上移动而内容不变。4.删除列选中要删除的列，选择【编辑】|【删除】命令，或者右击要删除的行号，在弹出快捷菜单中选择【删除】命令，都将弹出如图6.26所示的【删除】对话框，选择【整列】单选按钮，单击【确定】按钮；这样选中的列就被删除。删除后，被删除列右边的列依次向左移动而内容不变。