会议服务程序

会议服务程序一、现有会议室情况了解会议室名称所在位置摆放形式容纳人数价格归属部门提供服务的内容、项目及收费标准二、会议服务程序1、对客人的到来表示欢迎，根据客人的要求介绍、推销宾馆会议室的情况，尽量满足客人的要求2、了解会议信息①使用会议室的名称、会议名称、租用单位、使用时间、次数、租金、摆放形式、到会人数、结账方式、联系电话及其他特殊要求。（重要客人、是否配水果、烟缸等）②了解会议负责人和会议签单人③了解会议客人在饭店的其他活动，以便回答客人的问询（会务组、住房、用餐、娱乐安排）3、填写会议时使用通知单，并做好记录和交班4、传达信息①向各岗位（客房、相关楼层、餐厅、工程）传达信息，并通知其做好准备工作②及时通知管理人员，做好现场督导、检查（vip会议应通知总经理）5、会议室布置①将会议室卫生打扫干净，并检查设施设备情况②对会议室进行布置，并随时与会议负责人联系，征求对方的意见及临时要求；a、桌椅摆放；b、鲜花、花草植物；c、话筒、音响；d、横幅；e、投影等③会议桌上的物品摆放6、检查①部门负责人对会议室进行全面检查②请会议负责人检查，指出不符合要求处及时进行调整；③会议服务员应提前一小时到达会场，整理好自己的仪表仪容（如是高档会议应穿旗袍服务）④做好各项检查工作，包括会议室的卫生、设施设备状况、用具用品、花草、植物、茶杯、茶叶、香巾、开水、备用矿泉水、卫生间卫生等；⑤部门管理人员在会议开始前半小时再次对会议室进行检查，确保万无一失。7、迎宾服务员应提前半小时站在会议室门口迎宾，引领客人8、服务①引客时为主要客人提供拉椅服务②客人入座后，为客人上茶，按照先宾后主、先上级后下级的顺序上茶，必须使用托盘，并从客人右边上茶，先放杯垫，再放茶杯，杯把朝向客人的右边，店徽朝向客人，上茶时要说“请”；③待会议开始后从主宾处顺时针上香巾，要求冬热夏凉，香巾篮摆在客人的右手侧；④会议要求每隔10—15分钟续水一次，续水时应左手拿开水瓶，从客人右侧，微侧身用右手小指和无名指夹起杯盖，用拇指、食指、中指握住杯把，在客人身后加水，再轻轻的将茶杯放在桌上，盖上杯盖，杯把朝向客人的右边。注意续水时不要倒得太慢（八分为宜）。如是矿泉水，要随时注意客人饮用情况，及时更换。⑤续水时应慢，以免开水溅到客人身上，如会议时间长，中途应更换香巾；⑥会议进行过程中，细心观察会议室的动静，如发现客人有事招呼，要随时应承，如客人的要求暂时无法满足，要及时通知上级，确实无法满足的应向客人解释清楚。9、会议结束①门口送客②对会场进行检查：a、有无遗留物品；b检查设施设备有无损坏；③收拾、整理会场一、托盘的分类a、按形状，可分为长方形托盘和圆形托盘b、按质地，可分为不锈钢托盘和胶木托盘c、按托盘方式：可分为轻托（胸前托）和重托（肩上托）二、托盘的程序1、理盘选择适当的托盘，擦试干净。如使用不锈钢托盘，应准备一块半干半湿的干净垫布，平铺在托盘内（起到防滑的作用）2、装盘合理装盘，装盘应遵循高的、重的，后取用的放在托盘里侧（靠近身体）；矮的、轻的、先取用的放在托盘外侧的原则。3、起托托盘内物品摆放好后，用右手轻轻拉着托盘的边沿，将托盘从工作台拉出1/2，身体微弯，用左手托住盘底，掌握好重心后，将托盘托起。4、托盘用左手托盘，掌心向上，五指张开，掌心不与盘底接触，用五指尖和掌根托住盘底中间，并掌握好重心，上臂和前臂呈90度，将托盘平托于胸前，行走时，头正肩平，注视前方，右手自然摆动。5、卸托将托盘的前边缘搭在工作台上，身体微弯，用右手将托盘推至工作台上撤出左手。