售后质量保证金管理规定

售后质量保证金管理规定归属体系：鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――财务系统分册文件编号：鹏润－财—非商品收入008撰写单位：鹏润投资（国美电器）财务中心版本：第一版生效日期：2004年4月1日机密等级：□机密■一般合计页数：8页正文页数：4页附件个数：2个制度正文目录：目录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项47、附件4总裁审批管理研究室审核撰写人1.目的：为了对消费者提供更周到的售后服务，同时也弥补了由于部分供应商恶意撤柜导致企业的损失，向供应商收取的售后质量保证金。为了保证售后质量保证金能够及时准确的收取及退还，特制定本管理暂行规定。2.范围：2.1适用范围：本规定适用国美电器总部财务中心、采销中心；各分部财务部及采销部门；国美电器物流公司；2.2发布范围：鹏润投资（国美电器）各中心、各部门，各分部，国美电器物流公司。名词解释：3.1售后质量保证金：指供应商向我公司支付的用于抵补其自商品清场之日起至产品保修期满止发生的退货、维修及责任赔偿费用的保证金。4．职责：4.1分部财务收入管理组负责售后质量保证金政策的归集、汇总。4.2分部采销部门负责协调供应商缴纳售后质量保证金。4.3分部财务收入管理组通知结算组对售后质量保证金进行收取。4.4分部收入管理组负责每月向总部收入管理部上报售后质量保证金的收取情况。5.作业内容：5.1合同中售后质量保证金签订的相关规定5.1.1各地区签订的售后质量保证金应由总部采购中心副总经理审批。5.1.2新一年合同中所签订的售后质量保证金高于或低于上一年售后质量保证金时（原则上不应低于），分部财务应根据新一年合同中签订的售后质量保证金金额予以调整。5.1.3全国合同中售后质量保证金的签订标准可视具体情况进行处理，对于售后质量保证金收取与否和收取标准由总部采购中心副总经理审批。5.1.4对于全国协议中售后质量保证金的收取方式应在合同签订时明确规定为（任选一种，建议采取第一种方式收取）：A由分部按合同中约定的售后质量保证金金额各自收取。B由总部统一收取，收取的分部为北京分部或天津物流或青岛物流。5.2售后质量保证金收取流程:5.2.1合同政策的归集和汇总---合同签订完毕后，收入会计应将售后质量保证金的收取金额作为一项政策汇入《合同政策一览表》，由收入主管进行审核。5.2.2应收金额的提供---收取售后质量保证金采取在货款中账扣的方式或现款方式，计算编制《（）分部售后质量保证金收取情况汇总表》，经收入主管审核确认后，在供应商结算时安排并通知结算进行收取，同时登记收取时间。如有新签订合同收入会计应及时更新《（）分部售后质量保证金收取情况汇总表》并通知结算部门进行收取。5.2.3记录售后质量保证金收取情况---收入会计根据结算部门反馈的收取情况登记《（）分部售后质量保证金收取情况汇总表》中的实收情况。月末收入会计将收入报表中本月实收金额同“其他应付款－质保证金－XX供应商”本期贷方发生额进行核对，并将记账凭证号填入《（）分部售后质量保证金收取情况汇总表》相关栏次5.2.4收取情况的上报---《（）分部售后质量保证金收取情况汇总表》在每月3日同收入报表报送总部财务中心收入合同管理部。5.3售后质量保证金的收取方式:5.3.1对合同规定为“本合同签定后5日内，甲方应向乙方预先交纳XXXX万元的售后质量保证金。逾期未付，乙方可在下次结算货款中扣收”。5.3.2对合同规定为“甲乙双方如果停止合作，甲方应向乙方交纳XXXX万元的售后质量保证金”的，各分部严格按照合同规定在与供货商停止合作时在最后一次货款结算之前将售后质量保证金从货款中扣收。5.3.3对于合同中没有明确规定售后质量保证金如何收取的，但签有补充协议的按照补充协议规定执行。5.4售后质量保证金退还流程：5.4.1售后质量保证金退还前提：国美与供应商不再继续合作，在没有发生任何退货、维修、赔偿责任以及在产品撤场后6个月后且产品保修期已届满后10日内。A.产品撤场日期以供应商与国美办理完毕相关撤场手续日期为准。相关手续包括上报总部申请撤场的报告已批复、卖场内展位已撤出、《供应商上（撤）店协议书》已签订、各项收入已全部收取到位、相关剩余商品已处理完毕等相关事项。B.产品保修期起始日期的确定为国美最后一次销售该商品的日期。5.4.2退还流程：A.供应商填写《售后质量保证金退还申请表》，向分部财务提出退还申请。B.财务收入主管签字确认，确认的内容包括：售后质量保证金金额、供应商是否缴清售后质量保证金、供应商各项收入是否全部缴清、供应商撤场手续是否齐全、附合同相关条款及《供应商上（撤）店协议书》复印件。C.同时在《售后质量保证金退还申请表》签字确认的相关人员包括分部财务经理、客服经理（售后）、采销总监、审计部经理、总经理。D.供应商持相关部门签字确认的《售后质量保证金退还申请表》，到财务部门办理售后质量保证金退还，同时提供“资金往来发票”。5.5售后质量保证金的账务处理5.5.1合同条款规定为“本合同签定后5日内，甲方应向乙方预先交纳X万元的售后质量保证金”的，应于合同签订后与供应商进行第一次结算时予以扣收售后质量保证金，并转入“其他应付款-质保证金-xx供应商”科目进行核算，此时供应商应开具全额增值税发票,我方按扣除售后质量保证金后的净额支付货款,我公司同时向对方开具售后质量保证金相应金额的资金往来发票,作为以后退还售后质量保证金的依据。相应会计处理:借：应付帐款---XX供应商（全额）贷：应付票据/银行存款（差额）其他应付款—质保证金—XX供应商（合同金额）5.5.2合同条款规定为“甲乙双方如果停止合作，甲方应向乙方交纳X万元的售后质量保证金”的,会计处理方法同5.5.15.6售后质量保证金报表的填报:5.6.1本表勾稽关系：欠收金额=本月止累计应收金额-本月止累计实收金额5.6.2本表只填列应由各分部收取的应收金额和实收金额。5.6.3“规定期限栏”只按“停止合作时收取”、“合同签订5日内收取”以及“从第一次结算起帐扣”三种情况填列。5.6.4“停止合作欠收金额”栏只需按品类汇总应在停止合作时收取的售后质量保证金欠金额合计数。6.注意事项无7．附件：7.1质量保证金收取情况汇总表7.2售后质量保证金退还申请表