嘉兴学院财务报销服务指南

嘉兴学院财务报销服务指南（2009年5月修订）为方便教职工了解各类经费报销的审批程序、开支范围及比例，提高工作效率和服务质量，根据学校对教学、科研、重点学科、人才培养等经费的管理办法以及学校财务管理的相关文件，结合计财处工作实际，特将有关报销注意事项说明如下：一、教学经费的审批程序、开支范围及比例由于教学经费的内容较多，具体的审批程序、开支范围和比例详见《嘉兴学院教学经费使用管理办法（试行）》（嘉院教字[2006]27号）。另外，《〈嘉兴学院教学经费使用管理办法（试行）〉的补充规定》对实习实训经费的开支范围和开支比例修订如下：1）医学院指导学生实习的校内教师不计算教学工作量，可以开支实习指导费；2）实习经费中开支业务招待费的比例不得超过实习经费的20%。二、科研经费的审批程序、开支范围及比例（一）纵向课题经费(经费卡账号以003开头)1．审批程序纵向课题经费的使用实行课题负责人负责制，课题组成员报销的由课题负责人审批；课题负责人本人报销时，由分院分管科研的副院长审批；分院分管科研的副院长的项目本人报销时,由科技处负责人审批。2．开支范围及比例A卡必须按照项目合同书经费预算核定的用途、范围和开支标准使用项目经费。专款专用，不得挪作他用。B卡用于与项目研究有关的开支，主要有：项目申报费、仪器设备费（不含家用生活设备）、能源材料费、图书资料费、文献检索查新费、设计试验费、会议调研费、科技成果鉴定与验收费、劳务费、管理费、协作费（指支付给外单位协作者用于完成所分担的研究及试验工作所需要的经费）、通讯费、印刷复印费、加工费、专用软件购置费、交通工具维持费（保险费和维修费除外）、业务招待费、评审费、与课题研究有关的论文版面费和著作出版费、专利申请费及其他知识产权事务费、电算费、文化用品费等支出。其中：（l）会议调研费中的会议费：参加有关会议的会务费或为完成项目研究而举行的小型会议（如咨询会、论证会、研讨会和鉴定会等）的会议场地租用费、住宿和伙食补助费、会议文件资料的印刷费等。（2）业务招待费：业务招待开支控制在B卡经费15%以内。（3）科研人员津贴：指为完成项目研究支付科研人员的工作津贴，控制在B卡经费的10%以内。（4）科研助手津贴等劳务费：指为完成项目研究聘请科研助手的劳务费用和聘用临时人员的劳务费，控制在B卡经费的10%以内。严禁将科研项目经费用于与科研无关活动（如子女学费或培训费、电视收视费、劳保费、罚款、捐款、赞助、投资等）。3．学生科技创新科研项目学生科技创新科研项目包括：大学生科技创新项目、大学生创新创业项目孵化、大学生科技创新推广、新苗人才计划项目、其他省厅下文的学生科研计划项目。开支范围：严格按照申请书的预算使用范围执行，一般包括项目研究所需的能源材料（试剂）费、设计试验费、会议调研费、图书资料费、印刷复印费。经费的审批权限：在预算使用范围内的，由项目负责人（学生）提出申请，经指导教师同意后，报所在学院负责教学工作的分管领导审批。如果分管领导本人是项目的指导教师，或超出经费预算使用范围的，还必须报教务处实践教学办公室审批。（二）横向课题经费(经费卡账号以005开头)1．审批程序横向课题经费的使用实行课题负责人负责制，课题组成员报销的由课题负责人审批；课题负责人本人报销时，由分院分管科研的副院长审批；分院分管科研的副院长的项目本人报销时,由科技处负责人审批。2．开支范围横向课题经费必须按照项目合同书经费预算核定的用途、开支标准使用项目经费。横向课题经费的开支范围除纵向课题B卡规定的范围外，还可报销交通工具的保险费和维修费。横向课题经费到账后，每次借款数额控制在项目经费余额的40％内，再次借款须在上次借款结清后办理，特殊情况需经学校科技处负责人审批。横向课题研究中需要使用学校材料和设备的，其费用按实际发生额在项目经费中扣除。项目结项前经费支出控制在总额的80%以内，剩余的20%在办理完结项手续后可以使用。（三）校内课题经费审批程序与纵向课题一致。开支范围参照纵向课题B卡，但不得开支业务招待费、科研人员津贴和科研助手津贴。（四）学生科研经费（SRT）1．校级重点SRT计划资助项目开支范围与审批权限同学生科技创新科研项目。2．学校其他SRT计划资助项目1)项目经费限学生使用，指导教师只有经费审核权而无经费使用权。2)经费的使用范围为：差旅费（限浙江、上海、江苏地区）、图书资料费、材料费、印刷复印费，其中：差旅费中不得报销出租车票、火车软座和卧铺票、汽车卧铺票。（五）项目结题及结余经费的管理科研项目完成后应及时结题，6个月内课题组应及时结清剩余经费。纵向科研项目结余经费按照国家有关财务规章制度和财政结余资金管理的有关规定执行；若对结余经费的处理无明确规定的，根据项目负责人的意见，并报科技处备案，结余经费可留原课题组用于新项目的预研和个人进修提高所需费用，并按纵向课题经费B卡予以管理。横向科研项目结余经费可用于科研设备维护、人才培养、新项目的预研、研究生助研酬金等。（特别提示：计财处对科研项目中期检查或结题报告中的经费审核，是依据相应的管理制度和科研合同中的经费预算进行的，科研项目应严格按经费预算开支经费，若报告中的支出数与财务实际开支不符，则不能通过审核。另外还需给计财处和审计处一定的审核时间，先到计财处报销大厅由负责科研报销的工作人员审核，再由计财处负责人签字盖章。）三、重点学科经费审批程序、开支范围及比例重点学科建设经费（经费卡账号以710开头）的使用实行学科负责人负责制，报销时需由学科负责人审批签字。其开支范围为：1．仪器设备费：学科建设所必须的仪器设备购置费；2．资料费：订购本学科特殊需要的图书、资料费用，科技资料的复制、复印费用和学科发展所需的业务资料复印费用；3．学术交流费用：参加国内外学术会议的费用（出境参加国际会议须经分院学科建设工作小组讨论并报学校分管校长批准）；聘请有较高知名度的国内外专家、兼职（客座）教授来校讲学或做学术报告或进行指导所需的费用；4．出版费：与重点学科建设发展密切相关的重要学术专著出版费用；5．业务招待费：招待费实行限额控制，年度经费在2万元以内的部分按经费额的15%进行控制，年度经费超过2万元的部分按经费额的10%进行控制；6．与重点学科建设有关的其他费用等，但不得用于支付个人津贴。重点学科经费用于图书资料购置、仪器设备的更新和维护、实验室建设等硬件建设方面的费用应不低于学科建设经费的40%。重点学科经费每次单笔报销10000元以上须报校科技处负责人审批，每次单笔报销20000元以上须报分管校长审批。四、人才培养经费的审批程序、开支范围及比例(一)由人事处管理的人才培养经费人事处管理的人才培养经费主要有“新世纪151人才工程”培养经费、省高校中青年学科带头人培养经费、校中青年学科带头人和学术骨干学术交流经费，经费卡账号以704开头。经费的使用由人事处负责审批。经费不能开支劳务费，具体开支范围为：1．购置教学科研用的设备以及实验标本、试剂、药品等材料；2．支付科研测试费、实验样品分析费等费用；3．购买与教学科研相关的软件、图书资料等；4．参加国内外学术会议、调研活动的差旅费，标准参照学校差旅费报销有关规定执行；5．用于提高教学科研能力的进修、培训等费用；6．发表论文的版面费、专著与教材的出版费、鉴定费；7．业务招待费，但开支总额不得超过培养经费总额的10%。（二）科研启动经费（经费卡账号以705开头）和科研资助经费（经费卡账号以706开头）引进人员的科研启动费和取得博士学位回校工作的科研资助费坚持立项使用的原则。开支范围同人事处管理的人才培养经费,由项目申请人在规定的开支范围内持卡报销，超出规定开支范围报销须经科技处负责人审批。科研启动经费使用期限为3年，逾期没有使用完的，学校将收回剩余经费。科研启动经费使用期间因特殊情况（出国、进博士后工作站等）需顺延经费使用期限者，申请人需向所在学院提交缓用经费申请报告，经学院批准后报学校人事处、科技处和计财处备案。（三）项目资助费项目资助费主要有省高校青年项目资助经费、海外回国人员项目资助经费以及其他项目资助经费。经费按照资助单位的使用规定进行管理，如资助单位没有明确规定使用范围的，参照纵向课题B卡进行管理。五、其它事项1．除常规性开支外，一次性开支10万元及以上须经计划财务处负责人审批；一次性开支30万元及以上须经分管校领导审批；一次性开支50万元及以上须经校长审批。2．经费借支从严控制，严禁公款私借。借支5000元以下，由经费项目负责人审批；借支5000元及以上由计划财务处负责人审批；借支10000元及以上，由分管校领导审批。各类借款应在事务办理结束后及时报账，若有特殊情况需要延期归还借款的，应填写《嘉兴学院借款延期归还申请书》（申请书可在计财处网站的“资料下载”栏下载），提交计财处审核；到期不还借款的，次月起从借款人（或经办人）的校内津贴中全额扣回，不足扣回部分在以后月份续扣。对现金借款严格执行“前账不清、后账不借”的规定，即前笔借款尚未结报的，不得办理新的借款业务。3．报销时原则上只受理当年的票据，12月份的票据当年来不及处理的，应在次年3月底前报销完毕。除此之外，若因特殊情况使用上年度票据报销的，须经计财处会计核算中心主任审批。4．科研经费的报销，发票开具时间应与科研实际开展时间一致。考虑科研工作的实际，项目经费第一次到账前6个月内开具的、属于本项目前期研究范围的相关票据可以核报。5．临时向外单位收款，在款项到账之前需开具学校票据的，由单位或个人提出申请，填写《票据领用审批单》（审批单可在计财处网站的“资料下载”栏下载），由使用部门（单位）和计划财务处负责人审批后方可办理票据领用手续。一个月后款项未到账的应将所开票据及时归还计划财务处核销。6．外部取得的原始凭证（主要指发票）应具备填制日期、接受原始凭证的单位名称、经济业务的具体内容、经济业务的规格、数量、单价和金额、填制单位的财务专用章或销货单位发票专用章、填制人员的签名或盖章等要素。否则为不完整、不合法的原始凭证，计财处不予受理。对大额经济业务，开具票据时不得故意拆分。7．使用学校经费所购物资均属学校财产，200元以上的低值易耗品与800元以上的固定资产需到资产管理部门登记后方可报销。开具“办公用品、维修、图书”等内容的发票用部门预算经费报销的，超过200元需附明细清单。8．票据的归类与粘贴为规范报销行为，提高审核制单速度，对票据的归类和粘贴要求说明如下：1）常用票据的归类方法差旅费：飞机票、火车票、汽车票、出租车票、船票、住宿发票等；办公费：办公用品及办公耗材等；邮电费：邮费、电话费(含手机话费)、入网费等；招待费：餐饮、参观、礼品等业务招待费用；图书资料费：书籍、资料以及资料的检索和复印费等；会议费：会务费或举办会议的房租费、场租费、伙食补助费和会议资料费等；材料费：教学、科研、实验用的材料；劳务费：发放劳务费人均每月不超过800元的不扣税；800-4000元之间的，减去800元后按20%扣税；大于4000元的先减去20%，再按余额的20%扣税。2）票据的粘贴不同类别的票据不能粘贴在一张“粘贴单”上，如果“粘贴单”不够，可以多贴几张，粘贴时票据不能超出粘贴单的边缘。9．计财处对外报销的受理时间上午：8：00—11：30（下班前10分钟整理资料）；下午：13：30—16：30（秋冬季）、14：00—17：00（春夏季）。下午下班前半小时处理内务。周五下午下班前2小时业务学习（不定期）。本服务指南如与学校新文件相抵触的，则以学校新文件为准。附：本服务指南的主要文件依据1．《嘉兴学院教学经费使用管理办法（试行）》（嘉院教字[2006]27号）2．《嘉兴学院科研经费管理办法》（嘉院科字[2008]2号）3．《关于修订〈嘉兴学院科研经费管理办法〉的通知》（嘉院科字[2009]1号）4．《浙江省高等学校科研项目经费管理暂行办法》（浙教高科[2009]1号）5.《嘉兴学院学生科技创新科研项目管理办法》（嘉院教字[2009]9号）6．《嘉兴学院重点学科建设与管理办法(试行)》（嘉院科字