范国银汇文系统应用(读者服务)-扬州大学图书馆

汇文系统应用(读者服务)技术部范国银主要内容第一部分流通借还第二部分通借通还第三部分流通管理第一部分流通借还借书管理还书管理借还切换超期罚款续借管理预约管理智能流通辅助管理一、借书管理1、进入到借书管理几种常用方法快捷键—F1键工具栏—“借书管理”按钮菜单栏—“借书管理”菜单2、借书基本流程正常情况下，在输入读者借书证条码号后，即可为该读者办理借书手续。当前借阅信息字体大小、颜色不一样以示区别。3、借书基本流程—先判断证事实上，在输入读者借书证条码号后，系统会对该证有效性进行一系列判断，如挂失证、注销证、有欠款、有违章、有效期等。另外还对该证最大册数（已借满）、有超期书、超过最大欠款进行判断，这些都会导致书不能借出。还有如果该读者有预约书已还回来，会有一提示。4、借书基本流程—再判断书借书证判断通过后，还要再根据图书的相关情况，会做很多判断。系统会根据流通规则来进行控制，该书能不能借给该读者，借多长时间，什么时间还。所以应首先将流通规则设置好，借书时只需根据它的提示来进行相关操作即可。5、切换不同读者借书快捷键—F1键工具栏—“借书管理”按钮菜单栏—“借书管理”菜单使用特别条码实现切换空敲回车键，实现切换自动切换，系统默认30秒，作为补充操作，读者多时无实用意义6、强制借阅这是借书过程中的一种特殊情况如读者有超期书、有超期欠款、有违章记录、允许借书册数已达到最大值。正常情况下，系统已不允许借出。但又因某些原因，又需将书借给这位读者。在“系统参数设置”菜单中，选中“系统越权指令”（打勾），之后工作人员就可强制借书给该读者，但在借书时需输入越权口令，即工号口令。但在借书证已失效、挂失、注销情况下，强制借阅无效。7、附件借阅系统参数设置中，勾选“借书时检查书刊附件信息”（系统默认）借出带附件的书时，提示包含、不包含、取消借阅。附件信息可以修改，如有2张光盘，只借出第1张。二、还书管理1、进入到还书管理几种常用方法快捷键—F2键工具栏—“还书管理”按钮菜单栏—“还书管理”菜单2、还书基本操作还书时，当前还书列表字号大。如归还的是超期书，则显示红色。如有欠款，在欠款状态处，红色显示欠款额。不同读者图书归还时，默认会清除上一个读者还书列表。3、附件归还还书时，是否包含附件，还书时要求连同附件一起归还。三、借还互相切换借还互相切换特别条码借书管理还书管理四、超期罚款1、借书时处理超期罚款借书时，输入借书证条码后，如果该证有超期欠款记录会自动弹出超期罚款窗口（系统默认）。在超期罚款窗口界面，实罚款可以修改，可以在此进行结算，或选中某些书进行免罚。2、还书时处理超期罚款还书时，如果还书读者有超期欠款记录，需进行超期罚款处理，这时可按快捷键F8（或菜单操作，辅助工具—还书罚款），手动弹出超期罚款窗口，然后进行操作。五、续借管理一种特殊的借阅模式，也需进行判断。读者可以通过OPAC自己完成续借。续借有2种方式：书刊方式（默认）、读者方式。读者方式：显示读者所借列表，双击相应书完成续借，或直接输入图书条码号完成续借。书刊方式：读者需将书带到馆进行续借。完成续借后，列表字体颜色变蓝。六、预约管理预约权优先于续借权，预约书不允许续借。多个读者同时预约某种书，书到馆后，按预约先后顺序，先预约者先获得。预约主要由读者通过OPAC完成。汇文3.5版已允许强制预约。1、借书时预约提醒借书时，输入读者条码号后，如果该读者有预约的书已经归还到馆，将提醒“你预约的书已经到馆”，读者可到预约书架拿到该书后来办理借书手续。2、还书时预约提醒还书时,如该种书有被读者预约,将提醒“该书被人预约，请上预约书架”。七、智能流通1、智能流通基本操作在一个输入框内同时完成借书和还书。系统对输入的条码进行智能判别是借书证还是书。如是借书证，由完成借书。如是借出书，则完成还书；如是非借书出，则提醒“如需借阅，请先输入读者条码”。2、智能流通说明之前借书管理、还书管理可以更清晰地知道当前是在做什么操作。而智能流通在一个输入框中，同时可以做借书、还书操作，根据条码类型进行智能判断是借，是还？可根据需要自主选择使用。八、辅助工具借书时，输入读者条码号后，可使用“辅助工具”菜单中各项功能，为读者提供以下服务：（1）“读者详细信息”：可显示当前读者信息，双击密码区可查看明文。（2）“读者规则”、“读者权限”、“预约书架”信息查询。（3）打印当前借还书信息（列表方式、逐条方式），借书方式显示借书信息，还书方式打印还书信息第二部分通借通还委托借书委托还书一、委托借书委托借书示意图(1)逸夫馆盐阜馆淮海馆路南馆敬文馆委托馆藏组被委托馆藏组被委托馆藏组被委托馆藏组被委托馆藏组委托借书示意图(2)逸夫馆盐阜馆淮海馆路南馆敬文馆被委托馆藏组委托馆藏组被委托馆藏组被委托馆藏组被委托馆藏组委托借书流程委托申请书刊划到物流送书借书管理打印申请清单找书书刊划到打印划到清单1、委托申请对异地书先申请再借书针对一个指定馆藏地的委托只针对非本地馆藏地的委托无“在馆”、“可借”书也可委托，人为控制。阅览室书也可委托，人为控制不委托。提交后，委托保留天数，可改小。申请时，可在“申请列表”对委托记录进行删除。OPAC中，读者可对委托记录进行管理删除。委托申请书刊划到物流送书借书管理委托借书流程2、委托申请管理修改按钮：修改委托保留天数删除按钮：删除委托书中指定读者委托记录。上移、下移按钮：调整委托到书优先顺序。清除按钮：删除指定委托书下过期委托记录。清空按钮：删除该馆藏地所有过期委托记录。委托申请书刊划到物流送书借书管理委托借书流程3、书刊划到(1)打印申请清单馆藏组，即指校区委托馆藏组：读者所在校区，可选所有被委托馆藏组：书所在校区，可选自已校区被委托馆藏地：书所在馆藏地，可选所有馆藏地委托申请书刊划到物流送书借书管理委托借书流程打印申请清单找书书刊划到打印划到清单3、书刊划到(2)找书对照申请清单，被委托馆藏地到书库为读者找书委托申请书刊划到物流送书借书管理委托借书流程打印申请清单找书书刊划到打印划到清单3、书刊划到(3)划到对找到的书，在汇文系统中必须进行划到划到后,读者借阅记录将会增加一条,该书为委托到书状态,实际并未真正借出委托申请书刊划到物流送书借书管理委托借书流程打印申请清单找书书刊划到打印划到清单3、书刊划到(4)打印划到清单分别按校区对已划到书，先进行交接,再逐个打印划到清单委托馆藏组:委托读者者所在校区，可逐个选择各校区划到馆藏组:划到书所在校区，自已校区委托申请书刊划到物流送书借书管理委托借书流程打印申请清单找书书刊划到打印划到清单4、委托划到管理对已划到书所在馆藏地的管理修改按钮：修改委托到书保留天数，可延后。删除按钮：删除指定委托到书清空按钮：删除该馆藏地已经过期的所有记录委托申请书刊划到物流送书借书管理委托借书流程5、物流送书逐个校区，对照划到书，整理划到清单划到清单随书物流送到各校区委托申请书刊划到物流送书借书管理委托借书流程6、借书管理在“流通借还”模块中进行正常借书。委托馆藏地：读者所在校区被委托馆藏地：书所在校区输入借书证后，提示“你委托的书已经到馆”委托书记录，粉红色背景显示，并未真正借出，是委托借出状态。与正常借书一样，必须进行实际借出操作，需进行验证（有超期书否？…），改变实际借出日期，并置为借出状态。委托申请书刊划到物流送书借书管理委托借书流程6、借书管理无委托借书权限的工作人员，只能对本地书进行借书处理，如是非本地书将提示“无委托借书权限”。具有委托借书权限的工作人员，对所有校区馆藏地书都可进行借书处理，无论该书是否进行过委托。委托申请书刊划到物流送书借书管理委托借书流程二、委托还书委托还书示意图(1)逸夫馆盐阜馆淮海馆路南馆敬文馆委托馆藏组被委托馆藏组被委托馆藏组被委托馆藏组被委托馆藏组委托还书示意图(2)逸夫馆盐阜馆淮海馆路南馆敬文馆被委托馆藏组委托馆藏组被委托馆藏组被委托馆藏组被委托馆藏组委托还书流程还书管理打印回库清单物流送书验收清单1、还书管理在“流通借还”模块中进行正常还书。委托还书：不管是否通过委托借出的书，也不管是从哪个分馆借出的书，只要是从扬州大学图书馆借出的书，都可以在任意校区进行归还归还的书，如是非本校区书，将提示“其它校区书刊，馆藏地为：……”，便于与本地书区别，对于非本校区书，需通过物流进行回库。还书管理打印回库清单物流送书验收清单委托还书流程1、还书管理无委托还书权限的工作人员，只能对本地书进行还书处理，如是非本地书将提示“无委托还书权限”。具有委托还书权限的工作人员，对所有借出书都可进行还书处理。还书管理打印回库清单物流送书验收清单委托还书流程2、打印回库清单对在本地归还的其它校区书，打印回库清单。如果在本地归还的其它校区书，又有借出，通过系统查询，并在回库清单中注明该书去向。并无实际数据操作。馆藏组、馆藏地：书所在地，书应回库的馆藏地还书管理打印回库清单物流送书验收清单委托还书流程3、物流送书逐个校区，对照需回库书，整理回库清单回库清单随书物流送到各校区还书管理打印回库清单物流送书验收清单委托还书流程4、委托验收此步骤可省略。先经过汇文系统，对回库书逐本扫描条码，进行逐本验收。再通过验收清单，查询是否有读者在别的校区已归还的书尚未回库，如有与相关馆藏地进行交涉。委托馆藏组：书归还地、书借出地、读者所在地。还书管理打印回库清单物流送书验收清单委托还书流程第三部分流通管理证件注册证件注销补证换证挂失解挂费用管理违章管理超期罚款遗失赔偿书刊退赔预约调整预约到书处理催还管理临时延期读者数据套录套录数据维护读者数据导出读者数据维护相片批量导入借阅历史维护账目清单查询一、证件注册1、基本操作带*号的7个必备字段：条码号、证件号、姓名、生效日期、失效日期、读者类型、借阅等级，必填年级组：目前单位格式：学院-班级号，可使用年级组作为单位字段的补充，便于按年级管理，如2008级等。系别代码：预先设置好系别代码，便于按系别管理2、利用读者套录数据注册从教务处获取新生数据，学号、姓名、年级、班级等。导入读者套录库从读者数据套录库中检索若干条(按班级、学院等)一般只需再补输失效日期、生效日期、读者类型、借阅等级，即可完成注册保存完成，自动转入下一条继续查询注册标志为0的记录注册尽量将相同的读者类型数据置于同一批次便于批量注册，如文科（学生1）、理科（学生2）外部文件读者套录库读者库3、连续注册读者“证件注册设置”按钮，设定对指定字段数据继承，不必重复输入相同的数据，如读者类型、借阅等级、失效日期等。4、注册信息修改和删除“批量修改”按钮，对一批检索出的读者数据对指定字段统一修改删除的功能比较弱，只有在证件被注销后，才能被彻底删除二、证件注销1、基本操作分单个注销/恢复和批量注销/恢复不输任何条件，按检索按钮弹出通用检索界面注销时，先检查借阅情况、违章情况、超期罚款情况。2、有在借书刊的注销如有在借书刊，提示“该读者尚有在借书刊，请先到还书模块处理”。3、有违章记录的注销如有违章记录，系统默认允许对有违章停借的进行注销4、有超期欠款的注销如有超期欠款，将提醒有超期罚款记录，点击超期罚款按钮，进行结算超期欠款结清后允许注销三、补证换证补证换证：都是重给一新条码号，原条码号被注销失效，而证件号始终不变，证件号是汇文中与读者相关联的信息。读者补证：只适用挂失证，否则提示“未挂失的读者”。读者换证：因某些原因，需换证，无限制。新收取手续费处，双击进行收费处理。四、挂失解挂挂失后，借阅记录被保留，挂失证件将受限。解挂，是挂失的反向处理，证件恢复正常。读者可在OPAC3.5中进行自助挂失，但挂失后不能由读者自行解挂，需在流通管理中由工作人员为