文件和资料管理程序doc

文件类型文件编号GYW-QAD-001程序文件版别A/0文件名称：文件和资料管理程序页码1/6修订记录修订日期页次版别修订内容生效日期：核准审查制作年月日年月日文件发行记录文件发行章单位份数份份份份份份份份份份份份1.目的文件类型文件编号GYW-QAD-001程序文件版别A/0文件名称：文件和资料管理程序页码2/6412356789104123NYNYNY明确文件控制要求,确保文件正确流通并对其进行应用及管制,必要时予以迅速处理,以确保各相关部门能适时获得适当且有效的最新文件与资讯.2范围适用于本公司自项目建设，原物料采购,制造,检验,测试,储运,包装,出货,客户服务等各阶段作业中,不论是本公司内部或客户/供应厂商提供的相关资料的制作及管理均属此范围.3职责3.1总经理负责质量手册的批准,实施.3.2管理者代表负责质量手册的审核与程序文件的批准实施.3.3各部门经理负责批准本部门作业文件,指定部门相关人员编制与保管文件.3.4文控中心：负责所有体系文件的打印前审核、分派、作废回收及文件正本保存.稽查等。4.定义:4.1系统文件:质量手册(环境手册)等.4.2程序文件:管理职责、资源管理文件等按ISO9001要求事项产生的程序文件.4.3三级文件:标准文件、使用指南、指导书、操作规程、规章制度等资料文件均属此范围.4.4四级文件:检验记录、矫正记录、测试记录/报告、质量报告、标签、图表等均属此范围.5.文件控制流程图::6.作业内容:4质量手册系统文件控制审批者主要审核人行政部文件修订文件编写审批发布(登记-复印-标识-发放)签收执行评审回收旧文件发放新文件4报废文件修订文件编写审核审批行政部各部门编制部门主要审核人审批者审核工业文件类型文件编号GYW-QAD-001程序文件版别A/0文件名称：文件和资料管理程序页码3/66.1文件的编制:6.1.1质量管理体系作业需要时,各部门依文件的《制作,审核,核准权限表》进行编制.(见下表)文件名称类别权限拟定/编制审核（查）确认批准系统文件/手册（质量手册、环境手册等）行政部门经理管理者代表总经理程序文件职能部门相关部门会签管理者代表三级文件各职能部门部门经理副总经理四级文件各职能部门部门主管部门经理6.2文件编码系统及编写原则6.2.1文件编码系统NO.文件名称文件代号文件编号1系统文件(手册文件)SYWS-编制部门代号-顺序号2程序文件PYWP-编制部门代号-顺序号3标准文件工艺标准AYWA-编制部门代号-顺序号检验标准YWA-编制部门代号-顺序号作业指导书YWA-编制部门代号-顺序号4组织文件BYWB-编制部门代号-顺序号5职能文件KYWK-编制部门代号-顺序号6制度文件FYWF-编制部门代号-顺序号7人员文件HYWH-编制部门代号-顺序号8外来文件EYWE-编制部门代号-顺序号9记录表单RYWR-编制部门代号-顺序号10临时文件或日常管理规定无YW-编制部门代号-顺序号说明顺序号一般用三位阿拉伯数字表示,第一份文件用001表示,其它类推。如：YWP-PRD-008表示行政部发布的编号为008的管理体系程序文件。YWA-PRD-018表示行政部发布的编号为018的标准文件。6.2.2顺序号:a)对于系统文件和程序文件由行政部文控中心提供顺序号b)标准文件、作业指导书、操作规程等由各部门自定顺序号.c)同一部门、同一类型的文件其顺序号不得重复.d)对于已作废或过期的文件,则其文件号码均不可再使用.6.2.3.文件的编号管理6.2.3.1文件之制定、修订均需由文控中心依据编码方式统一进行编号管理；6.2.3.2文件编码方式-□□□—□□□—□□□流水号部门代号公司代号公司代号：用GYW代表***有限公司，P代表程序文件，S代表质量手册；文件类型文件编号GYW-QAD-001程序文件版别A/0文件名称：文件和资料管理程序页码4/6部门代号：部门代号计划物控—PMC，行政部—PRD，销售部—SAD,技术部—TED，工程部—END，财务部—DES，采购部—PUR，总经办—GMO，其它代号根据实际需要追加。6.2.4.所有表单编号应在编号后面加上版别标示,所有标签,印章均须编号管制,各部门对文件编码应列表管制,文件编码不得有重复的情形.6.2.5文件的编写格式6.2.5.1封面编写格式1.公司名称2.标题3.文件编号4.文件编制,审批,批准签署栏5.文件版本6.文件页码7.文件类型8.制定日期及生效日期9.修订记录10.管理归口部门6.2.5.2文件内容必须按照下述顺序编写1.目的2.范围3.权责4.定义(无定义时填写无)5.流程图6.作业内容7.相关文件8.使用记录6.2.5.3各标题内的小标题顺序如下格式1.-1.1-1.1.1.如超过四阶,则可用a)b)c)等表示6.2.5.4程序文件首页格式与内容格式依照标准文件执行6.2.5.5除程序文件严格按照以上要求以外,其它文件可参照此文件格式执行,但未严格规定.6.3文件的审批6.3.1文件编制后,由相应人员按文件的《制作,审核,核准权限表》进行审批.6.3.2外来文件由各部门接收后,对口的职能部门经理审批.6.4文件分发6.4.1文控中心接收审批后的文件,检查文件的格式及书写是否正确,无误后则将文件登记于《受控文件清单》。6.4.2受控文件分发时,文控中心依核准的分发名单复印相应数量副本,并在首页及每页文件上加盖“受控文件”章,各部门接收文件时应于《受控文件分发,回收,销毁记录表》中签收.6.4.3国家和国际标准.客户产品规格等外来文件,经审批后由文控中心登记编号,发放时加盖红色“受控文件”章6.4.4文件需要发放到公司外部时,由相关部门填写《外发文件申请表》,经总经理或授权人员批准后由文控中心发放.6.4.5公司内部临时文件,所发出部门应注明使用期限,到期后停止使用,统一由文控中心收回加盖“作废”章,临时文件未注明使用期限及加盖“临时文件”章,文控中心有权不予发放.6.5文件更改6.5.1如文件不符合实际情况时,相关人员填写《文件更改申请表》说明更改理由(如为工程技术文件则必须填写“工程变更单”并交文件审核人员批准.6.5.2文件更改批准后,应由原文件制作者实施更改,更改后的文件须再审批.文控中心保存文件更改记录,并将更改后的文件按规定重新发放.6.5.3版本的更改::第一次制订原版以A/0表示,整份文件中,如其中一页或几页须作修订时,文件的整体版本随修订次数而变更,用A/1,A/2,…A/9表示,如整体版本修订次数已达9次或有重大变动时,该文件须更换版本,用B/0,C/0,…等表示.文件修改时其更改的性质应在文件的修订记录上予以说明,经管理者代表决定重新换版后,文控中心更新文件登录版本.6.5.4当文件需要更改,而又时间很急的情况下,应由经理级以上更改内容,并签署更改日期及姓名.并要把所有此类文件全部更改.6.6文件的回收及废止作业文件类型文件编号GYW-QAD-001程序文件版别A/0文件名称：文件和资料管理程序页码5/66.6.1受控文件如更改或换版时,文控中心就回收所有过时无效的旧版文件,对发放至公司外部的受控文件,如不便回收时,应及时通知文件持有者作废处理.6.6.2回收后的旧版文件由文控中心统一销毁,如需保留部分作废文件时,应于作废文件每页加盖“作废”章予以识别,并将作废文件正本封面加盖“作废”章后分类保存.6.7文件管理6.7.1使用单位不得擅自影印正式文件.6.7.2现场使用的文件须置于档案管理,非现场使用文件须由各单位指派专人自行集中管理.6.7.3文件使用单位应做好文件档案管理,根据实际的需要可在每一档案册内建立目录(含文件名称,编号,版次及入档日期等)以利迅速寻找.6.7.4文件如发现有缺页,破损,字迹模糊时应填写“内部联络单”向文件中心申请补发,不得以自行影印方式处理,对于文件保管不善而造成缺页、破损的,文控中心有权追究其文件管理责任.6.7.5文件分发份数不够时,则由使用单位主管直接与文件制订单位主管协调,更改文件分发数量再由制订单位依修订作业程序修订分发单位及数量,经核准后交文控中心补发.6.7.6借阅与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅记录表》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号6.7.7原稿文件:从发行之日起,每页原稿背面右下角加盖红色“原稿”章.6.7.8文控中心每月不定时稽查各部门文件.发现使用场所文件数量,版本不符将追究相关人员责任.6.8外来文件的管理6.8.1外来文件的管理责任6.8.1.1客户提供的合约订单由市场部管理.6.8.1.2客户提供的产品承认书,图面,技术资料等由技术部管理6.8.1.3供应商提供的材质证明文件由品质部IQC管理.6.8.1.4本公司所有的法令,法规,标准类文件由文控中心管理.6.8.1.5公司公用生产设备的说明技术资料由工程部管理.6.8.1.6检验,测试所有量器说明技术资料由品质部仪校单位管理.6.8.1.7公司外部认证涉及到的ISO认证,安全认证等方面的证书原件统一由文控中心管理.6.8.1.8市场部向客户索取必要的技术资料;采购部向供应商索取设备仪器的技术和材质证明文件;品质部向有关机构索取有关的法令、法规、标准等文件资料由各部门自行管理.6.8.1.9其他部门若有需要,可向相关部门借阅.借阅人填写“内部联络单”,经管理者代表批准后向文件管理部门借阅.6.8.1.10外来文件类别编号方式依6.2执行.各部门应将编号内容报文控中心备案.6.8.1.11外来文件的保存期限由各相关部门视情况而定,部门主管批准.6.9文件管制与变更记录按“质量记录管理程序”执行.7.相关文件7.1内部审核管理程序7.2质量记录管理程序8.质量记录8.1《文件发放、回收,销毁记录表》。8.2《文件借阅记录表》。8.3《部门受控文件清单》。8.4《文件更改申请书》。文件类型文件编号GYW-QAD-001程序文件版别A/0文件名称：文件和资料管理程序页码6/6作废8.5《文件更改通知书》。8.6《工程变更单》8.7《外发文件申请表》9.附件一览表9.1附件一:文件发行章9.2附件二:作废章9.3附件三:参考文件章9.4附件四:受控文件章9.5附件五:原稿章9.6附件六:临时文件章参考文件临时文件受控文件原稿