行政后勤管理办法

第1页共13页行政后勤管理办法第一章总则第一条为加强公司行政后勤管理，规范工作流程，提高工作效率，更好地为公司经营管理提供后勤服务，根据中煤龙化公司相关规定，特制定本办法。第二条办公室是公司行政后勤工作的归口管理部门，负责建立健全公司行政后勤服务保障体系，制定完善相关管理制度和业务流程，组织提供后勤服务，监督检查公司各科室行政后勤相关管理工作。第三条本办法适用于公司办公资产、办公用品、行政接待、环境卫生管理工作。第二章办公资产管理第四条本办法所称办公资产指公司行政办公类固定资产和办公用品以外的低值易耗品。第五条公司办公资产统一由办公室归口管理，负责办公资产计划编制、采购、调配、维修养护、存储管理和报废处置等项工作，监督指导各使用部门办公资产管理工作。各使用部门负责办公资产的计划提请、验收、日常维护和使用管理工作。第六条办公资产的采购。第2页共13页(一)办公资产由公司各使用部门根据公司计划管理要求和流程提出需求计划和明确的性能要求，提交办公室。(二)办公室收集、汇总审核后，编制办公资产采购计划，经公司批准后，依据公司物资采购管理制度和流程，组织办理采购、发放工作。第七条采购验收。办公资产到货后，办公室组织使用部门等相关人员验收。验收通过，办理出入库和接收手续；验收未通过，由办公室采购人员与供应商协调处理。由于使用部门提供要求、标准不准确，导致采购资产不符合使用要求的，公司根据奖惩相关规定追究使用部门和管理人员责任。第八条保管和出入库管理。办公资产验收后，库管人员办理入库手续，做好台账登记工作。入库办公资产应参照公司库房管理办法规定，分类存放，加强保管。办公资产出库应严格履行出库手续，并做好相关记录。第九条办公资产领用原则上实行以旧换新制度，旧物灭失或无法提供的须经公司主管领导审批。第十条使用管理。办公室和使用部门应按固定资产和低值易耗品分类建立办公资产台账，指定专人负责管理。各部门办公资产管理人员应在办公室备案。第3页共13页第十一条使用部门管理人员负责办公资产的使用和日常维护管理，对办公资产的正确使用和安全负责。第十二条办公资产严禁自行维修，发生故障时使用人员应立即通知办公室，详细说明情况，并填写设备设施维修申请表，由办公室联系售后或安排维修。第十三条资产清查、盘点及报废管理。（一）办公室应定期、不定期地会同使用部门及财务部门进行资产的清查盘点、核对账目，做到账物相符。盘点结果需填报《资产盘点表》：若出现盘亏,经证实属于非正常原因导致，则一律由责任部门及相关责任人按相应价值赔偿；若出现盘盈，则应分析原因，并将盘盈资产纳入资产报表。（二）对已不能正常工作，不能通过维修恢复其使用功能的，或是修复价值高于新购现值，确实需要报废或淘汰的固定资产、低值易耗品，由使用部门提出报废申请，办公室应进行清查核实，经核实符合报废要求的，办公室提请公司总经理审批。（三）报废手续办理周期：固定资产每半年一次，低值易耗品每季度一次。（四）报废资产处置：办公室应根据报废资产的实际情况选择直接处理（损毁）、捐赠、变卖等处置方式。办公室与托管使用部门应共同参与。变卖价格确定后必须填写《资产出让处置审批表》，注明处置方式、变卖价格、价款收取的方式等，报经批准后办理报废资产转移手续。处置后的收入一律交财务部门进行账务处理。办公室对已经报损、报废的资产应进入《报废资产明细台账》。公司纪检监察部门对办公资产处置全过程进行程序监督。第4页共13页第十四条对于人为原因造成的资产损坏、灭失，公司视情节追究相关责任人责任。第三章办公用品管理第一节组织管理与办公用品分类第十五条公司办公用品由办公室集中管理，统一发放。第十六条公司办公用品分为低值易耗类和设备设施类办公用品。低值易耗类办公用品指单位价值在100元以下或使用期限较短的办公用品。主要包括铅笔、圆珠笔、钢笔、中性笔、橡皮、打印纸、复写纸、印刷品、墨水、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、夹子、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、水杯、文件夹、文具盒、剪刀、钉书器、印泥、直尺等；也包括硒鼓等电脑耗材。设备设施类办公用品指单位价值在100元以上或使用期限较长的非固定资产类办公用品。主要包括低端打印机、普通传真机、计算器、电话机、饮水机、碎纸机、电脑软硬件及外设、扫描仪、闪存盘、移动硬盘、录音笔、办公桌椅、文件柜、档案柜、沙发、茶几等。第二节计划管理第十七条办公用品由需求部门提出申请，办公室办公用品管第5页共13页理人员核对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，无库存时，编制办公用品购置计划，经公司批准后依据公司采购管理要求，实施采购。第三节办公用品购置第十八条年度采购计划内办公用品，由办公用品管理人员根据批准的办公用品购置计划购置。计划外或临时需用办公用品，由使用科室提出申请，主管领导审核，总经理审批后，办公室根据库存情况决定是否购置。第十九条办公用品采购人员应经常考察办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量，降低采购成本。批量采购的常用办公用品应实行定点采购。第二十条对单价1,000元以上或一次购置价值超过2,000元的办公用品，要进行询价、比价、议价后，实施采购。第四节办公用品领用第二十一条每月各科室要在1-5日报领用计划，100元以下由科室负责人签字，100元以上的由主管领导签字。计划外或临时需用的办公用品由办公室统一汇总、审核，报请总经理审批后购买。第二十二条每月办公用品领用时间为15-22日，各科室根据批准后的办公用品领用计划集中到办公室领用。第二十三条领取办公用品时，领取人应在领用登记单上签字，办公室办公用品管理人员复核后方可领用。第6页共13页第二十四条设备设施类办公用品及硒鼓等电脑耗材自第二次领用起应以旧换新，如有故障或损坏，应及时申请修理或以旧换新，如遗失应由责任人按价赔偿。第二十五条新员工到岗时，所需办公用品由其所在科室报请办公室审批后配备。第二十六条员工离岗时，应由其所在科室负责人、离岗员工、办公室办公用品管理人员三方交接办公用品。如有丢失及人为损坏应按价赔偿。第五节办公用品管理第二十七条各级办公用品管理人员要建立办公用品台账，做好办公用品的发放和库存管理，严格履行出入库手续。第二十八条办公室办公用品管理人员要定期或不定期组织盘点，核对台账与实物，保证账实相符。第二十九条办公用品管理人员应防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保持办公用品的功用和性能。第三十条办公室办公用品管理人员应根据办公用品的消耗或领用情况，确保合理的库存种类和数量，以减少资金占用和满足办公需求。第三十一条各科室领用的办公用品应指定专人负责管理，发现问题及时和办公室沟通，由办公室协调处理。公司复印机等公共办公用品由办公室统一管理和维护。第7页共13页第三十二条员工应爱护办公用品，防止办公用品的损坏和丢失，尽量减少办公用品损耗，杜绝浪费现象。第三十三条各科室的办公设备设施严禁私自外借，如需外借应经本部门主管领导审批，并做好登记。第六节印刷品的印刷印制管理第三十四条印刷品是指因工作需要而印刷、印制的办公用品，包括宣传品、书籍、文件、会议记录簿、票据、名片等。第三十五条印刷品的印刷印制由办公室统一审批，各科室到公司指定的印刷厂家办理。第三十六条印刷厂家由办公室组织相关部门共同考察确定，印刷费用由办公室统一结算，计入各科室办公费用。第四章接待管理第一节接待基本原则第三十七条公司接待工作应遵循以下原则：(一)坚持为促进公司发展和提高经济效益服务的原则。强化公关意识，规范接待管理，树立企业形象，提高公司声誉，并广泛获取信息。(二)坚持严格按制度办事、克服随意性的原则。(三)坚持周到与节约相结合的原则。根据来宾的身份和任务，约请有关领导主持接待，并确定相关的人员陪同，按照相应的标准安排，既要热情周到，也要讲究节约，反对铺张浪费。第8页共13页(四)坚持办公室归口管理与科室接待相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理，承办重要接待事务。对涉及业务性较强的接待事务，由相关科室对口接待，办公室配合。(五)坚持尊敬来宾，做好服务的原则。接待工作要符合礼仪要求，不允许发生有损公司形象的事件。第二节接待主要任务第三十八条安排上级公司、业务单位、友邻单位和兄弟单位来公司人员的吃、住、行。第三十九条安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。第四十条组织、承办公司大型会议的会务工作，组织、承办公司在外地以公司名义举办的各种重要业务会议。第四十一条协助开展公共关系工作，协调好公司的外部关系，营造公司良好的外部环境。第三节接待程序与规定第四十二条开展接待工作的程序：(一)重要接待，包括上级公司领导、地方党政领导的视察、指导、检查、调研及大型会议等重要活动的接待。需总经理或总经理办公会议研究确定后，由办公室负责安排落实。(二)公务接待，包括上级部门有关人员、地方有关局委办领导、业务单位领导来公司的业务活动。由各相关科室将来宾情况向公司主管领导汇报，办公室根据公司主管领导的安排定点接待。(三)一般接待，对因业务洽谈、工作交流而来访的专业人员进第9页共13页行的接待工作。由相关科室报请公司主管领导同意后落实，办公室备案。(四)非公务接待，主要是参观、访问、考察接待，包括上级公司来宾、友好单位来宾等。由办公室登记，报公司主管领导审批同意后，按规定标准接待，并确定相关人员陪同，办公室负责落实，相关部门配合。第四十三条接待宴请工作的程序。业务宴请活动必须严格履行审批手续，并按以下程序进行：(一)科室申请。由经办人填写《宴请审批单》一式两份，说明宴请标准、地点、参加人数、公司领导是否出席等内容，报科室负责人审查同意。(二)领导审批。科室负责人审查同意后，由经办人上报公司主管领导审核批准。(三)接待落实。经公司主管领导审核批准后，一份《宴请审批单》报办公室备案，另一份申请部门留存。相关主责部门负责落实接待工作。(四)签字报销。接待宴请活动结束后，由接待人员结算，并整理好相关费用单据，经宴请科室负责人审核，公司办公室、主管领导、总会计师、总经理签批后财务办理报销手续，并计入各科室费用。第四十四条用餐标准：根据宴请的性质与规模不同，分为工作餐、普通餐、宴会、重要宴会四个标准。第10页共13页(一)工作餐：人均消费20元以内；(二)普通餐标准：人均消费50元以内；(三)宴会标准：人均消费100元以内；(四)重要宴会标准：人均消费200元以内；如因特殊情况需提高宴请标准的，必须说明原因，报公司主管领导审查批准后方可进行宴请，否则不予报销。第四十五条原则上公司不承担外单位的食、宿、交通费用，各科室在对外业务联系中，须由公司承担对方食、宿、交通费用的，必须经公司主管领导批准，并计入各科室费用。第四十六条车辆安排。客人接送及陪同需要专用车辆时，由办公室具体安排落实。第五节礼品管理第四十七条礼品购置及审批要求：(一)礼品购置应根据公司对外开展业务工作的需要，由办公室负责统计并制定购置计划，经公司领导班子研究批准后，由办公室统一购置。(二)礼品的购置应遵循“货比三家，物美价廉”的原则，以最大限度降低费用支出。(三)礼品购置原则上应由办公室专人负责。各科室需要购置礼品时，先填写《礼品审批单》，经主管领导审批后报办公室。确因工作需要，经由主管领导指派购置的礼品，经总经理签批后，各科室可直接购置，但应报办公室登记备案。第11页共13页(四)公司购置的礼品应由办公室专人保管。礼品的领取和发送履行审批登记手续。领取后未送出的礼品，应及时退回办公室重新进行登记。第六节相关要求第四十八条根据接待工作需要，掌握接待工作规律，做到目标明确、思路清晰、计划周密、主次分明、机动灵活。第四十九条严格执行规定和标准，坚持请示报告制度，在授权范围以外不得擅自做任何决定和承诺，未经同意私自安排接待费用或超出接待标准发生的接待费用一律不予报销。第五十条宴请应严格控制陪同人数，杜绝无关人员陪同。第五十一条接待人员应遵从公司员工礼仪有关要求，着装整洁大方，言谈举止文明礼貌，服务热情周到，充分展示公司的良好风貌。第五十二条接待人员应不断加强学习和培训，熟悉接待服务管理知识，掌握公共礼仪规范，了解公司的基本情况以及