秘书学概论课件

第一章绪论第一节秘书学的研究对象与内容一、研究对象二、研究内容第二节秘书学的学科特征及其与相关学科的关系第一节秘书学的研究对象与内容•一、研究对象•秘书学是以秘书和秘书工作为研究对象的一门综合性社会应用学科。•（一）秘书•1.含义•秘书是在各级各类社会组织中辅助领导机构、领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手，是职务名称之一。又可以有狭义与广义两种解释•2.种类•（1）从秘书的工作性质划分，可分为行政秘书、机要秘书、信访秘书等•（2）从秘书的来源与服务对象划分，可分为公务秘书和私人秘书•（3）从秘书职能的层次划分，可分为初级秘书、中级秘书、高级秘书第一节秘书学的研究对象与内容•（二）秘书工作•1.含义•秘书工作是以为领导决策及其实施和领导机关工作运转服务为宗旨，通过办文、办会、办事等工作为领导者提供参谋和辅助服务的活动•2．范围•（1）按照秘书工作的不同性质，可包括三个方面：智囊性工作，程序性工作，临时性工作•（2）按照秘书工作的不同业务，可包括两种类型：通用性秘书，专门性秘书第一节秘书学的研究对象与内容•二、研究内容•（一）秘书学基本理论的研究•（二）秘书队伍建设与管理的研究•（三）秘书业务及其方法、手段的研究•（四）秘书工作应用技术的研究•（五）秘书机构的研究•（六）中外秘书工作历史的研究第二节秘书学的学科特征及其与相关学科的关系•一、学科特征•（一）实践性•（二）综合性•（三）发展性•二、与相关学科的关系•（一）与行政管理学的关系•（二）与领导科学的关系•（三）与公共关系学的关系•（四）与文书学的关系•（五）与公文写作学的关系第二章秘书工作的基本原则和要求第一节秘书工作的指导思想一、“三服务”指导思想的确立二、“三服务”指导思想的基本内容三、“三服务”的基本要求第二节秘书工作的改革要求一、“四个转变”的内容二、“四个转变”的基本思想内涵第三节秘书工作的基本原则第一节秘书工作的指导思想•一、“三服务”指导思想的确立•1985年1月，时任中共中央办公厅主任的王兆国同志在中共中央办公厅召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上明确指出，中央办公厅的指导思想是：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民群众服务。依据“85·1”座谈会的精神，可把普通秘书工作的指导思想表述为：围绕党的总目标、总任务做好“三服务”，即为领导、领导机关服务，为与本机关相关的各个部门机关服务，为人民群众服务。第一节秘书工作的指导思想•二、“三服务”指导思想的基本内容•（一）秘书工作的根本方向•围绕党的总目标、总任务开展服务工作。•（二）秘书工作的根本任务•1.为领导和领导机关服务•2.为与本机关相关的各个部门、机关服务•3.为人民群众服务第一节秘书工作的指导思想•三、“三服务”的基本要求•（一）准确把握领导在不同时期的中心工作和重点工作，深刻理解当前工作的目的与意义•（二）对服务对象即领导者情况了如指掌•（三）熟悉本机关及内部组织机构的职能、机构设置及其负责人状况，特别要了解各职能部门工作运转的基本规律，同时，要具有强烈的公共关系意识•（四）一丝不苟地做好大量细致的事务性工作第二节秘书工作的改革要求•一、“四个转变”的内容•“85·1”座谈会在确立秘书工作“三服务”指导思想的同时，提出了实现秘书部门“四个转变”的改革要求，明确了我国秘书工作加快改革发展的新方向：“第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动服务转变为主动服务。”第二节秘书工作的改革要求•二、“四个转变”的基本思想内涵•（一）核心思想是强化秘书工作的参谋职能•（二）实现科学化管理目标，其基本内容体现在实现规范化、制度化、科学化•（三）“四个转变”的内容前后相互关联，强调后者并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，向新的标准跨越第三节秘书工作的基本原则•一、准确周密•二、迅速及时•三、安全保密•四、实事求是第三章秘书工作中的人际关系第一节秘书与领导的关系一、秘书与领导关系的特征二、秘书与领导关系的处理原则第二节秘书与同事的关系第一节秘书与领导的关系秘书与领导的关系是秘书学的基本问题之一。一、秘书与领导关系的特征（一）工作上的主从性（二）人际关系的首属性（三）知识、能力、体力、思维的补充性（四）人格上的平等性第一节秘书与领导的关系二、秘书与领导关系的处理原则（一）主动配合、适应努力适应领导的工作方法和工作习惯。能够领会贯彻领导在特殊情境、场合下的暗示意图。（二）服从领导，不越位用权,但不盲从秘书应“参而不断”。（三）委婉提醒，适时规劝即要讲究时间、场合、方式等。（四）维护领导间的团结，服务于整体领导工作1.既为主要领导服务，也为领导集体服务。2.维护领导集体团结，努力化解矛盾。3.妥善处理多头指示，避免产生矛盾。4.明确领导职权分工，注重规范请示。第二节秘书与同事的关系秘书应处理好与同事的关系，具体应做到以下几点：•一、合作意识、平等意识•彼此支持，彼此体谅，共同提高。•二、一视同仁•不搞小团体主义，不厚此薄彼，工作中与同事保持等边距离。•三、关心同事•如对有困难同事主动帮忙；对新同事多加关心等•四、做好同事与领导间的沟通工作•五、与人为善，宽厚平和•06年下半年三级资格考试秘书试卷录像题第四章办公室管理第一节办公环境管理一、办公环境的布置二、办公环境的健康、安全管理三、为上司整理办公室第二节办公室日常工作一、值班工作五、商务旅行管理二、印信管理六、时间管理三、零用现金的管理和使用七、办公室机要保密四、办公用品的购置与管理八、接打电话第一节办公环境管理一、办公环境的布置（一）办公环境布置的基本原则1.舒适：（1）光线、色彩、温湿度等适宜。光线：应以自然光为主，当然，也要利用日光灯、白炽灯或者台灯。避免太靠近窗户，避免光线太强或太弱，可适当用百叶窗或窗帘调节。色彩：内墙或天花板一般以白色为主；地板一般采用不易污染的深色系；若墙壁或天花板的颜色在搬入前已经定型，不易更换的话，一般用窗帘、椅子上的罩布、装饰用品等做些适当的色彩调整。温湿度：春秋天一般在22℃左右，夏天在26℃左右，冬天则在18~20℃之间；湿度在50％~60％之间为宜。同时一定注意通风问题。（2）整洁有序无论办公室、办公桌都不要放置与办公无关的东西，办公文具及办公设备的摆放要井然有序（3）绿化可以适当摆放一些绿色植物，但不宜太多，以免影响空气的清洁度。第一节办公环境管理2.和谐：一个和谐的办公环境可以激发工作人员的团队精神，取得最佳工作效果，因此，办公桌椅、文件柜等办公室用品的大小、样式、颜色尽可能协调统一，不仅能增强办公室美观，还可强化员工之间的平等观念，创造和谐的人际关系。第一节办公环境管理3.实用办公环境的布置应力求方便，争取实效。（1）工作流程应呈直线，避免倒退、交叉等。（2）相关的部门应尽可能安排在相邻的地方，便于工作协调，同步进行，提高工作效率。（3）将外宾来访较多的部门尽量置于入口处；倘若不可能也应该规定来客须知，使来客不干扰其他部门。（4）员工座位尽量面对同一方向，不宜面对面。（5）秘书座位应靠近领导办公桌，以便和领导频繁沟通，而不至于影响其他同事。（6）领导应位于后方，以便监督，同时不因领导工作繁忙干扰下属.第一节办公环境管理4.安全确保工作人员、办公物品及信息的安全，是布置环境中不可忽视的原则。如座位之间应有充足的通道；办公室的文件、资料要防盗、防失密、泄密等；文件柜应背对背或靠墙放置；办公设备的操作应符合规范，注意安全。第一节办公环境管理（二）人文环境的营造1.个人形象：如应穿职业装、化淡妆等。2.人际关系融洽3.可悬挂、摆放高品位的油画或工艺品，以突出相应的文化氛围，并避免单调。第一节办公环境管理二、办公环境的健康、安全管理（一）要树立健康、安全意识1.遵守有关法规，实行安全管理责任制。2.制定紧急情况疏散程序。3.定期进行安全检查。第一节办公环境管理（二）办公环境的基本要求1.办公建筑的要求2.室内环境的要求3.办公家具的要求4.办公设备的要求5.员工行为的要求6.消防的要求第一节办公环境管理（三）办公环境安全检查的程序1.确定检查周期2.发现隐患后报告并解决3.做好记录第一节办公环境管理三、为上司整理办公室（一）定时为上司的办公室开窗通风，调节温湿度等。（二）整理上司办公室和办公桌上的文件、资料等物品（三）经上司授权后，定期对上司的文件柜进行归类、保管和清理（四）管理上司办公室的绿植、陈设等，使其保持生机和美观（五）给上司准备、整理好办公用品，如笔、曲别针、夹子等（六）泡茶或咖啡（七）准备报刊，并将和上司工作相关的内容做出标识。如果有相关的网页，也可将其下载、打印后呈送（八）及时清理烟缸、茶具等，做好卫生工作。（九）确认钟表、日历等时间工具的准确性（十）经常检查上司办公室的安全卫生，如发现问题要及时通知相关人员做出修理第二节办公室日常工作一、值班工作（一）值班工作的组织形式1.专职性值班2.轮流性值班3.领导电话值班（二）值班工作的内容1.通信联络2.公务接待和咨询3.处理紧急问题和突发事件4.承办领导临时交办的工作第二节办公室日常工作（三）值班工作制度1.岗位责任制度2.值班记录制度3.交接班制度：（1）必须当面交接，不能委托他人（2）交清值班记录，说明在值班期内出现的问题及处理方法（3）值班人在值班记录上签名，确认记录内容4.请示报告制度：（1）一般情况下，工作日向领导汇报，按领导指示办（2）立即向领导报告，请领导亲自处理（3）紧急处理，然后向领导汇报5.安全保密制度第二节办公室日常工作（四）值班事项的处理方法1.问明情况，做好记录2.重要情况及时报告3.突发事件处理得当第二节办公室日常工作二、印信管理（一）印章的使用和管理印章是印和章的合称。具体而言，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的称为“印”，相应的领导人则用“章”。1.印章的作用（1）标志作用（2）法律作用（3）辨伪作用第二节办公室日常工作2.印章的保管（1）专人负责（2）确保安全（3）防止污损3.印章的使用（1）用印申请（2）用印签批（3）用印登记（4）用印监督（5）正确用印第二节办公室日常工作（二）介绍信的使用和管理1.介绍信的形式：（1）带存根的普通介绍信（2）临时书写的介绍信2.介绍信的管理（1）专人负责（2）确保安全（3）因故未加使用的介绍信，应及时催回（4）严禁开空白介绍信（5）介绍信若丢失，应及时报告单位负责人和介绍信管理人员，必要时应及时通知对方单位，以防冒名顶替。第二节办公室日常工作3.介绍信的使用（1）用信申请（2）领导批准（3）登记（4）填写1）真实2）一致3）一信一单位4）书写工整，不得涂改。如必须修改，要在修改处加盖公章（5）核对（6）用印第二节办公室日常工作三、零用现金的管理和使用（一）零用现金的管理要求1.严守办公程序和财务制度2.记录办公室的日常开支（二）零用现金的使用1.建立零用现金账2.填写“零用现金凭单”3.核对凭单内容4.核对发票等证据的内容是否与凭单一致5.及时记账6.当支出费用达到一定数额或月末到财务部门报销第二节办公室日常工作四、办公用品的购置与管理（一）申购1.根据实际消耗情况和库存情况，制定合理的购置计划2.填报办公用品申购表，经领导审核后，协助有关部门购买3.紧急需求的小件用品，秘书可直接购买（二）选择供应商应注意的事项有：1.价格和费用2.质量和交货3.服务和位置4.安全和可靠性第二节办公室日常工作（三）订购小型组织中，秘书可将订购单直接发给供货商；规模较大的组织中，一般秘书填写申购表后发给采购部门，由采购部门订购货物。订购的方式有：电话、传真、网络等。（四）接收1.接收货物时，应认真核对数量、质量、型号等。2.及时更新库存卡3.办理报账手续（五）存放1.确保安全：按规定上锁；体积大、份量重的应放在下面；存放处所应通风良好，保证空气干燥2.整齐有序：便于查找或使用、发放。第