驻外办事处的营销费用怎样管理

驻外办事处的营销费用怎样管理？对于大多数设置驻外办事处的企业而言，营销费用的管理是一个令人苦恼的问题。如果将费用打到每个人的银行户头，则意味着类似费用承包制的管理。这类费用一般以业绩为基础，先有业绩，再来计算费用，而后打入营销人员个人户头，企业保证不亏就行。承包制最大的问题就是员工忠诚度太低，基本上以销售提成高的产品为其主要销售产品，因而营销人员有时还能兼职做其他公司产品，市场一旦成熟，营销人员还可以与企业叫板，提高要价，因为终端市场掌握在承包者手里，所以承包制除一般刚起步的企业外，大多企业已经不再使用。但如果将费用打到办事处的对公账户，则涉及建账问题，在目前我国立法水平和行政执法水平普遍不高的情况下，办事处建账的风险较大。即使办事处可以建账，营销费用管理也存在较大问题。区域经理独揽大权，远离总部可以使办事处成为其私人的赚钱机构，区域会计基本只是做账工具和摆设。在部分企业．驻外办事处会计甚至只是由区域经理招聘和管理，结果大量的区域经理的亲属、朋友被安置在这些岗位，地区会计的职能只有五条件服务而没有丝毫的监督。其实营销管理者并不怕花钱，但却担心费用不能真正到位，从而未能产生应有的未来销量和市场培育。或者即便费用可以到位，但由于花公司的钱，不花白不花．无视投入产出和市场基础而盲目投入。如此种种，吃亏的永远是企业，而区域经理则东方不亮西方亮，总有办法克扣一些费用据为已有，从而保证虽然销售任务完不成，但个人收入不会少！营销费用管理的核心问题营销费用管理的核心要素实际上就是费用预算管理及投入产出比例管理，即首先强调营销费用开支的计划性管理，而后追踪投入产出指标，两者结合，即可达到相对理想的营销费用管理目标。特别是在那些存在暗箱操作或灰色地带的产品销售行业，费用使用的结果导向考核成为惟一可行的营销费用管理方式。首先，是费用的预算管理问题。费用的预算管理可以按部门、按人员、按费用项目、按时间间隔、按定额、按预计结果等方式分级进行，费用的预算必须与各部、各地办、个人的工作计划相结合。因此，费用预算的执行率必须成为考核指标之一，高执行率得高分．说明其工作计划执行得好，而工作计划执行进展顺利，其工作目标的达成率也会相应提高。另一方面，费用预算执行情况良好．也有利于企业财务部的资金预算趋向准确，有利于企业的现金流管理，从而保证了企业的良性运营。其次，是投入产出比例的管理问题。费用预算并不能拍脑袋，必须在既定的或者组合的投入产出指标控制下制订预算，要与其销售额紧密结合。”羊毛出在羊身上”，费用来源于已完成的销售回款几乎是任何企业既定的政策。因此，营销人员；降会斟酌预算费用项目和额度，因为在销售额和费用比例既定的前提下，蛋糕只有一块，扩大蛋糕成为每个营销人员的原始动力。在预算费用项目时就已经将绝对值和相对值控制在投入产出比例下，而后提高预算费用项目执行力度，应该是企业营销费用管理的基本思路。营销费用的投入产出比例的确定需考量的内容较多，一般来说．以本企业产品的市场占有率、产品生命周期所处的阶段、同类产品的营销费用政策等作为参考的基本因素，同时将营销费用中的固定费用开支、变动费用开支进行测算，作为辅助考量因素．在企业内部采取大统一、小差异的投入产出比例策略。即在实现全国统一的投入产出比的前提下，可额外提高或降低比例给一些新开发市场、需扶持市场、销量饱和的成熟市场等，有增有降，总量不突破投入产出比例。虽然企业、产品、行业千差万别，但一般投入产出比例应该在可实现销售额的20％一50％，太高的投入产出比将使企业没有利润，而太低则表明企业产品进入衰退期或者非企业核心产品。营销费用管理的一般方法任何一个企业驻外机构都存在一些基本费用。比如租赁费、水电费、办公费、个人通讯费、个人市内交通费、办事处通讯费等与销售业绩基本无关的费用，这些费用的开支可以采取限额管理的方式。这些费用在拨付时与业绩无关，一般在一个考核阶段综合计入该区域投入产出比指标考核，以免地区不切合实际地申请额度，增加费用。还有一部分属于与销售业绩相关的费用。比如交际费、推广会费、商业分销会费、商业折让、销售员销售奖励金等．这些费用宜采取比例管理的方式。即按比例申请，按预算实际内容拨付，采取定向费用管理。最后一类费用则是应采取专项管理的费用。比如新市场开拓费、产品招投标费，重点客户年终答谢费等．这类费用的管理应采取专项定人跟进管理，责任到人，以免出现费用浪费或费用使用效果大面积失败。这些费用在申请时与业绩无关，一般在一个考核年度综合计入该区域投入产出比指标考核．以免地区不切合实际地申请，骗取费用。在实际工作中，一般宜采取以上分类方法，即固定费用、基本费用、专项费用三类，综合投入产出考核，分别预算，并设定相应的分级审批流程和审批权限。针对这些内容，可由企业营销管理人员与财务部销售核算人员一起编制预算计划和投入产出比指标，从而与企业现金流、利润计划结合，形成一个企业内部双赢的销售计划。营销费用的网络化管理方案网络化管理营销费用的设计思路从财务角度来说，就是最大限度提高企业资金使用效率，将企业总部与地区的资金流向形成可控的、完整循环的系统。企业职能部门通过一系列既定规则及网络工具，将每笔费用资金流向控制在最低使用风险的基础上，充分解决费用到位难的问题，并通过网络手段实现各业务流程的全程管理，简化管理层次，提高各部人员工作效率。整个设计思路就是围绕现金流量，在预算、审批、借支、使用、核销、账目、汇兑等环节实现全流程网络数据化，并可根据需要即时提供各类资金及相关数据图表分析．为企业管理层决策提供第一手精确的数据资料。具体设计要求如下1系统与目前财务使用的财务软件系统、销售数据管理系统实现无缝对接，可以实现记账凭证的自动生成。2系统可以与SQL、ORACLESAP等ERP实现无缝对接。3系统可以与工行等企业网上银行实现无缝对接，实现网上付款、即时对账、银行票据打印等功能。4系统实现地区银行及现金系统总部垂直管理．所有费用资金实现网上审批。系统实施模块及数据接口如下图。从图中我们可以看出，整个流程非常完整，基本实现上述4点设计要求，费用的基础是销售计划及实际回款数据，而后据此预算及计算投入产出。得出预算计划后．在资金计划系统具体实施预算，根据一系列规则及程序，支付和核报营销费用．完成循环。这套设计系统可以使每个营销人员根据系统授权，在全球任意一个可以上网的地方，以自己的名字登陆网页，并可浏览自己权限内可以看到的公司新闻、各项政策、个人费用借支额度及核报进度、自己专项费用核销的期限警告、个人投入产出比指标等，也可随时在线申请费用或离线申请费用上传，查询个人费用及借支审批进度等。对于各级营销管理者或职能部门，则可从其中获得即时的营销及财务数据，甚至可以临时轧账，获取即时企业利润及投入产出数据．方便各级管理者在决策或外访时，随时获取第一手访问地区的销售及财务指标数据，从而可以针对性分析和解决问题。由于区域销售及财务的即时数据公开透明，所以也威慑区域经理不敢胡作非为。网上银行的接口也使地区营销费用的管理从事后进到事先、事中及事后管理，总部将费用拨付地区后，地区再将费用分配到个人时．必须获得网上银行的再授权方可，并且系统应该自动可以提示该借款申请人的背景数据资料，以便高层决策和判断．这是事前管理。即便费用款从区域办事处账户拨到营销个人账户后，系统也有追踪功能．从借支额度、借支时间间隔、费用可使用时间、必须核销时间间隔进行追踪，并制定相应的奖惩条例，这是事中的管理。而事后管理就是对费用使用效果的分析评估和总结，以预算执行度及投入产出比为考核指标工具，奖惩分明。实施营销费用网络化管理的基础与环境实施网络化营销费用管理的基础就是该企业已经至少实施了财务电算化，而后可以申请开通网上银行．并将销售数据系统与营销费用网络核报系统结合编写，便可实现上述的基本功能。在计划实施ERP的企业，本系统在设计之初也可按ERP要求设计，作为分步实施ERP的组成部分。在设计实施营销费用网络核报系统时，财务部和销售部必须高度合作，注重流程的高效率和细节化，确定企业最适当的需求，以便软件公司能编写出既量身定做又具备先进性的营销费用核报系统。企业良好的人才环境是该系统成功的一半，另一半就是以管理层为代表的执行环境。