AX40_ZHCN_FSI_04 总账日常业务

MicrosoftDynamics™培训材料本内容的使用将受到当前服务协议的约束。第4章：总帐日常业务第4章:总帐日常业务学习目标这一章目标包括：•创建普通记帐日志•录入总帐日常业务•日志批处理功能•创建日志审核•创建和检索期间日志•冲销总帐交易记录•查询日志交易记录本章介绍在MicrosoftDynamicsTMAX4.0系统中所有的手动过帐都通过日志记录。日志是一种不会立即过帐的记录类型工作表，在填制完成准备过帐前，可以进行复核、修改和审核等操作。如“日志设置”章节中所述，有很多种业务情况适用于设置不同的日志控制默认类型和应用审核功能，所以这个特定的日志只有审核后才可以过帐。用户同样可以在选项中指定是否“过帐后删除行”。这一章讲述总帐模块中日志执行和处理。普通记帐日志这部分主要描述在MicrosoftDynamicsTMAX4.0“普通记帐日志”窗体中的要素，并讲解如何创建总帐日志。一个普通记帐日志可以将下列的科目类型过帐：•分类帐•银行•客户•供应商第81页MicrosoftDynamics™培训材料本内容的使用将受到当前服务协议的约束。MicrosoftDynamicsTMAX4.0财务（上）•项目•固定资产在一个普通记帐日志中，还需要录入交易记录的其他相关信息：•日期•金额•过帐科目在普通记帐日志中录入的信息是暂时的，并且在过帐前可以更改。操作流程－创建普通记帐日志请按照下列步骤创建一个普通记帐日志：“总帐”→“日志”→“普通记帐日志”图4-1：记帐日志在MicrosoftDynamicsTMAX4.0总帐模块中我们可以应用“普通记帐日志”窗体创建和查询日志。“显示”列表中是否选择“未过帐”、“已过帐”或是“全部”决定了窗体中的显示内容。1.在“普通记帐日志”窗体中，按Ctrl+N组合键，创建一个新日志。2.在“名称”字段中录入日志名称或在下拉列表中选择包含日志类型的名称。“日志号”根据“日志名称”窗体中设置的“凭证系列”自动创建。“描述”字段也根据“日志名称”窗体中第82页MicrosoftDynamics™培训材料本内容的使用将受到当前服务协议的约束。第4章：总帐日常业务的描述自动生成，但可以更改。在“总帐参数”窗体的“编号规则”选项卡中，设置凭证自动创建编号的“编号规则代码”，描述来源于“日志名称”窗体。注意：当凭证已过帐后，“过帐”复选框被选中。“普通记帐日志”窗体可以通过“显示”字段过滤所显示的是“未过帐”、“已过帐”，还是“全部”的日志。3.如果需要，可以在“常规”选项卡和“维度”选项卡上更改设置和添加更多的信息。否则，所有的字段都是来自于“日志名称”窗体中的设置。4.单击“行”按钮，创建交易记录。在“录入总帐日常业务”流程学习如何创建普通记帐日志行。如果需要查看日志的交易记录，需要选中日志，并单击“行”按钮。提示：在每一行的结束或增加新交易记录行时，按Ctrl+S组合键保存。5.在“记帐日志”窗体或在“日志凭证”窗体中单击“过帐”按钮，将总帐交易记录过帐。在两个窗体中所做的过帐操作没有区别，一个交易记录在过帐前不影响其科目余额。录入总帐日常业务MicrosoftDynamicsTMAX4.0中日志分录和其他类型的会计分录是一样的。先指定一个会计科目的借方或贷方，然后再指定对方科目。创建日志需要录入的信息有：•日期•凭证类型•附件•会计科目•借方或贷方金额•对方科目单击“记帐日志”窗体上的“行”按钮，链接到“日志凭证”窗体，应用“日志凭证”窗体可以在日志中录入交易记录。第83页MicrosoftDynamics™培训材料本内容的使用将受到当前服务协议的约束。MicrosoftDynamicsTMAX4.0财务（上）“总帐”→“日志”→“普通记帐日志”→“行”→“概览”选项卡图4-2：日志凭证窗体系统录入在“概览”选项卡中完成。它包含分录中基本的信息，是总帐日常交易记录通常的用到的选项卡。1.在“日期”字段查看或录入过帐日期。这里默认系统日期但可以修改。2.在“凭证类型”下拉列表中选择凭证类型，凭证类型在“总帐”→“设置”→“日志”→“凭证类型”中设置。3.在“附件”字段录入当前凭证的附件数。4.在“科目类型”字段选择用于普通日志所需的科目类型。默认的科目类型是分类帐、客户、供应商、项目、固定资产和银行。当交易记录过帐时，“分类帐”、“客户”和“供应商”分别记入各自的科目。例如：当记录一个供应商支付时，在“科目类型”中指定“供应商”。过帐时记录当前供应商，与此同时，在总帐中自动记入到供应商的汇总科目。“汇总科目”设置在“应收帐款”和“应付帐款”模块的“过帐模板”中设置。“过帐模板”必须在创建交易记录前设置。第84页MicrosoftDynamics™培训材料本内容的使用将受到当前服务协议的约束。第4章：总帐日常业务使用“项目”和“固定资产”过帐指定项目编号或资产编号，涉及银行帐户业务时使用“银行”类型。使用不同的类型是为了用于不同的模块。在这个例子中，科目类型选择“分类帐”。5.在“科目”字段中，对应当前科目类型选择科目编码。6.在“摘要”字段录入交易记录摘要，或录入日志文本的“标识”。在“设置”文件夹下，我们可以打开“日志文本”窗体。当对方科目用到相同的摘要内容，不需要重新指定摘要。注意：单击“功能”→“日志文本”可以在日志中创建新的交易记录摘要。7.在“借方”字段录入指定币种的借方金额。8.在“贷方”字段录入指定币种的贷方金额。9.在“对方科目类型”字段选择科目类型，在对方科目下拉列表选择对方科目。注意：在“日志名称”窗体可以设置默认的对方科目。当创建日志时默认对方科目自动生成，如果不附合日志内容可以重新指定。同样，在“日志名称”窗体也可设置默认科目。10.交易记录录入到记帐日志后，可以对信息正确性进行复核然后过帐，单击：–过帐：未复核也可以单击“过帐”按钮，但如果日志有错误，系统不予以过帐。在过帐前单击“复核”按钮，检查没有错误后再单击“过帐”按钮。–过帐和转移：将有错误的交易记录生成同一类型的下一个日志，并将当前日志中正确的行过帐。11.查看日志过帐后的结果，可以单击“打印”→“记帐日志”或通过“总帐”→“报表”→“日志”→“打印日志”选择刚刚创建的日志号。“打印日志”窗体可以打印列表中任意一个交易记录：选择“说明”复选框，打印时会增加其他信息内容，如：支付方法、银行交易记录类型等。选择“合计”复选框，打印时每个日志按币种显示科目合计。第85页MicrosoftDynamics™培训材料本内容的使用将受到当前服务协议的约束。MicrosoftDynamicsTMAX4.0财务（上）选择“应计架构”复选框，标识应计的交易记录。12.单击“确定”按钮打印日志报告。练习4.1−日常业务场景：您是莱特公司的总会计师，2006-7-1以现金形式支付下半年至12月31日的办公场地租金￥6000。在MicrosoftDynamicsTMAX4.0中录入一条交易记录，记录到待摊费用科目。下表中是录入交易记录的信息内容：项目日志名称Day1日志号系统默认值描述预付租金科目1301摘要支付金额6000对方科目100101录入交易记录信息后，将日志过帐。测试自己！录入并过帐预付租金日志。需要帮助吗？在“日志凭证”窗体使用“过帐”按钮。练习4.2−应用维度的日常业务场景：您是莱特公司的会计，2006-6-24，收到供应商3000的一份汽车保险费发票￥1400，记入到“550206管理费用－保险费”，科目涉及的维度如下：第86页MicrosoftDynamics™培训材料本内容的使用将受到当前服务协议的约束。第4章：总帐日常业务部门成本中心借方行政1020200销售5010500销售5020300销售5030400录入交易记录信息后，将日志过帐。测试自己！•确定保险费使用的费用科目。•录入并过帐保险费日志。需要帮助吗？1.这里用到的费用科目是会计科目表中的“550206管理费用－保险费”。科目上的维度需要更改。您也可以把“验证部门”和“验证成本中心”字段由“可选”改为“列表”，设置“验证列表”→“维度”，避免过帐错误。2.在“管理费用－保险费”科目上设置维度的操作需要在过帐前完成。3.用“Day1”日志。4.对方科目选择“供应商3000”。练习4.3−应用余额控制帐户的日常业务场景：2006-6-25，您所在的莱特公司收到一张供应商3002金额为￥800的发票。在“Day1”日志中录入这张费用日志，借方科目550222，在下一行录入贷方科目100201。复核日志并联机查看余额控制帐户。这个练习中不做过帐处理。测试自己！•分二行录入这张费用日志。•复核日志。第87页MicrosoftDynamics™培训材料本内容的使用将受到当前服务协议的约束。MicrosoftDynamicsTMAX4.0财务（上）•查看余额控制帐户。需要帮助吗？1.在“日志凭证”窗体应用“复核”按钮。2.在“日志凭证”窗体应用“查询”按钮中的“余额控制”选项。日志批处理在MicrosoftDynamicsTMAX4.0中：•可以对多种日志过帐采用批处理功能。•在“总帐”、“应收帐款”、“应付帐款”和“项目”模块中创建的日志，均可应用批处理功能。•日志可以立即过帐或设置批处理作业程序。场景−应用日志批处理“莱特”公司在每天结束时，应用批处理程序处理当天创建尚未过帐的多种日志。未过帐是为了防止万一需要修正日志，或在日志中添加项目。当一天结束时，运行日志批处理作业指令，将所有未过帐业务同时过帐。操作流程−日志过帐批处理按以下步骤将多种日志过帐：第88页MicrosoftDynamics™培训材料本内容的使用将受到当前服务协议的约束。第4章：总帐日常业务“总帐”→“期间”→“日志过帐”图4-3：日志过帐窗体1.单击“总帐”→“期间”→“日志过帐”，打开“日志过帐”窗体。2.单击“选择”按钮，选择未过帐的日志。范围已经被设置为包括未过帐的日志。单击“确定”按钮返回到“日志过帐”窗体。3.在选择结果列表中可以手工添加或删除要进行过帐的日志。为了添加一个日志，按Ctrl+N组合键，创建行，然后选择适当的日志类型和日志号。4.如果需要删除一个日志，按Alt+F9组合键。5.在单个日志行上选择“转移错误”复选框，那么一张凭证有错误时，不会耽搁没有错误的凭证过帐。当选择了这个复选框后，过帐处理时，有错的凭证将转移到一张新的日志中。6.单击“默认值”，设定仅对选定的行设置错误转移。7.在“日志过帐”窗体选择或清除“转移错误”复选框，然后单击“应用”按钮。8.单击“全部插入”后单击“应用”按钮，设置值对所有筛选的日志行有效。或单击“用户默认值”后单击“应用”按钮，设置值对所有用户有效。9.单击“确定”按钮，返回“日志过帐”窗体。第89页MicrosoftDynamics™培训材料本内容的使用将受到当前服务协议的约束。MicrosoftDynamicsTMAX4.0财务（上）10.单击“确定”按钮，执行日志批处理。提示：如果在“日志名称”窗体设置了“最大行数”，则可能在过帐时创建了多个日志，第一个过帐日志的编码将保存在所创建的每个关联日志中。注意：在过帐期间，发生电源故障则可能导致一些日志过帐而另一些没有过帐。如果发生这样的事，重新选择与原来相同的过帐条件，未过帐的日志显示在窗体中并等待过帐。提示：使用“删除日志”窗体清除日志窗体，用于释放空间。练习4.4−将所有供应商支付业务过帐场景：您是莱特公司的应付会计，您的职责是每天结束时将所有未过帐的供应商付款业务过帐。请在一天结束时运行这个程序。测试自己！挑选出未过帐的供应商付款业务，并将它们批处理。需要帮助吗？在“LedgerJournalMultiPost”窗体选择筛选条件。日志审核在日志名称窗体中设置业务记录在过帐前是否需要强制审核。这部分主要介绍日常的审核体系。场景−日志审核在莱特公司中，一个含有100个日常交易记录的样本显示，少于50%的日志被正确的完成、审核，或者有足够的文档支持交易金额。而在很多情况中，