mro资材采购业务指南

标准名MRO器材采购业务指南修订号码页数01/19第一章总则第1条(目的)本指南明确规定了海外法人(以下简称“法人”)所发生的与各种MRO器材购买业务相关的业务标准和工作程序及方法，旨在最大限度地提高工作效率。第2条(适用范围)本指南规定了法人在进行MRO器材采购申请、采购、库存管理及货款支付等相关业务时的工作程序。第3条(用语定义)1.MRO(MaintenanceRepairOperating)器材虽然不是进行生产时直接需要的物资，但是使公司得以顺利运转所需的物资，包括除了原材料以外的所有器材，本公司将其分为SpareParts、一般消耗品和定期消耗品。(参照附件1－MRO器材品目分类表)2．SpareParts作为设备维护所需物资，由法人的设备维护部门进行总管。3．一般消耗品(非库存管理品目)根据特定部门的购买申请而进行购买的物资。4．定期消耗品(库存管理品目)有2个以上的部门共同使用，采购部门对总需要量进行统计，事前购买后在MRO共同仓库进行管理，根据部门要求进行出库的物资。第二章责任与权限第4条(采购申请主管部门)采购申请主管部门是决定MRO器材规格和预算的部门，S/P及测量仪由法人设备维护部门，消耗品由法人所有部门负责。第5条(采购主管部门)是决定MRO器材价格及购买企业的部门，由法人采购部门负责。第6条(货款支付主管部门)根据MRO器材入库凭证向企业支付货款的部门，由法人财会部门负责。第三章业务程序第7条(执行审议及P/R作业)1．执行审议1.1.采购申请负责人应进行以下工作。1)了解库存情况采购申请负责人根据各部门各器材适当库存标准，对于不足部分取得内部批准后申请采购。2)起草执行审议书①根据规定样式，起草执行审议书，按照报批规定获得内部批准和管理部门负责人的同意。但，定期消耗品以“定期消耗品申请书”代替。②在执行审议书上必须写明产品名称、规格、数量、品牌、预算金额，如为新购买产品，要附上产品说明书和用途说明书。③对于采购部门要求增加预算的在修改了执行审议书上的金额后重新报批并取得同意。3)采购申请在执行审议书上追加记录获审批者批准的P/R号码后，将执行审议书全部复印，交给采购负责人。4)在申请部门管理台帐上进行登记对于被通知采购的采购件一定要在管理台帐上进行登记，在从仓库领收之前一并管理。1.2.申请部门审批者应进行以下工作。1)审批执行审议在批准执行审议(以下包括“定期消耗品申请书”)前一定要先了解申请购买的器材的现况，确认是否适当后再进行批准。1.3管理部门负责人应进行以下工作。1)对执行审议进行协议对于已由申请部门审批者批准的执行审议书，确认审议书上预算的适当性，决定是否给予批准，进行协议。1.4.紧急申请由于发生紧急情况，不可能按正常步骤起草执行审议书时，必须由申请部门审批者向采购部门审批者进行通报，在达成口头协议后再进行采购，并在第二天内填写执行审议书并报批法人长批准后，向采购部门通报。1.5.文件保存期限执行审议书及附件需保存5年。2.P/R作业2.1.申请负责人应进行以下工作。1)确认器材编码并进行申请①执行审议书获得批准后，根据产品规格，在SAPR/3中确认是否存在该器材的编码。②如果不存在，通过MRO编码赋予系统(SPAREPARTS为PIMS，消耗品为BCS)，申请新编码。(必须输入事项：产品名称、规格、数量、单位、品牌)2)生成P/R①申请负责人利用该产品的编码在SAPR/3填写P/R。*P/R管理项目i)非库存品目(在处理GR时GI也同时进行的品目)消耗性：在Accountassignmentcategory中指定为“K”成本中心选择与申请者所在部门相关的内容。资产性/投资性：在Accountassignmentcategory中指定为“A，M”。通过事前生成资产号码，进行部门资产登记。ii)库存品目(GR与GI分别进行的品目)消耗性、资产性/投资性：指定为MRO器材用StorageLocation。iii)共同输入事项预算：获得批准和已达成协议的执行审议书上的预算金额Plant：申请者所属部门Plant申请者：按照“申请者姓名(内线电话)”形式输入。iv)P/R按照采购部门制定的各器材采购负责人所属采购小组分类填写。②采购部门要求增加预算的采购件也必须以被批准的价格对P/R进行修改后再执行。2.2.申请部门审批者应进行以下工作。1)批准P/R确认是否与执行审议书的内容一致后，在SAPR/3进行批准。2.3.采购负责人应进行以下工作。1)批准器材编码并通告采购负责人每天通过MRO编码赋予系统(消耗性器材为BCS)确认新申请的编码是否有重复，并确认必须填写事项后，迅速判断是否予以批准，并将结果用Single通知申请者。但，根据法人情况，采购负责人也可根据申请部门的编码生成申请直接申请编码。*SPAREPARTS由总部的PIMS管理负责人决定是否批准。第8条(执行审议书的接收与报价工作)1.执行审议书的接收1.1.采购负责人应进行以下工作。1)管理接收明细单在接收审议书时一定要在执行审议书上标明接收日期，并在管理台帐上进行登记。2.报价工作2.1.采购负责人应进行以下工作。1)要求报价①参与企业数原则上应以明确均等的条件向2家以上企业提出报价请求，但以下情况为例外。*作为单一报价处理i)专利产品、试用新产品等购买处为特定企业时ii)与本公司共同开发，需要对外保密时iii)为了保证质量或因技术研究关系，必须依赖供货企业的技术时*省略报价单签订单价合同的产品在合同期内进行采购时。②按产品特性的参与企业选择基准i)签订单价合同的产品a.为了决定合同单价，需以法人所在地供货商和其他地区供货商为对象同时进行。但，如果其他地区供货商所报价格比本地供货商所报价格低时，可以以此价格为根据，对本地供货商的价格进行诱导。b.即使单价合同期限为1年，也应在每个季度调查、了解市场情况。ii)未签订单价合同的产品基本上以本地供货商为对象进行，但如属以下情况必须与其他地区的供货商报价相比较。a.在4个月期间价格无变动时b.所报价格被提高时③在选择报价企业时的优先顺序i)产品品牌(调查是否有直接交易可能性和出库价)ii)营业所及总代理店iii)各地代理店及销售店iv)本公司客户中可以供货的企业2)接收报价报价单必须是封印好且在截止日期前收到的文件。3）要求二次报价①报价单拆封后如果审批者有进行二次报价的指示，或负责人判断有协商的必要时，必须在当天内向该企业提出提交第二次报价单的要求。②此时的报价单提交截止日和最初提交截止日期相同，但如果属于协商报价，则可以提示新的截止日。4）管理报价①如是为了进行市场调查，马上开封也无妨，如是为了决定个别价格和选择供货企业，需交给采购部门审批者开封。②已提出的报价单不能返还或作废，要附在相关合同审议书或报告书后，不管是否中标都不得泄露报价内容。2.2.采购部门审批者应进行以下工作。1)对报价进行开封及确认每日业务开始和结束时将从采购负责人处接收的报价单一并开封并确认。2)决定是否进行二次报价报价单开封后发现内容和提出的基本条件不同，或没有比执行审议书上的预算更低的企业时，指示进行二次报价。此时参考第一次报价单决定二次报价提交公司。2.3.文件保存期限报价单和单价合同产品清单等相关文件须保存5年。第9条(决定报价及选择供货企业)1.决定价格1.1.采购负责人应进行以下工作。1)决定内定价①以从前购买价格和(非)定期市场调查为依据决定，不能对外泄露。②在决定内定价时，需考虑购买数量的多少、交货的难易度、交货期的长短、运输等交易条件。③内定价不得超过申请部门拟定的预算，如果预算不够，需提出计算内定价的依据，向申请部门提出增加预算的要求。2)合同及价格协商在将报价单开封后，即使最低报价低于内定价，根据采购负责人或采购部门审批者的判断，也可以进行价格协商。但，货款支付基准和交货期须符合要求报价时提出的条件。1.2.采购部门审批者应进行以下工作。1)对于以下产品直接参与合同及价格协商。①需签订单价合同的产品②有必要事前进行储备的产品③虽然单价很低但总金额很高④其他以相关公司为对象的购买2.选择供货企业为了使依据价格决定入选的企业成为最终供货企业，必须符合以下“交易企业基本条件及资格”2.1.交易企业基本条件及资格1)根据本公司评估标准，被登记为可交易企业的企业。2)对于定购产品可以保证稳定的供货量和质量的企业。3)拥有或租赁了履行供货所需设施的企业。4)根据相关法令的规定，获得了许可、认可、执照或符合相关资格条件的企业。5)如为需对安全进行检测的企业时，需通过相关机构的检测。6)未被发现有贿赂集团内职员的行为，不是由有过受贿经历的退职人员经营的企业。7)在价格、质量、交货期等方面信誉良好的企业。8)具有适当水平的技术实力、管理能力、竞争力、信息提供能力、合作可能性的企业。9)财务结构及经营者意识结构良好的企业。2.2.交易企业基本条件及资格的例外情况以下情况即使不能满足交易企业基本条件及资格，在得到部门负责人的批准后可作为例外处理。1)由于紧急情况无法事前对企业进行评价的新交易企业。2)专利产品或试用新产品所有企业。但在这种情况，采购负责人得在最初进行交易后1年内对该产品的一般化和发掘代替品做出努力，并将结果报告给审批者，保存记录。3)需要保密的产品、共同开发产品或需要利用交易企业所拥有技术时。第10条(合同审议书)1.合同审议书1.1.采购负责人应进行以下工作。1）起草合同审议书根据规定样式起草合同审议书，附上执行审议书副本、报价单、个别合同书（已标明合同条件的），并依据报批规定获得批准。※追加附件①如从前有过购买记录须附上相关合同审议书的副本(包括P/O号码,最终选定企业，支付价格等)。②如为单价合同品目须附上单价合同清单中相关部分的复印件2）在管理台帐上登记对于已获批准的审议件将其登记在管理台帐上，在产品入库及付款前进行一并管理。3)记录P/O号码P/O获得批准后，在合同审议书上追加记录获批的P/O号码。1.2.采购部门审批者应进行以下工作。1)批准合同审议书①与执行审议书的内容相比较，审查合同审议书的内容是否适当后批准。②利用SAPR/3确认是否有过购买纪录③利用SAPR/3了解该器材的库存情况，避免发生库存过多的情况。2)单价合同书的管理如属签订单价合同的产品，同时检查相关个别单价合同书的管理状态。1.3.文件保存期限合同审议书及附件须保存5年。第11条(P/O)1.P/O1.1.采购负责人应进行以下工作。1)在P/O生成前确认必备事项A.已被批准的合同审议书B.由申请部门生成并被批准的P/R2)PurchasingMasterData作业①合同(Contract)管理所有器材都通过合同功能加以管理。ⅰ)新品目合同审议书完成后，如该品目的供货商为新交易企业，先在VendorMaster登记后，再生成合同,如为有过交易的企业，按增加合同项目进行。ⅱ)旧品目对于事前已签订单价合同的品目，仍使用原有合同，如不是，按照前一项新品目的规定处理。②SourceList管理SourceList的期间设定与合同相同。3)生成P/O①确认执行审议书上记录的P/R号码，并利用其生成P/O。②P/O必须与合同审议书上记录的内容和条件相一致，如果在生成P/O前，发生了变动事项，必须在修改合同审议书并再次获得批准后再以此为依据生成P/O.但，如果价格发生变动，必须根据申请部门的要求，对P/R进行变更后，依据变更后的P/R生成P/O.③在P/OSheet上得标明以下文字,实物必须与Invoice一起发送，在Invoice上必须标明产品P/O号码、P/OItem号码、器材编码、Description、数量.④为了使用以入库基准为根据的ERS处理I/V(生成凭单)，在P/O中需选择GR-BasedI/V,ERS,GR功能。但，即使是采用分件生成凭单的法人也得采用以入库为基准的货款支付规定，因此得选择GR-BasedI/V功能。4)发送P/O①向企业发送将已获得审批者批准的P/OSheet打印并获得管理