业务分析

第4章业务分析第4章业务分析4.1概述4.2业务调查4.3组织目标分析4.4组织机构分析4.5组织职能分析4.6业务分析4.7实体分析4.8管理模型分析第4章业务分析4.1概述4.1.1业务分析(BusinessAnalysis)的目的和任务目的:分析和认识现行组织系统。任务:在系统分析员的主持下，由开发人员和用户一起，对现行组织系统的目标、组织机构、职能作用、业务流程、管理模型进行深入分析，以建立起反映现行组织系统的业务模型，为新系统的开发建立基础。第4章业务分析4.1.2业务分析的主要工作1.现行组织系统调查调查组织现状和发展过程，认识组织系统，为业务分析提供材料。内容：组织目标、规模、机构、职能、产品、市场、技术、设备、业务、信息、企业管理、人员素质、组织文化、组织信息系统建设现状等。2.组织目标分析通过对组织的使命、目标、策略和制约条件的分析，以全面地认识组织系统，为下一步确定信息系统目标奠定基础。第4章业务分析3.组织机构分析组织机构受组织目标、职能、环境、现状等因素的制约，具有一定的动态适应性。组织机构是组织的骨架和主脉，是进行业务分析的切入点。4.组织职能分析组织职能是为实现组织目标，组织应该具有的功能和作用。组织职能由组织目标确定，具有相对稳定性。组织职能总是通过一定的组织机构来实现。需要认真分析组织机构和组织职能，以及相互之间的关系。第4章业务分析5.业务及流程分析业务是组织实体的有序活动过程。组织通过各个业务活动的执行来实现组织目标。业务是对组织职能的分解和过程化。6.实体分析实体是组织中的各种事物，组织由各种实体构成，通过组织实体的活动和状态变化构成完整的组织活动，以实现组织的目标和使命。7.管理模型分析组织在管理过程中要运用到多种管理模型，诸如计划模型、生产模型、财务模型、库存管理模型、经营决策模型、市场预测模型等。第4章业务分析4.1.3业务分析的基本原则1.客观原则业务分析是对现行组织系统的调查、分析、认识和描述。在业务分析过程中，要求分析人员应该充分尊重客观现实，认真调查业务实际。2.宏观与微观辨证统一原则作到能粗能细，粗细得当。既能够高屋建瓴地宏观把握组织总体，又能够细致入微地深入到各个具体的业务细节之中。3.全面与重点辨证统一原则第4章业务分析4.2业务调查4.2.1业务调查的原则1．客观原则必须从客观实际出发，坚持实事求是的原则。2．全面细致原则业务调查应该全面、细致、认真，不能片面、粗糙。3．调查、分析、记录相结合原则强调调查与分析相结合，对调查的结果应该采用规范的形式及时记录下来。第4章业务分析4.2.2业务调查的内容概括起来，业务调查主要应该包括以下内容：(1)组织的使命、目标和策略；(2)组织的机构和职能；(3)业务及业务流程；(4)实体及实体过程；(5)组织的管理模型；(6)现有信息系统的状态及所存在的问题。第4章业务分析4.2.3业务调查的方法1)周密计划，精心安排首先，应该明确调查的任务和范围，以及调查的对象，并对调查的工作做出基本估计；第二，组织调查小组，并对参加人员进行必要的培训，明确分工，落实任务，责任到人；第三，确定调查采用的方法、工作规程、描述规范，以及所采用的工具；第四，制定详细的调查计划。第4章业务分析2)采用自顶向下逐步展开的调查策略对于大型复杂的组织系统进行调查，原则上应该采用自上而下、由粗到细、步步深入的调查策略。可以采用以组织目标为基准、以组织机构为脉络、以业务流程为主线的调查路线。3)具体调查方法(1)面谈(2)走访(3)问卷调查(4)召开座谈会第4章业务分析4.3组织目标分析4.3.1组织目标分析的意义和任务组织目标(GoalofOrganization)是组织的奋斗方向，组织的一切工作都将围绕着组织目标展开。信息系统是直接为组织目标服务的，信息系统建设的目标、规模、速度都应该根据组织目标而定。因此，在业务分析时，首先应该分析组织目标。第4章业务分析4.3.2组织目标分析的基本内容组织目标分析(GoalAnalysis)主要包括组织使命分析、组织目标结构分析和组织目标的实现策略分析等内容，见图4.1。图4.1目标层次结构组织策略子目标总目标使命和方向抽象具体第4章业务分析1.组织的使命和方向使命是组织存在的意义和价值，方向是组织发展的长远路线和趋势。组织的使命和方向是组织的根本之所在，认识一个组织，首先要认识组织的使命和方向。例如，某高校P的使命是为我国石油工业和社会培养应用技术型高级专门人才；某书店B的使命是以优质服务和具有竞争力的价格，向本市读者提供丰富的图书，以使本店能够顺利发展。第4章业务分析2.组织总目标组织总目标是为了实现组织的使命，在一段时间内组织所要达到的总体目的和结果。方向是组织向未来发展的一种趋向和希望，而目标则是在具体时限内可度量的结果。例如，高校P的总目标：力争在5～10年的时间里，努力把本校建设成为以理、工、经、管、文等学科为主，省内一流，国内知名，国际有一定影响的多科性大学。书店B的总目标：向本市读者提供一流服务，使本地图书市场占有率达到30%。第4章业务分析3.组织子目标组织子目标是对总目标的分解，子目标可以逐层分解，形成目标树。高校P的子目标：●每年招生3000名本科生，150名研究生，学院规模达到本科生12000-15000人，研究生500-600人。●在近5年内，增设10个本科专业，10个硕士专业，3个博士专业，使学校的本科专业达到45个，硕士专业达到20个，博士专业3个，并覆盖理、工、经、管、文等学科大类。第4章业务分析●教师队伍达到博士80名，教授100名，副教授400名，有5-10名在国内处于领先水平的学科带头人，1-2名院士。●科研资金达到2000万，2个国家级研究中心，4-6个研究方向在国内处于领先水平，科研综合实力达本省高校前5名。●科技产业有较大发展，产业产值达1000万，有2个以上骨干企业和拳头产品。●占地1500亩，资产5亿，有国内一流的实验设备。第4章业务分析书店B的子目标是：●最方便地供读者阅读和购买图书，减少30%的读者购书时间；●近三年每年增加30%的新图书品种；●书店能够快速掌握国内最新出版的各类图书；●能够快速统计和掌握本市读者的购书要求，及时掌握畅销书、滞销书的信息；●入库、出库、盘库的工作效率提高20%；●每年在本市建立一个分店，五年内实现全市图书连锁销售。第4章业务分析4.组织策略组织策略是为了实现组织目标所采取的对策和举措，是实现组织目标的运筹和保证。例如，实现高校P的组织目标，采用以下关键策略：●改变传统办学观念和思路，尊重教育规律，引进市场机制，走多元化办学的路子；●加强内部管理体制改革，改变学校办社会的传统模式，后勤社会化；●引进竞争机制，实行教师岗位聘任制，优胜劣汰，强化岗位管理，提高师资水平；●实行学分制管理，放宽课程限制，尊重学生的专业选择；●扩大国际、省际和校际交流；●改革学生管理办法，以人为本，尊重个性。第4章业务分析书店计划采取以下策略：●采取开架售书，摆放读书桌椅，为读者提供方便阅读和购书条件；●更改售书结算方法，减少读者结帐时间，提高工作效率；●建立全国出版社、供书商数据库，掌握最新图书动态；●修改购书资金计划，每年增加30%购书资金，以增加图书品种；●对销售图书进行动态统计，及时掌握畅销书、滞销书信息；●修改库存管理办法，提高效率，方便管理；●更新结算系统；●建立书店信息系统，全面提高管理水平和工作效率。第4章业务分析4.4组织机构分析4.4.1概述组织机构是组织的结构框架，是组织为了实现其目标，根据管理的需要，依据组织职能和组织实际所划分的组织系统的结构模式。组织机构呈层次结构，一般分为两层、三层或多层。组织机构既是组织管理的需要，也是组织目标和职能的集中反映，是组织的骨架和纲线。抓住组织机构，也就抓住了组织的主脉。然后顺着组织机构顺藤摸瓜，可以搞清楚组织的其它问题。因此，组织机构分析是业务分析至关重要的一步。第4章业务分析4.4.2组织机构分析(OrganizationAnalysis)1.机构分析一般通过组织机构图来表现组织机构。组织机构图一般仅能够反映组织的部门设置，以及各部门之间的行政隶属关系。隶属关系是线形层次关系。例如，图4.2是书店B的组织机构图。图4.3是学院P的组织机构图。第4章业务分析图4.2书店B组织机构图书店计划市场部图书书库图书销售部办公室第4章业务分析图4.3学院P组织机构图党办组织部宣传部统战部工会政工院办人事处科研处资产处财务处行政学生处团委教务处石油工程系机械工程系计算机系电子工程系教学石油化工系经济系外语系信息科学系艺术系中文系自动化系成教院图书馆后勤管理处保卫处产业处离退休办服务学院会计科综合管理科规划计划科基建会计科资产会计科工程教研室软件教研室基础教研室计算中心软件研究所校园管理科动力供应科饮食服务科幼教中心物资供应科通信中心文体中心基本建设办第4章业务分析2.职能关系分析除在各部门之间存在隶属领导关系之外，还存在着职能指导关系，而且职能指导关系纵横交织在各部门之间。要全面理清组织管理，就需要理清这些关系。例如，在高校的各个部门之间就存在着教学管理、科研管理、人事管理、财务管理、物质管理等复杂的职能指导关系。图4.4反映了学院P的教学管理关系。第4章业务分析图4.4学院P教学管理关系石油工程系机械工程系电子工程系石油化工系计算机系自动化系经济管理系信息科学系外语系艺术系中文系学生处教育研究所团委研究生部成教学院教务处学院第4章业务分析3.岗位分析在每一个部门中设置许多工作岗位来实施部门的职责。需要认真分析每一个部门岗位的设置情况。在一个单位的人事劳资部门里会有各个部门详细的岗位设置资料。图4.5是书店B的部分岗位设置情况，*表示可以重复的岗位。第4章业务分析图4.5书店B岗位设置计划市场部主任书店副经理书店经理*计划员*采购员书库主任*库管员销售部主任*售书员*出纳员办公室主任*办公人员计划市场部书库销售部办公室书店第4章业务分析4.5组织职能分析4.5.1概述组织职能是为了实现组织使命和目标，赋予组织的职责和功能，有时我们把组织职能也称为组织功能。例如，为了实现一个大学的使命和目标，就需要具有招生、教学、科研、学生管理、财务、人事、设备、资产、后勤等职能。第4章业务分析●职能是由组织的目标和使命确定的，不同的组织目标和使命将会有不同的职能。●职能具有结构特征。对组织的职能可以层层分解细化。例如，招生职能又可以细化为招生计划、招生宣传、招生安排、招生过程管理等职能。●组织的职能需要赋予一定的机构和岗位来承担，因此，每一个机构和岗位应该具有明确的职责。●组织职能具有相对稳定性，而组织机构具有多变性。第4章业务分析4.5.2职能分析组织职能分析(FunctionAnalysis)的第一种方法是从组织使命和目标出发进行分析。组织职能分析应该牢牢地抓住组织的使命和目标这个基准点。考虑：●为了实现组织的使命和目标，组织应该具备哪些职能？●所确定的组织职能与组织使命和目标是否存在相互抵触的地方？●所确定的职能是否一定必要？组织使命和目标是分析和筛选组织职能的重要准则。第4章业务分析组织职能分析的第二个方法是从组织的机构和岗位入手进行分析。因为组织职能总是要落实到确定的机构及岗位来承担，而组织机构和所设置的岗位总是具有确定的职责，这些职责的总和也就构成了组织的职能。由于组织机构是组织管理的必需要素，而且在组织中十分显见，因此，从组织机构入手分析组织职能，比直接从组织使命和目标出发进行分析更具有操作性。第4章业务分析由于组织机构的设置除了考虑组织目标和使命之外，还需要顾及人事、管理、社会及其组织临时性需要等因素，因此相对于组织职能来说，组织机构具有易变性。组织机构的职责绝大部分是根据组织使命和目标的需要而设置的，但也存在一部分职责是为组织的临时需要而设置的。另外，由于组织机构具有相对的分立性，它会把一些本该统一的组织职能因组织机构的划分而强硬地分解成为多个彼此独立的条块。因此，采用这种方法分析组织职能时，需要把