业务员、配送员费用管理规定AAAAA

制度编号HBJQP0401制度等级C业务员、配送员费用管理规定更改码1目录1目的及使用范围2参考文件3术语4职责5管理规定6记录与存档7发放范围8附则9附件起草部门财务部起草部门审核陈大元制度管理员何云企管部审核熊刚起草部门分管副总审核许明珍总经理签发：陈继厚发放日期：2008.04.02会签胡熠徐清发彭春玲王鹏第1页共18页制度等级C业务员、配送员费用管理规定更改码11目的及使用范围1.1为规范业务员、配送员及驻外办事处费用管理，提高公司效益，现结合公司的费用管理制度，特制定本规定。1.2本办法适用于业务员、配送员及办事处费用的管理工作，其他分公司可参照执行。2参考文件《费用报销及资金使用管理办法》3术语3.1费用：专指企业在经营管理过程中发生的各项期间费用，包括经营费用、管理费用、财务费用。3.2借款：包含出差临时借款、备用金借款、因公借款。4职责4.1费用支出人负责费用原始单据的事由及《费用报销单》（或《支出证明单》）的填写，费用单据的粘贴和费用呈批手续。4.2各部门4.2.1负责人和分管副总负责相关费用的审核。4.2.2文员负责部门费用的登记汇总。4.3财务部4.3.1费用审核会计负责费用的审核。第2页共18页制度等级C业务员、配送员费用管理规定更改码14.3.2财务总监负责费用的审核报批。4.3.3出纳负责对已签批费用的支付。4.4总经理负责费用的审批。5管理规定5.1借款规定5.1.1任何借款须首先规范填写《借支单》，并注明借款事由；借款统一由财务部支付，不得在货款内预支。5.1.2出差人员临时借款报部门负责人同意，送财务总监审核，经公司总经理批准后，方予借支。出差返回后三天内报销出差费用，并于报销的当天到财务部结算借款，未及时结清借款下次不得再借支，同时在当月工资内扣除借款。5.1.3备用金借款（1）春节上班后由各片区经理根据各办事处实际情况拟定本片区各办事处备用金计划，由营销部文员进行审核汇总（原则上办事处备用金标准为省内人均1500元，省外人均2000元），依次经部门负责人复核、分管副总审核、财务总监审核，昀后交公司总经理审批，审批后由各办事处负责人一次性办理备用金借款手续。（2）因业务发生变化需要调增备用金的，需由办事处负责人书面申请，并按上述办理备用金领取手续的程序进行审核、审批。（3）办事处负责人中途发生人事变动时，需办理备用金书面交接手续，由片区经理签字核实后交财务部办理转帐。春节放假前，各办事处负责人须一次性还清所有备用金。第3页共18页制度等级C业务员、配送员费用管理规定更改码15.1.4营销部试用期人员或新入司员工原则上不予差旅费借支或临时借款，特殊情况（差旅费、生病等）需要借款的一律需要办事处以上负责人在《借支单》上签字担保方能办理，并注明还款期限，若借款人未能及时偿还借款，担保人负有连带还款责任。实习人员一律不允许借支。5.1.5个人调动或辞职前须还清所有借款和备用金，未还清者不予办理相关手续；私自辞职未还清借款的，追究担保人连带责任并直接交法务部起诉处理。5.2费用报销规定5.2.1差旅费（交通费）（1）交通工具的选择需根据工作的实际情况，遵循节约的原则进行合理选择。乘坐火车白天连续时间在12小时以内，晚上连续时间在6小时以内的一律不得购买卧铺票。交通费报销时须在摘要栏中按日期顺序记载出差的事由、起止地点及其金额。面值超过5元的车票，须在票据背面注明起止地点；（2）所有连号车票必须说明正当理由，经部门负责人或分管副总确认后方可报销；（3）一般情况下不允许乘坐的士，因工作需要乘坐的士须事先向部门负责人或分管副总确认后方可乘坐；（4）票面金额大于实际金额的，按实际金额报销，并在发票上注明实报金额。（5）公司所在地域或办事处所在地域业务人员、配送员，在不影响工作的情况下，提倡坐公交车或公司便车。如公司为业务员、配送员配备了自行车、电动车的，原则上以骑车为主，自行车或电动车修理费由公司统一包干修理。5.2.2住宿费用（1）业务员、配送员在外住宿费用，按每人每天45元的限额，凭发票经片区经理审核后报销，不另外给予补贴。已设立办事处且已租房的一律在办事处住第4页共18页制度等级C业务员、配送员费用管理规定更改码1宿，不另外报销住宿费。（2）住宿费用报销时须在报销单上注明住宿时间、地点、人数和原因。5.2.3误餐补贴（1）市内业务员、省内配送员在不影响业务的情况下，提倡尽量在公司食堂进餐,按食堂实际进餐数和统一的就餐标准给予食堂进餐补贴,由业务员、配送员自行进行饭卡充值，不另外支付在食堂就餐期间的误餐补贴。非市内业务员、驻外办事处人员因公（开会、培训、收款等）回公司期间的就餐由部门负责人统一填写进餐单在食堂进餐，不另外支付误餐补贴。（2）误餐补贴登记及发放方式：统一由部门负责人指定专人（一般由办公室文员负责）负责误餐补贴餐数的登记。其中：市内业务员、省内配送员按日由专人（一般由办公室文员负责）登记业务外出起始时间和补贴标准，按月汇总交由片区负责人复核；非市内业务员由其自行记录、办事处人员由办事处负责人进行登记，按月回公司后交专人（一般由办公室文员负责）登记，登记人员于次月3日前将上月所有误餐补贴按片区编制表格依次交各片区负责人、部门负责人、分管副总审核签字后，统一交企管部纳入工资内发放。误餐补贴应根据实际出差的人数、天数及餐数，按日期顺序在《费用报销单》中分别填列。（2）各办事处业务员（配置车辆的含司机）的误餐补贴，由业务员（司机）本人自行填报，须经办事处负责人审核签字。（3）具体误餐补贴标准为：a、非市内业务员、配送员及驻外办事处人员在外误餐补贴标准为25元/天，即：早餐5元，中、晚餐各10元。每次回公司后到部门文员处如实填写在外误餐补贴表。第5页共18页制度等级C业务员、配送员费用管理规定更改码1b、市内业务员、配送员在外误餐补贴25元/天，按每人每天早餐5元、中、晚餐各10元的标准补贴。回公司后在部门文员处按日登记外出起始时间和误餐补贴标准。在公司期间自行持饭卡在大食堂充值就餐，补贴标准：早餐1元，中餐、晚餐各3元(公司食堂标准调整后按调整后的标准充值)；在小食堂陪客户就餐时一律刷卡就餐。c、各相关人员对误餐补贴的真实性承担相关责任。5.2.4电话及手机费用（1）手机话费标准：业务员、配送员报销额度实行定额控制,由各部门负责人提出申请计划,经公司总经办讨论确定（详细标准见附件1），超过部分自行承担。对于未超过定额部分彩信、无线上网、与业务无关的附加功能一律由个人承担并在工资内扣除；公司对业务员的手机话费将进行不定期的抽查，在报销额度内与业务无关的私人电话费超过当月电话费10%的部分由个人全部承担，在当月工资内扣除。（2）业务员的手机话费将逐步与各自的经营业绩挂钩，挂钩的内容包括：开发客户的数量、销售额、实现的毛利、路途的远近等。对确因业务拓展需要增加手机话费的业务员，须提出书面申请，经部门经理签字、行政副总审核，由总经理批准。（3）业务员、配送员区域调动，公司配置的手机卡作正常移交。（4）办事处固定电话费原则上每月不得超过200元，报销额度内与业务无关的私人电话费超过当月电话费10%的部分由办事处负责人全部承担，并参照所查金额，公司将对超额部分进行清查，类比承担以前月份的话费，在当月工资中扣除。配备笔记本电脑的网络费用加固定电话费用每月不得超过200元。提倡使用IP电话。第6页共18页制度等级C业务员、配送员费用管理规定更改码15.2.5业务招待费（1）原则上不提倡业务员在外招待客户。业务员因业务需要招待客户，须提前向片区经理和营销部经理申请，超过300元的须向分管领导申请，经同意后在规定的标准内据实报销，报销单上必须注明招待的时间、单位、客户姓名、手机号、进餐人数及地点；报销客户招待费的取消当日误餐补贴，否则误餐费属重复报销，一经查出除在工资内全额扣回外，并在公司内作通报批评。（2）因公司从事的是健康行业，不提倡用香烟招待客户。业务人员的用烟自行承担，公司不得报销。5.2.6配送部托运费用（1）由配送部托运组经办的托运费，须由托运组经办人签字并经托运组负责人审核签字，再由托运组汇总成表；由营销部开票员或办事处负责人审核签字，然后由配送部将相关原始发货单据附在托运单后按费用报销审批程序办理报销手续。（2）提倡固定托运单位，以招标的方式选择托运单位，签订托运合同，取得正规的托运发票，便于法务处理托运纠纷；对于托运路途远、且在山区的（如江西等地）少量需要中途转运的货物，必须作出相应的书面说明，有证明人的必须由其签字证明。必须由证明人签字，并尽量取得托运或转运正规发票（具体标准见附件3）。（3）如办事处配备商务用车，则办事处的商务车辆以市内商务用车为主，不得租借他人使用；如办事处配备便携式自行车的，则以自行车为主，并包干报销修理费。5.2.7礼金支出500元以下，须经营销部经理同意；500-1000元以下，须经营销部分管副总同第7页共18页制度等级C业务员、配送员费用管理规定更改码1意；1000元以上的，须经总经理同意，并取得对方签章的有效票据，票据背面注明送礼时间、单位、联系人、手机号，报营销部分管副总核实，经总经理批准后方可报销。对方回赠礼品上交给营销部文员处登记。5.2.8房租费用（1）办事处根据实际情况必须事先征得分管副总的同意后方可在当地租房，并遵循实用、方便、节俭的原则。在外租房必须与房东签订经公司法务专员审核的书面租赁合同，合同原件交财务部法务专员存档，并同时提交房东身份证复印件和联系电话等联系方式，合同复印件留一份办事处，交一份营销部办公室存档。（2）房租费报销标准：县级城市月人均200-250元；地级城市250-300元；省会城市3人以上的办事处为600元-800元，3人以下的办事处为500元（详细标准见附件2）。（3）报销费用时，房租费和押金应分开粘贴，房租费作部门费用支出报销，押金作“其他应收款”挂帐记入经办人个人备用金帐户，退租时由经办人负责收回押金交回公司财务部冲减押金挂帐；经办人调离时，办理押金书面过户手续经营销总监签字后转财务部作转帐处理。退房后押金未退、调动后未办理押金过户手续而导致押金损失的由经办人全额赔偿（在工资内扣除）。（4）租赁合同中除有一般性的条款外，必须详细注明财产清单及其估价和水、电、气的已用量、物业管理、有线电视及电话费的缴纳情况，办事处按合同规定缴纳的租金、水、电、气、暖、电话费、有线电视等费用，公司按人均50元的标准凭发票报销水电费，自己开伙的办事处每月另外报销一瓶煤气费，超标部分自理。（5）退房时必须与房主办理好交接手续（含财产清单、水、电、气、物管、第8页共18页制度等级C业务员、配送员费用管理规定更改码1有线电视及电话费的缴止情况），并收回押金；人为损坏导致财产损失发生的赔款全部由损坏人个人承担，无法查明个人的由办事处负责人承担。（6）办事处办公用品和生活用品，原则上从办公室领取，自行购买的需经营销部经理审批，在发票上注明卖方地址、联系人及联系电话并经办公室登记后方可报销。办事处办公用笔记本电脑由总经理批准后在公司领取，由办事处负责人保管或指定专人保管，用于公司正常业务查询及发送消息或邮件，不得用于个人上网或借给他人。因保管不善遗失的，按“笔记本电脑借用协议”执行。（7）办事处租赁房屋应本着节约的原则，不得超面积租房，更换租赁房屋时，未到期的部分租金必需扣回。5.3费用报销基本原则及要求5.3.1费用报销填写、粘贴的一般原则（1）报销的费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得伪造发票；报销单一律需用兰色或黑色钢笔或水性笔填写，不得用圆珠笔、毛笔和铅等填写；各种原始凭证必须字迹工整清晰，大小写一致，不得涂改，并须注明购买单位名称或个人。（2）费用分类粘贴原则：a.作为费用报销的发票和不作为费用报销到期可以收回的款项如押金、保证金等收据要分开粘贴；b.作为费用报销的发票按是否是正式发票、非正式发票和无票费用项目（如业务招待费、差旅费、电话费等）等分类粘贴，不得将不同的费用项目粘贴在同一报销单上；c.正式发