业务梳理与功能建模

业务梳理与功能建模——信息资源规划（IRP）系列讲座之五企业信息化到了中高级阶段，企业领导和信息主管（CIO）需要对全企业信息系统的功能进行总体把握。特别是当业务发展变化以及管理人员使用计算机的水平提高之后，企业的业务人员和各级管理人员会对现有的一些应用系统不满意，但对期望的新系统的需求又讲不清楚，这就面临如何进行应用软件开发或进行选型的问题。通过信息资源规划，在全面梳理业务流程，建立起全企业信息系统功能模型之后，就容易根据各子系统、功能模块和程序模块的具体情况，优化、整合、选购、定制或新开发，从而形成在市场竞争中具有快速反映能力的、完善的信息系统。业务梳理与业务模型信息资源规划之所以要进行业务分析，是为了按信息工程的思想方法来重新认识企业，以便能系统地、本质地、概括地把握企业的功能结构。这就是人们常说的“业务梳理”。按照信息工程方法论，我们采用“职能区域－业务过程－业务活动”这样的三层结构来梳理业务，这就是业务模型(BusinessModel)。职能域(FunctionArea)是对企业中的一些主要业务活动领域的抽象，而不是现有机构部门的照搬。例如，某制造厂的职能域有：经营计划、财务、产品计划、材料、生产计划、生产、销售、配送、会计、人事等。每个职能域都含有若干个业务过程(Process)。该制造厂共有37个业务过程，其中材料需求、采购、进货、库存管理、质量管理，这五个业务过程属于“材料”职能域。每个业务过程都含有若干个业务活动(Activity)，如“采购”业务过程包括“提出采购申请单”、“选择供应商”、“编制采购订单”等业务活动，它们是基本的、不能再分解的业务单元。如果将上述识别、定义企业的职能区域、业务过程和业务活动看作是一件简单的事情，就难以进行全面业务梳理，建立有效的业务模型。因为业务模型的建立，需要业务人员与IT人员达成共识，需要一定的理论指导和反复讨论，而这本身也是提高企业管理人员素质的一项重要工作。在进行了业务梳理和业务模型的建立之后，才能进一步进行计算机化可行性分析与功能模型分析。计算机化可行性分析与功能模型并非所有的业务过程和业务活动都能实现计算机化的管理，经分析可以发现：◆有些业务过程、业务活动可以由计算机自动进行；◆有些业务过程、业务活动可以人-机交互进行；◆有些业务过程、业务活动仍然需要由人工完成。我们将能由计算机自动进行处理的、人-机交互进行的过程和活动，按“子系统-功能模块-程序模块”组织起来，就是系统功能模型（FunctionModel）。全企业系统功能模型表述方法是：列出全部子系统并简要描述每一子系统，列出每一子系统所含的功能模块并作定义，列出每一功能模块所含的程序模块。例如，下面的图表是某制造厂信息系统功能模型的一部分。现举例说明：为得出功能模型，如何对业务活动做计算机化可行性分析。首先，看下面的部分业务模型：“编审材料需求计划”业务活动对于原先的人工处理来说，任务是明确的、可行的，但对计算机信息系统来说，则任务是不明确、不可行的。因为，子系统功能模块程序模块人力资源子系统机构管理机构信息管理负责人信息管理员工管理员工基本信息管理员工考核信息管理工资管理工资变动信息管理工资核算管理………业务过程业务活动材料计划管理编审材料需求计划编审采购计划表编审采购计划编排材料需求计划和审查材料需求计划是两种信息处理过程，其中，编排材料需求计划，首先需要采集各基层单位的材料需求信息，然后再进行汇总，并对照当前库存信息；而审查材料需求计划，首先要审查各基层单位的材料需求是否合理，一般来说，这是非结构化或半结构化的处理，不易实现自动化计算。经过分析，两类人员达成共识：对基层单位材料需求的审查，继续沿用人工审查方法；设“录入基层材料需求计划”程序模块，设“汇总基层材料需求”程序模块，自动分类汇总计算各计划期的材料总需求；而“编辑采购计划”可以作为人-机交互的程序模块。经过这些具体分析和规划，得出的功能模型如下：功能模型的建立与使用信息资源规划组在进行系统功能建模时，要充分利用需求分析资料和有关的信息系统知识、经验，这些都是系统功能建模的重要资源。为此，需要注意：1、认真做好需求分析资料的复查工作，其中与功能建模直接相关的复查工作包括业务分析结果（即业务模型，重点是职能域和业务过程的定义）的复查和数据流程图（一、二级数据流程图相匹配，并与业务模型相一致）的复查。复查决不能仅限于在系统分析员和业务代表中进行，一定要使业务部门负责人参与进来，最终达成共识。2、经过复查确认的业务过程和业务活动，再经过计算机化可行性分析，就会有相当多的部分被选入系统功能模型。3、企业已有应用系统行之有效的功能模块或程序模块应予以继承，还有其它应用软件的有用模块也应该吸收，这些模块也被加进系统功能模型。4、最重要的是为落实业务流程重新设计（BPR），上述几点都不是简单的堆砌，而是使功能模型充分体现新的业务流程，新旧模块需要有创新性的组合。功能模块程序模块材料计划录入基层材料需求计划汇总基层材料需求编辑采购计划需要着重说明的是，功能建模拟定的子系统是“逻辑子系统”（面向规划、设计人员），而不是“物理子系统”（面向最终用户）。许多计算机应用系统都是按当前的组织机构和业务流程设计的，“系统”或“子系统”名目繁多。机构或管理一变动，计算机应用系统就得修改或重做。事实上，只要企业的生产经营方向不变，企业基本的职能域是相对不变的，基于职能域的业务过程和数据分析可以定义相对稳定的功能模块和程序模块，这样建立起的系统功能模型能对机构管理变化有一定的适应性。因此，“逻辑子系统”作为这些功能模块和程序模块的一种分类（或分组），是对全企业信息系统功能宏观上的把握。然后，在应用开发中按照面向对象信息工程，加强可重用模块的开发和类库建设，这些模块和类库部件都以存取主题数据库为基本机制，就可以按照最终用户对象，组装多种“物理子系统”。如果机构部门变化了，信息系统并不需要重新开发，只是需要对模块/部件做重新组装，因而能从根本上改变长期以来一直无法解决的计算机应用系统跟不上管理变化的被动局面。