代理商业务代表管理

1代理商（业务代表）管理办法2008版为促进防伪事业的发展，规范市场秩序，保护广大代理商的利益和权利，充分利用各代理商的资源优势，鼓励合理竞争，最大限度地扩大公司市场份额，特制订本代理商管理办法（以下简称《办法》）。本《办法》适用于我公司签约授权的代理公司、公司外派的业务机构和直销业务代表。第一部分：代理商（业务代表）的职责一、服从公司统一的市场管理以及价格体系。在规定的授权范围内开展工作，不得自己或者帮助他人采用亚元系统防伪技术制造、销售相关的侵害公司知识产权的产品。并应对自己所有的业务负有直接法律责任。二、配合公司作好入网客户的服务，注重公司的企业形象和商业利益；及时反馈各层面客户的产品改进和建议；对于第三方侵害甲方权益的事件应及时通报，并主动收集证据和进行相关的处理行动。三、按照公司统一的合同标准文本，包括《亚元防伪系统企业入网合同书》以下简称《入网合同》与《亚元防伪系统订货协议单》以下简称《订货协议》。如确需对《入网合同》或者《订货协议》进行修改的，应提前和公司客服部协商并取得书面认可。签约后须将《入网合同》和《订货协议》及企业的相关证件等客户资料交公司客服部审核备案。四、原则上代理商只能在代理区域内销售公司产品，如在代理区域2以外有市场资源的，需要填写跨地区开发业务申请表，由客服部协调确认后方可操作。五、严格遵守市场规则，不得擅自以低于规定的最低销售价出售代理产品或销售非授权代理产品，特殊情况须经公司书面批准后方可执行。六、注重销售人员的培训，包括业务技巧、生产流程、纹理知识、目前流行的防伪技术比较等，要有能力自行组织一些小型的软性推介会，解决客户的疑难问题，促成项目成功。第二部分：市场业务管理规则一、凡从事“亚元防伪系统”推广工作的业务机构，均须公司以书面形式确认其资格。业务机构包括代理公司、直销代表、办事处或其他推广机构，有效资格未经确认的机构，不得从事亚元防伪系统的推广工作。公司以代理合同、合作协议、业务授权书等形式确认上述业务机构的有效资格。凡从事亚元防伪系统推广工作的业务人员，须为上述业务机构的工作人员，并以该机构的名义开展推广工作。二、“亚元防伪系统”涵盖多种防伪技术产品，业务机构在签订代理合同时明确其所在区域的产品代理类别，并根据不同技术产品签订相应代理权限。每一合同年度完成后，将根据代理商所签订的完成量进行考核，如无法完成合同规定当年的50%任务量且无合理原因，将取消代理商资格，其原有客户仍由该代理商进行服务，公司保证其利益不变。三、各业务机构应该要求业务人员按时提交工作报表，督促、指导、3检查其工作进展，充分掌握本机构所开展业务的全部情况。四、各业务机构应每月按时以电邮或传真的方式向公司客服部提交的市场信息报告。五、公司客服部收到各机构提交的反馈后，由专人负责分类、登记、建档。如出现两个或两个以上的业务机构同时操作同一个客户的业务时，将根据各机构所提交的表单中反映出来的真实信息书面进行有期授权，决定由何业务机构在授权期内继续操作。六、公司客服部的授权将依据以下规则进行；1、时间性：在同等条件下，由最先与该客户进行了有效接触的业务机构继续洽谈。2、有效性：两个或两个以上的业务机构同时与某客户有接触时，客服部将区分一般性接触和有效性接触，决定由有效性接触的机构继续洽谈。一般性接触指：电话联系、送交过介绍资料、初次拜访、与非关键性人物洽谈等；有效性接触指：有特殊关系、与关键人物洽谈一次、已发生物质赠送行为等。3、有利性：两个或两个以上的业务机构均同时与某客户有利时，公司将区分那个机构更利于洽谈成功，决定由更有利的机构继续洽谈。判断“有利性”的标准是：离客户更近、可以节约差旅费、拥有更高素质的业务员、在该客户所属行业已有成功推广经验、该业务机构综合实力明显强于对手等。4、鼓励性：在授权时还将参考以下因素：有广告投入、业绩突出、信誉良好、无拖欠货款现象、敬业、在提交的工作表单中从未发现虚假4内容等。符合上述条件的业务机构，在授权时可能处于较为有利的位置。5、惩罚性：未提交或未按时提交工作表单的业务机构，在发生业务争执需要授权时，公司将不保护其利益；未客观真实填写业务信息，或被证实曾在表单中提交过虚假信息者，在面临授权时也将处于不利地位。七、如果客户主动要求从几个同时与其有接触的业务机构中挑选一个愿与之继续洽谈的业务机构，公司尊重客户的选择。九、如某业务机构有压价竞争、贬低对手等恶意行为，公司以书面劝诫；如再发生上述恶意行为，公司在授权时将不保护其利益；上述行为严重时，属于违约，公司可以取消其业务资格。十、已经授权给某个业务机构的客户，经三个月的洽谈仍未有实质性进展，公司有权重新决定，另行确定业务机构接手洽谈。但确有理由者可以申请延期三个月，延长时间最长不超过半年。十一、公司客服部负责管理各业务机构提交的表单，保证资料不被盗窃或丢失，保证不把业务信息泄露给第三方。十二、服务政策：公司在现有客户服务部基础上设立片区经理责任制，其主要工作为各自负责分管片区代理商服务，包括日常业务服务、宣传支持、培训支持等，按照公司的销售策略，全面贴近代理商、支持代理商；配备了专业技术人员，负责新产品、新技术的开发，为代理商提供全面的技术支持：a、强化沟通，单口对外：公司所有业务、客户投诉等业务，全部5由片区经理专人负责，所有代理商的服务工作需要与公司联系的，全部归口至责任片区经理，便于服务工作的追溯，便于业务的操作；b、首问负责制：在内部分工的基础上，实行首问负责制，无论相关负责人是否在岗，首次接到电话或询问的员工，将作为首问责任人，若首问责任人与具体负责人不同时，首问负责人将负责监督相关责任人针对具体业务的完成情况，若未完成或完成不好引发投诉，首问责任人与具体责任人负同等责任，若首问责任人与具体责任人相同时，直接处理相关事宜；c、建立投诉快速反应机制：凡是接到代理商或客户投诉，必须在8小时内做出响应，不能在8小时内解决的，也应在8小时内做出答复，告知解决办法、时间；若具体负责人工作不力、效率低，引起代理商或区域销售代表的不满，可直接向公司分管领导投诉；d、全面提升查询统计分析报告水平：对于已经有查询统计报告要求的企业，公司将一如既往的按照企业要求提供，对于没有查询统计需求的企业，公司将每个季度提供一次查询统计分析报告，发送至代理商或区域销售代表处，便于代理商与客户增进沟通；e、宣传支持：公司将指派专人负责宣传策划工作，负责如下工作：1)、负责宣传资料的整理，分发；2)、参加各种行业内展会，全面推广纹理防伪技术；3)、配合代理商和区域销售代表的产品宣传和资料整理；4)、公司新产品、新工艺的推广宣传工作；5)、为代理商和区域销售代表提供全面的宣传支持。6第三部分：《入网合同》的签订程序及管理规定一、各代理商及业务代表按照公司有关合同管理流程与首次入网的客户签订《入网合同》及《订货协议》。二、首次入网的企业在签订《入网合同》前，必须先进行入网审核，审核营业执照、税务登记、商标许可、生产许可等有效证件，以核实该产品的合法性，签订合同时提供上述复印件给客服部备案存档，同时提供入网客户主要负责人的联系方式，以便客服部核实该《入网合同》内容的真性。各代理商及业务代表负责合同签约前的具体业务工作，及时审核并向公司提供入网企业的基本资料。三、客服部负责初次入网企业的资格评审，并按标准对常规合同的定价、生产周期、付款方式、交付方式、产品质量标准、违约责任等项目进行审核；如果合同条款超出了公司的标准范围，则协同其他相关部门进行评审。四、常规合同指产品无特殊工艺和特别质量要求、定货量在300万枚以下的合同，交货期为预付款到帐后30天以上，价格在规定标准内（见价格表），付款方式为预付30%货款,其余货款在发货前支付，运输方式为零担或汽运；五、特殊合同指合同内容中的价格、交货期、付款方式等项目超出规定标准，并对工艺和质量有特殊要求的合同。六、当各代理商及业务代表与企业确定业务合作时，首先要对该企业效益、经营信誉、资金状况等进行全面调查，并向企业索取企业的营7业执照、税务登记证、生产许可证、商标注册证、产品质量检验合格证等有效证件；经销商的产品入网还须提供具有合法经销权的证明文件；境外企业产品入网，须提供所属国家或地区的上述文件，以确保产品为正牌合法的产品；并将上述的证件和样标设计要求初审后一起交公司客服部进行入网资格审查。七、当确认企业资信状况符合要求时，各代理商及业务代表与企业签署《入网合同》，并按合同规定条款内容签署《订货协议》。《入网合同》寄回公司盖章后，转给企业。八、各代理商及业务代表与企业签署的合同属于常规合同时，可按常规合同的规定填写合同内容，并在企业盖章确认后用快递将《入网合同》原件寄回公司客服部进行审核盖章。九、在企业签订《入网合同》和《订货协议》（企业盖章并转预付款）后，为提高工作效率，可将银行电汇凭证及《订货协议》内容先传真给公司客服部下达生产计划，之后将原件寄给公司办理盖章手续。十、客服部收到合同原件，对合同内容进行复审后到行政部办理盖章手续。并将盖章后的《入网合同》和《订货协议》原件寄给入网企业，一份合同原件由客服部留档管理。十一、当各代理商及业务代表与企业首次进行业务合作并接受企业定货时,必须由公司直接与企业签订《入网合同》；当该企业再次定货时,如未超出已签约的范围，不需重复再签；一份《入网合同》可适用多种产品的多次定货。但每一次定货都必须签订《订货协议》。十二、具有独立法人资格并具增值税一般纳税人资格的代理商，在8公司与企业签订《入网合同》后，可以与企业以供货方身份直接签订《订货协议》,同时以买方身份与公司签署《订货协议》,其签订程序按本规定有关条款执行。十三、当公司与企业签署《入网合同》和《订货协议》时,负责该业务的代理公司或销售代表同时须与公司签署“结算协议”以避免不必要的纠纷。第四部分：其他业务流程及操作办法一、样标设计与生效：在下单之前，如果需要由公司进行样标设计时，必须书面（传真、邮件等）给客服部提交《样标设计申请》，并注明具体的设计要求，客服部安排公司的设计人员根据代理商的需求进行设计，设计好的样标通过传真、邮件、快递给客户确认，由客户书面签字确认生效。30万以上的定单需要客户对纹理纸打样确认。在生产前由代理商要求客户提供包装实物，由公司做粘贴试验并确认所选择材料，以明确相关责任。二、退（换）货处理程序，当交付的产品在验收或使用中出现不合格时，经我方代表确认属我方的责任时，可办理退货或换货。1、客服部人员依据客户投诉，填写〈退货（换货）申请单〉详细说明退换货的原因、数量、品种，请生产、物流、市场、财务部门会签，再报主管领导批准。2、办理退换货时，客户须将不合格的产品全数退回公司。由客服人员交回物流部进行实物销毁，同时通知技术部进行数据删除，并填写〈标9签销毁记录表〉；如果被确认的不合格品不能退回的，客户需要提供加盖公章的书面销毁证明以及现场销毁的拍照记录，同时要有代理商签字证明。公司将销毁产品的数据删除，方能办理财务、发货等手续。3、流程：客户（代理商）投诉客服部核实相关部门会签主管领导审批客服部通知相关部门办理退货手续（结算、下单、不合格品销毁、发货等）。三、销售政策1、市场划分为我公司的地区的以渠道销售为主，空白地区市场欢迎和支持各代理利用资源开发客户，空白地区客户实行先备案后准入的原则。发现目标客户和资源后需要先和客户经理确认和备案，以避免多渠道多口进入客户。空白地区的销售按代理所在区域一个价格体系执行。非我公司市场区域的可以销售非纹理的关联码和监管码防伪技术。2、凡代理商或区域销售代表超额完成合同任务的，经年底核算，超额部分超过500万枚时，该超额部分在原标准价格基础上让利5%，超额达到1000万枚时，超额部分在原标准价基础上让利10%。3、凡代理商或区域销售代表当年销售的所有新增客户累计定货部分达到500万枚以上时（年底核算），其新增客户价格在标准价格基础上让利5%；新增客户累计定货达到1000万枚以上，其新增客户的价格在标准价格基础上让利10%。本条优惠和第一条可以同时适用。4、经批准已