呼叫中心业务介绍

呼叫中心业务介绍2012年1月12日呼叫中心的主要应用领域从行业需求角度来看，呼叫中心主要涉及以下领域。（1）客服部门在客户服务部门中设立呼叫中心，有助于树立企业形象，提高企业管理水平，同时改善服务质量，提高服务水平，规范服务管理（服务内容，服务范围，服务方式，服务对象，服务意识，服务考核）。（2）销售部门电话销售中心（如航空售票，汽车销售，医药销售等），用于售前咨询，售中支持，售后回访。（3）技术维修部门（因涉及责任，每个话务员会通过录音实现责任划分）（4）广播电台热线（5）政府部门热线呼叫中心的主要应用领域（6）水力，电力，铁路等系统调度的电话录音系统（7）银行（8）信托投资公司（9）人寿保险业（10）医疗卫生部门（医院，医疗服务站）（11）旅游部门(咨询，投诉等)（12）电信部门(声讯服务，故障申报，查号系统，计费系统等)（13）交通部门（96566运政热线）（14）邮政部门（包裹查询等）（15）物业部门（物业催缴费系统，保修系统等）（16）教育领域(教育热线，招生热线系统，家校通平台，注册管理等)呼叫中心的主要应用领域呼叫中心部分专业名词解释▪CTI—计算机电信集成▪IVR—交互式应答▪FOD—自动传真应答▪ACD—自动呼叫分配▪语音信箱服务VM▪呼叫同步转移CTI—计算机电信集成▪CTI技术是从传统的计算机电话集成(ComputerTelephonyIntegration)技术发展而来的，最初是想将计算机技术应用到电话系统中，能够自动地对电话中的信令信息进行识别处理，并通过建立有关的话路连接，而向用户传送预定的录音文件、转接来话等。而到现在，CTI技术已经发展成“计算机电信集成”技术(ComputerTelecommunicationIntegration)，即其中的“T”已经发展成“Telecommunication”，这意味着目前的CTI技术不仅要处理传统的电话语音，而且要处理包括传真、电子邮件等其它形式的信息媒体。CTI技术跨越计算机技术和电信技术两大领域，目前提供的一些典型业务主要有基于用户设备(CPE)的消息系统、交互语音应答、呼叫中心、增值业务、IP电话等。IVR—交互式应答▪InteractiveVoiceResponse，即互动式语音应答，您只须用电话即可进入服务中心，根据操作提示收听手机娱乐产品。可以根据用户输入的内容播放有关的信息。FOD—自动传真应答▪FaxOnDemand，即自动传真应答▪向客户提供传真服务或定时给客户发送信息。完成自动接收传真到服务器上，由用户自己选择文件，系统自动将传真发送到用户的传真机上。传真数据存储：把传真数据保存为文件，同时建立管理检索库。传真数据合成：把图像文件和业务数据按一定的格式合成为传真文件。ACD—自动呼叫分配▪自动呼叫分配ACD（AutomaticCallDistributor），也称自动排队机，负责客户电话的均衡分配，系统能够实时跟踪坐席状态并依此生成有效坐席队列，依据排队算法，将呼叫插入最合适的坐席队列。系统可以根据实际需要随时更改来电处理方法ACD—自动呼叫分配来电分配方式循环振铃（Hunting）：循环检测各坐席，直到发现空闲的坐席。集体振铃（RingDown）：在呼叫到达时，同一组的坐席的电话一起振铃。按记忆分配：系统自动记录以往通话记录，并将来电转入上次通话的坐席。按客户转接：和CRM结合，直接将客户来电分配到所属专有坐席，VIP客户得到最快速服务。自动排队（ACD）：空闲时间最长，在ACD等待队列中，呼叫者可以听到等待的人数、自己等待的时间或一段音乐等。业务量均衡：根据坐席的接听情况，选择一个空闲时间最长的坐席来服务。按归属地转接：系统可自动根据来电号码的地区归属转接不同的坐席，以利于不同的区域客户由不同的坐席服务。语音信箱服务VM（VoiceMail：语音信箱）▪用于客户的留言及播放，如客户对服务提出投诉或其他要求时可进行留言，以便让话务员来处理。VM可以在收到留言时，通过手机、呼机、固定电话等方式通知当事人。服务人员可以在公司内部的任一分机收听留言，如果刚好出差在外，也可以远程听取留言。我们可以将语音信箱里的留言，通过E-mail送到服务人员的信箱中，以便他随时随地读取。呼叫同步转移▪当客服人员在为客户提供服务遇到无法解决的问题时，这时客服人员会选择将电话转给熟练的坐席及相关部门，在电话转出的同时，客户的基本资料及此次通话记录概要也同步转移至受话者，免去不必要的问询时间，既提高了效率又节省了客户的宝贵时间，从而增强了客户的满意度，更是提升了公司的服务形象。人工坐席客户端功能介绍1.登录：将坐席软件与服务器软件建立连接，开始可以使用这里的全部功能。2.退出：坐席软件与服务器软件断开连接，这里的全部功能将不能使用。3.自动拨号：在软电话面板中输入电话号码，系统自动拨号，无需在电话上拨号，非常方便。（对于耳机式电话就必须有此功能）。4.挂断：可以将电话挂断（对于耳机式电话就必须有此功能）。根据客户的需要，将进行自动语音应答（IVR）的话路转接到人工座席上，客户将和座席员进行一对一的交谈，座席员解答客户的咨询或输入客户的信息。系统将根据客户的来电号码自动从数据库中取出相关的客户资料并显示在界面上，此时，您可以对客户资料进行新增、修改、删除、保存操作。人工坐席客户端功能介绍5.录音：将通话的内容录到硬盘的文件，以便以后使用。6.停止：停止录音。7.留言：给服务人员留言。8.听留言：服务人员可以听是否有人给他留言。9.远程接听（抢接)：无需跑过去，就可以接听同事的电话。10.免打搅(示忙/示闲)：在不希望有人打搅的时候使用此功能，你的电话将不在振铃，再按一次则恢复。11.转接电话：呼入分机转接：座席A将一个客户呼入来电转接到一个其它内部座席B。呼出分机转接：座席A外呼接通客户后将电话转接到一个其它内部座席B12.电话会议：可以实现多方通话。13.收发传真：每一服务人员可以使用此功能接收和发送传真，无需传真机。发送和接收的传真文件保存在服务器上。人工坐席客户端功能介绍14.听公司介绍：对于用户询问的问题，机器中已保存了标准的回答，这时可以将呼叫者转移到听标准的语音播放中。对于需要常常向用户解释某类问题（如如何开户、收费标准等），使用此功能可以大大提高工作效率和提升服务质量。15.发送短消息：客服中心内部工作中沟通、交流的有效工具，更是管理人员的有效管理工具。地址簿：建立个人的地址簿，方便拨号，以免记忆很多电话号码。16.来电历史：详细记录来电号码、来电者姓名、来电日期和时间等。17.外线状态：显示外线的使用情况。内线状态：显示内线的使用情况18.鼠标点击拨号：在坐席使用的软件界面的各模块（CRM或进销存）中的任意部分如果有电话号码，则点击即可自动呼出，大大提高工作效率。班长席（质检子系统）▪利用录音信息、数据库信息等进行质检，实现对分组、话务员工作质量的客观评价，为实施奖罚，提高话务员的业务水平、提高服务质量提供依据。呼叫中心产业的分类与形态•按呼叫中心的建立主体归属权限分类•按座席规模划分类•按照采用的技术分类分类与形态按呼叫中心的建立主体归属权限分类▪在呼叫中心产业中，存在着自建（In‐HouseCallCenter）、外包(OutSourcingCallCenter)、托管及设备租赁（或有称应用服务提供商型，即ApplicationServiceProvider）等多种分类与形态。自建呼叫中心▪自建呼叫中心是指使用到呼叫中心的用户（政府或企业）自己投资建设的呼叫中心，其目的在于利用呼叫中心来开展自身业务，自建呼叫中心一般只用于处理与自身业务与服务相关的呼叫业务，并不对第三方厂商提供呼叫中心服务。自建呼叫中心网络拓扑图自建呼叫中心—优势1系统构建选择空间大：呼叫中心厂商及系统集成商数量庞大，企业可根据自己的需求选择。2符合传统项目建设模式：对于企事业单位及政府相关职能部门，采购自建是比较习惯的系统建设模式，尤其是政府及事业单位更适应自建模式。3系统管理维护自主性高：对于有丰富运营呼叫中心经验的企事业单位及政府相关职能部门来讲，自建模式能更好的发挥其在呼叫中心运营过程中所构建的庞大运维团队作用。自建呼叫中心—劣势123托管呼叫中心▪呼叫中心托管服务，顾名思义就是企业把呼叫中心系统交给专业公司来建设和管理。而企业自身把稀缺的人力和财力资源集中到核心业务上，有关呼叫中心的建设、维护、升级改进等工作都由提供呼叫中心托管服务的专业公司来负责。托管呼叫中心网络拓扑图托管呼叫中心—优势1)可有效控制呼叫中心建设成本：托管模式投入成本低，初期投资为零，座席数量可随需增减。2)与企业其他系统融合更为顺畅：托管模式提供更为开放，更为友好的第三方系统接口，可保证与企业CRM、ERP等管理系统无缝融合。3)对企业个性化需求反应更快：托管模式更突出专业化服务，对客户个性化需求可以即时响应。4)系统建设周期大幅缩短，呼叫中心部署更为灵活：托管模式由于无需初期建设投资，企业决策更快；而且系统开通迅速，一般没有特殊的要求，1个工作日就可以开通服务，坐席没有空间限制，可放置与任何数据网络和电话网络通达的地方。5)系统更为安全稳定：托管模式所有系统的维护工作都由专业技术专家负责。呼叫中心系统放置在专业的电信机房里面，保证7×24小时的稳定运行。6)系统维护成本大幅缩减：企业只需要担负本地客户数据库等简单日常维护。与传统自建模式维护成本相比托管模式企业维护成本几乎可忽略不记。托管呼叫中心—劣势对于有呼叫中心经验的企业优势不突出：相对于有丰富呼叫中心运营的企业（如运营商、银行等），在其传统呼叫中心业务层面托管服务优势不明显。不适合目前国内采购模式：目前托管行呼叫中心具备上线短平快的特点，操作简单，方便，实用。因此对于企事业单位及政府相关职能部门，不符合其项目建设采购模式。外包呼叫中心▪外包呼叫中心则指有关的用户将自身的呼叫相关业务外包给第三方的呼叫业务提供商（呼叫中心），一般要支付一定的外包费用，这样的呼叫中心可以称为外包呼叫中心。在外包呼叫中心领域里，用户或厂商可分成发包方和接包方。发包方指的是企业委托第三方全面管理或部分管理其呼叫中心的业务。而接包方则是指企业投资建设呼叫中心的目的在于利用所建呼叫中心来为其客户提供客户自身的呼叫中心功能性业务，或客户服务，或商业营销。外包呼叫中心—优势系统开通较为迅速，没有系统建设成本：用户可以依托外包呼叫中心较为快速开通呼叫中心业务，省略了烦琐复杂的呼叫中心系统及设备的选型，而且没有一次性成本投入。运维由外包公司负责：外包公司一般具有相应的运维人员，可以提供良好的运营维护，保障系统的稳定运行。呼叫中心系统涉及到通信技术及IT技术等多方面的集成技术，对于具备一定规模的呼叫中心，运维难度大，且对运维团队要求较高。外包呼叫中心提供整体呼叫中心业务方案：外包呼叫中心提供包括系统、场地、人员的整体呼叫中心业务方案，客户只需要把项目需求提交给外包呼叫中心，日常运营的开展完全由外包商负责。外包呼叫中心—优势呼叫中心规模有一定的灵活性：由于采用外包模式，呼叫中心座席数量可以具有一定的灵活性，在增加座席数量上更为便捷，但减少座席数量需要在一个周期合同完结后从新实施。更为专业的呼叫中心运营管理：外包呼叫中心提供的外包服务，更为突出的是其专业的呼叫中心运营能力和人力资源，在呼叫中心的运营管理方面优势明显。外包呼叫中心—劣势1）价格比较昂贵：外包价格比较昂贵，并不是所有的业务都适合于利用外包呼叫中心，通常那些非核心业务、阶段性业务、简单重复业务、尝试性业务、缺乏足够人力支持的业务、没有能力或不愿意提供7×24小时服务的业务，可考虑外包给第三方呼叫中心来开展。2）安全无法保障：选择外包，企业所有的客户资料的安全性及保密性是令人担心的问题，无法保障自身的数据不被泄露。3)管理存在隐患：由于业务具体开展人员是外包呼叫中心员工，在具体业务管理上面存在不小的难度，无法达到实时调度，实时管理。呼叫中心设备租赁业务▪呼叫中心设备租赁业务是指企业全部或部分