干部人事档案管理业务

1《干部人事档案管理业务》讲义第一章干部档案材料的收集第一节收集工作的依据、概念、意义、原则及种类一、收集工作的政策法规依据一是《干部档案工作条例》，二是《干部人事档案材料收集归档规定》。中组部、国家档案局1990修订下发的《干部档案工作条例》是我们现在从事的干部人事档案工作包括干部档案材料收集工作的总的指导性法规；而中组部1996年修订下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，则对干部人事档案材料的收集范围、收集方法、归档要求、监督检查等都作了具体明确的规定，是我们从事干部人事档案材料收集整理工作的具体法规依据和行动指南。二、收集工作的概念干部人事档案的收集工作，是干部人事档案管理部门，根据本单位干部人事管理权限范围及干部人事档案材料的收集归档范围，向有关部门收集所管理的干部人事档案及形成的干部人事档案材料，集中起来，统一管理的工作。概括起来说，就是干部人事档案管理部门取得干部人事档案及材料的工作。包含三层含义：一是收集本部门管理干部的人事档案，有协管任务的单位，还要收集协管干部的档案副本及材料，以保证干部人事工作的基本需求；二是收集形成的符合归档范围的档案材料；三是只有干部人事档案管理部门才有权收集干部档案材料，非干部人事部门不得以任何理由扣留和收集干部人事档案材料。收集干部档案材料，不断充实干部档案内容，为组织上历史地、全面地考察、了解和正确使用干部提供依据，是干部档案工作的根本任务，因此，干部档案材料收集工作在干部档案工作中处于特殊地位，它的意义可以从三方面来理解：１、收集工作是干部档案工作的首要环节。干部档案工作分为收集、鉴别、整理、保管、利用、转递工作等环节，收集工作是首要环节。干部档案材料不是由干部档案管理人员编写形成的，而是产生于和干部有一定关系的各有关组织的现实工作中。将有关组织过去和新近形成的干部档案材料收集到干部档案管理部门，既是干部档案工作的起点，又是贯穿于干部档案工作始终的一项经常性工作，干部档案工作的其他各个环节都是在收集工作的基础上进行的。干部档案工作正是通过收集这个环节把干部的档案材料收集起来，为整个干部档案管理和建设工作提供客观物质对象的。因此可以说，没有收集工作，便没有干部档案工作。２、收集工作是干部档案工作的基础。干部档案管理部门只有将干部档案材料及时、全面、准确的收集起来，按《干部档案整理工作细则》进行认真鉴别、整理，干部档案信息资源才能得到开发和利用。如果收集工作不扎实，收集的材料残缺不全或者只收集到一些零散杂乱、价值不大的干部档案材料，就会直接影响到干部档案工作的其他环节。（收集工作2好比工业生产中的原材料供应，没有足够的符合质量的原材料，工业生产就不能进行。）从整理工作来看，如果是成套材料，收集不全（如有头无尾或者有尾无头，缺结论或缺批复）就会给整理工作带来很大困难，甚至无法进行整理。从保管工作来看，如果一个干部的档案材料分散在几个单位没有收集起来，就无法做好集中统一保管工作。从利用工作来看就更为重要，如果材料收集不齐，就不能全面、准确地反映干部的真实面貌，就会给档案的利用造成很大的不便。干部档案工作人员必须花大气力做好收集工作，将该收集的材料统统收集齐全，才能帮助组织上全面了解干部和正确使用干部。３、收集工作是实现干部档案集中统一管理的基本途径。干部档案材料是各机关、团体、企业、事业等单位在干部、人事工作中动态形成的，具有来源渠道多、零星、分散的特点。而干部档案的利用则要求相对的集中，即一个人的材料必须集中在一起。通过收集，就可以解决分散和集中的矛盾，实现干部档案的集中统一管理。四、收集工作的原则《干部人事档案材料收集归档规定》明确规定：“干部人事档案材料收集归档，要本着实事求是的原则。着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实干部档案，有效地为干部人事工作服务，为人事决策服务，为社会主义现代化建设服务。”同时，我们收集档案材料，还受国家有关法律、法规的保护和监督。收集工作分普遍收集与定向收集普遍收集是指干部档案管理部门对实际工作中批量产生的干部档案材料，集中力量来进行收集。如统一布置填写的《干部履历表》，还有整党期间形成的《党员登记表》，调整工资的晋升工资审批表、《年度考核表》等，可定期通知有关单位限定日期上交。定向收集是指随着干部情况不断发生变化，分散地不定时地形成的干部档案材料，如干部评、聘专业技术职务、入党、出国、奖惩、审计等材料，要经常性地及时向有关单位索要。第二节收集材料的范围及途径干部人事档案材料收集的范围，是指干部人事工作和其他工作中形成的应归档的干部档案材料。反映一个干部社会实践活动的材料是多方面的，但并不是所有的材料都要归于干部个人档案，有的属于文书档案或其他专业档案的归档范围。干部档案材料的收集有明确的范围。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，反映干部政治思想、品德作风、业务能3力、学识水平、工作实绩等材料就是干部人事材料的收集范围。也就是我们通常所讲的收集反映干部“德、能、勤、绩、廉”等方面的档案材料。划清干部档案材料收集范围，可以避免错收和漏收。根据中组部制定的《干部人事档案材料收集归档规定》，干部档案材料的收集范围有201、在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。23、考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）4、审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审5、国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校学生（学员）登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记6、评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，7、创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有8、政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料9、更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成10①中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书（１－２份系统、全面的）、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表，民主4评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料；②中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；11、表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉12、纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤销处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复，离婚材料等。13、干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料）；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退（离）休审批表等材料。14、考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。15、办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。16、办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（出境）审批表等材料。17、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。518、健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。19、办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书。20、其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。明确了干部档案材料的收集范围，我们就可以根据各种不同的材料找到各种具体的材料收集途径。例如：我们可以通过组织人事部门收集干部人事工作中形成的各种人事档案材料；通过筹备党代会、人代会、政协会议以及工、青、妇等群众团体会议的部门或临时机构收集代表登记表、委员登记表等材料；通过教育、培训机构（部门）收集各种学习培训材料；通过评审、聘任专业技术职称、职务的部门收集评聘专业技术职务（职称）的各种材料；通过党、团组织收集各种党团材料；通过审计部门收集干部审计材料；通过纪律检查、监察、司法及有关行政部门收集干部的各种处分材料；通过干部本人收集干部的有关创造发明、科研成果、著作、论文等材料的目录；等等。准确把握上述档案材料的收集范围和途径，是干部档案工作人员做好档案材料收集工作的必要条件。需要特别指出的是：我们在实际工作中发现，我们的干部档案中很少有关于干部各类审计及干部民事、刑事判决书的材料，而领导干部离任审计等审计工作已开展了好几年了，各级干部的各类民事、刑事案件也时有发生，说明我们收集这几类材料的渠道还不畅通，产生这几类材料的单位还没有主动送交材料归档的意识，管档单位也没有积极主动做好新形成的档案材料收集工作。关于县管干部的民事判决材料，希望审判机关的及时与相关单位沟通联系，积极主动地做好相关材料的收集工作，并及时送交管档单位归档。第三节收集工作的方法和要求一、收集工作的方法干部档案材料的收集工作，是一项政策性强、涉及面广、艰苦细致的工作，干部档案工作人员在把握收集工作的范围和途径的基础上，还必须针对本单位干部档案工作的实际情况，研究收集工作的基本方法。当前来说，做好干部档案材料收集工作一般方法有：6（一）疏通渠道，理顺材料形成部门与档案管理部门的工作关系。干部档案材料来源很多，涉及面广。要完整地收集一个干部的全部档案材料，首先必须疏通渠道。干部档案管理部门要主动与有关单位取得联系，建立制度，并向他们进行收集工作意义、注意事项及哪些材料应归入干部档案等的宣传。材料形成单位应把及时送交归档材料，当作自己的职责和（二）研究和掌握材料形成规律，把握收集工作的主动权。干部档案管理部门及其工作人员应主动研究各类材料的不同特点，掌握不同材料的不同形成规律，把握工作的主动权。一般来说，材料形成有时间规律、信息规律。时间规律。一定的时间形成一定的材料，有相当数量的材料是按一定的时间规律形成和产生的。比如，各单位每年年底要对干部一年来的工作进行考核，形成年度考核材料。每年年终年初都要结合总结工作，评选先进工作者、先进生产者，就必然形成先进事迹材料。还有每逢重大纪念日，如“三·八”节，县妇联要表彰一批“三·八红旗手”和妇女模范，就必然要形成一批模范事迹材料，每年“七一”县委要评选和表彰一批优秀党员，就必然要形成一批党员先进事迹材料，等等。如果我们掌握类似上述的时间规律，就可以及时地把这些事迹材料收集起来。否则，时过境迁，这些材料就有可能散失，造成不可弥补的损失。信息规律。所谓信息规律