指导书第4部分(日常业务处理业务20至24)旧版科目

298业务20、31日业务内容：1．在总账系统中，凭证的出纳签字、审核与记账2．总账系统以外的其它系统结账操作步骤：1.在总账系统中，凭证的出纳签字、审核与记账注意：凭证填制人和出纳签字人可以为不同的人，也可为同一人。按照会计制度规定，凭证的填制与审核不能为同一人。在进行出纳签字和审核之前，通常需要先更换操作员。（1）凭证的出纳签字（“[你的姓名]2”）对收、付款凭证进行出纳签字。为了在“[***]2”签字前可以查看凭证中现金流量科目已指定了什么现金流量科目，需要使得其具有相应的功能权限。按“确定”按纽。按“确定”按纽。299选中现金流量科目“银行存款/工行存款”所在行后，按“流量”按纽可查看该凭证的现金流量项目设置。注意：前面在企业应用平台的“设置”|“基础档案”|“财务”|“会计科目”打开的“会计科目”窗口中，执行过“编辑”|“指定科目”设置了1001、100201均为现金流量科目。发现，该凭证已指定了现金流量项目且是正确的。继续按“”按纽可转到后面的其他凭证，然后查看其现金流量项目设置。我们发现：付款凭证0001本来应该指定现金流量项目的，但却未指定，应该要求相应的操作员去为这些凭证进行这方面的设置。我们很容易判断出付款0001是在应付款系统生成的，应该由“[***]3”在应付款管理系统中修改。300选中付0001后按“”按钮。选中第2行即“银行存款/工行存款”后，按“流量”按钮进行设置。301按“返回”按纽。按“确定”按纽返回凭证窗口，然后按“”按纽保存。302按“确定”按纽后，再按“”按纽返回“凭证查询”窗口。下面，我们再次以“[***]2”的身份执行“凭证”|“出纳签字”，进行出纳签字。我们可一张张凭证浏览后发现无问题就按“签字”按钮进行签字处理；也可首先仅仅一张张浏览，如果发现无问题则进行成批签字。303可发现当前凭证已被当前操作员签字了，该操作员的姓名出现在凭证下方的“出纳”栏里。我们也可用如下的方式确定所有的收付凭证均已被签字了。304从上图中可看出，未签字0张（当然指的是收付凭证，转账凭证无需签字）。注意：涉及指定为现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字。凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳自己进行。凭证签字并非审核凭证的必要步骤。若在设置总账参数时，不选择‘出纳凭证必须经由出纳签字“，则可以不执行“出纳签字”功能。可一张张签字，也可执行“签字”|“成批出纳签字”功能对所有凭证进行出纳签字。（2）凭证的审核（“[你的姓名]1”）以“[***]1”的身份重新注册总账管理系统，执行“凭证”|“审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框，输入查询条件，单击“确认”按纽，进入“凭证审核”的凭证列表窗口，双击要审核的凭证或单击“确定”按纽，进入“凭证审核”的审核凭证窗口，检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按纽，凭证底部的“审核“处自动签上审核人姓名，单击“”按纽，对其他凭证进行审核，最后单击“退出”按纽。（可以执行“审核”|“成批审核凭证”功能对查询范围内的所有凭证进行审核，也可以执行“审核”|“成批取消审核”功能对查询范围内的所有凭证取消审核）。具体操作见下。305可一张张凭证浏览后发现无问题就按“审核”按钮进行签字处理；也可首先仅仅一张张浏览，如果发现无问题则进行成批审核。306可发现，当前凭证已被审核。可一张张看，也可通过如下方式检查凭证是否均已被审核。307从上图可发现，未审核0张。注意：审核人必须具有审核权。当通过“凭证审核权限”设置了明细审核权限时，还需要有对制单人所制凭证的审核权。作废凭证不能被审核，也不能被标错。审核人和制单人不能是同一人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标志后才能审核。（3）凭证的记账（“[你的姓名]1”）以“[***]1”的身份，在总账管理系统执行“凭证”|“记账”命令，进入“记账”窗口。第一步选择要进行的凭证范围。例如，在付款凭证的“记账范围”栏中输入“1-4”，本例可单击“全选”按纽也可不进行记账范围设置（注意：全不设置也相当于全选），选择所有凭证，再单击“下一步”按纽；第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按纽。如果不打印记账报告，单击“下一步”按纽；第三步记账，单击“记账”按纽，打开“期初试算平衡表”对话框，单击“确认”按纽，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，系统弹出“记账完毕！”信息提示对话框；单击“确定”按纽，记账完毕。具体见下。按“下一步”按纽。308按“下一步”按纽。按“记账”按纽。按“确定”按纽。309按“确定”按纽。可通过如下方式确定凭证均已记账了。注意：第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未记账，本月不能记账。未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。作废凭证不需审核可直接记账。记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统自动调用“恢复记账前状态”功能恢复数据，然后再重新记账。如果发现已记账的凭证有问题，需要直接进行修改，可通过执行如下“恢复记账前状态”及“恢复记账”两步骤将要修改的凭证恢复到记账前状态，再取消审核后进行修改。恢复记账前状态在总账初始窗口，执行“期末”|“对账”命令，进入“对账”窗口，按Ctrl+H键，系统弹出“恢复记账前状态功能已被激活。”信息提示对话框，同时在“凭证‘菜单”下显示“恢复记账前状态功能”菜单项，单击“确定”按纽，再单击工具栏上的“退出”按纽。如果退出系统后又重新进入系统，或在“对账‘中按Ctrl+H键，将重新隐藏”恢复记账前状态“功能。恢复记账在总账系统中，在执行上面“恢复记账前状态”步骤后，执行“凭证”|“恢复记账前状态”命令，打开“恢复记账前状态“对话框；选择“最近一次记账前状态”单选按纽；单击“确定”按纽，系统弹出“请输入主管口令。”信息提示对话框，输入账套主管“[***]1”的口令（本例中其口令为空），单击“确认”按纽，稍候，系统弹出“恢复记账完毕！”信息提示对话框，单击“确定”按纽。已结账月份的数据不能取消记账。310取消记账后，一定要重新记账。2.月末结账次序及各系统结账的要求（1）各系统结账次序如果所有的子系统均已启用，月末结账时，应遵循以下顺序：①薪资管理、固定资产管理、采购管理、销售管理先进行月末结账，且不分先后顺序。②然后是库存管理、应收款管理、应付款管理和存货核算。③除总账管理、存货核算外的各个子系统均月末结账后，成本核算系统才能进行月末结账。④各个子系统均月末结账后，总账管理才能结账。取消结账按相反顺序进行。（2）各系统结账的要求为薪资管理、固定资产管理（会先对账，不平衡的原因主要有两个，一是在固定资产系统中原始卡片输入有误，导致得到的固定资产原值及累计折旧值与总账中固定资产及累计折旧的期初余额值不相等，使得两系统在起点上就有问题；二是在固定资产系统中执行计提折旧或资产增减等操作，对本系统产生了影响，但没有制单生成凭证或虽生成了凭证但在总账系统中没有对这些凭证审核记账，因为这样对总账中科目帐簿数据没有产生影响，在固定资产系统中的资产更新数据在总账中没有用上去，更新在总账中没做，两系统自然不平衡。可根据原因解决）、采购管理、销售管理、应付（会检查应付单据、付款单据等是否审核，已审核的是否制单生成凭证）应收（会检查应收单据、收款单据等是否审核，已审核的是否制单生成凭证）、库存管理、存货核算（会检查出、入库单据等是否记账，已记账的是否制单生成凭证）。3.具体结账（相应用户）（1）薪资管理结账（“[你的姓名]2”）01月结账注意：月末结转只有在会计年度的1月至11月进行。如果是处理多个工资类别，则应打开工资类别，分别进行月末结算。如果本月工资数据未汇总，系统将不允许进行月末结转。进行期末处理后，当月数据不再允许变动。以“[***]2”的身份执行“业务处理”|“月末处理”命令，打开“月末处理”对话框，然后按提示进行各步骤操作以完成月末处理操作。具体见下。按“确定”按纽。311按“是”按纽。按“是”按纽。进行如下设置。312按“确定”按纽。按“确定”按纽，完成薪资管理系统01月份的月末处理工作。（2）固定资产管理结账（“[你的姓名]2”）只有总账管理系统记账完毕，固定资产管理系统期末才能和总账进行对账工作。①与总账对账执行“处理”|“对账”命令，系统弹出“与财务对账结果”信息提示对话框；单击“确定”按钮。注意：当总账记账完毕，固定资产才可以进行对账。对账平衡，开始月末结账。如果在初始设置时，选择了“与账务系统对账”功能，对账的操作不限制执行时间，任何时候都可进行对账。若在财务接口中选中“在对账不平情况下允许固定资产月末结账”复选框，则可以直接进行月末结账。②月末结账执行“处理”|“月末结账”命令，打开“月末结账”对话框；单击“开始结账”按钮，然后按提示信息逐步完成月末结账处理。具体见下。按“开始结账”按纽。313按“确定”按纽。按“确定”按纽。按“确定”按纽。然后可发现314注意：本会计期间做完月末结账工作后，所有数据资料将不能再进行修改。本会计期间不做完月末结账工作，系统将不允许处理下一个会计期间的数据。月末结账前一定要进行数据备份，否则数据一旦丢失，将造成无法挽回的后果。如果固定资产管理结账后发现有问题，需进行修改，则必须取消结账，其操作过程为：执行“处理”|“恢复月末结账前状态”命令，系统弹出“是否继续？”信息提示对话框；单击“是”按钮，系统弹出“成功恢复月末结账前状态！”信息提示对话框；单击“确定”按钮。注意：如果在结账后发现结账前操作有误，必须修改结账前的数据，则可以使用“恢复结账前状态”功能，又称“反结账”，即将数据恢复到月末结账前状态，结账时所做的所有工作都被无痕迹删除。在总账管理系统未进行月末结账时，才可以使用恢复结账前状态功能。一旦成本系统提取了某期的数据，该期不能反结账。如果当前的账套已经做了年末处理，那么就不允许再执行恢复结账前状态功能。演示版软件因不能进行结转，故无法进行下月业务。正式版软件在进行了年度结转之后，可进行下月业务。（3）采购管理结账（“[你的姓名]4”）执行“月末结账”命令，打开“月末结账”对话框；单击“选择标志”栏，出现“选中”标志；单击“结账”按钮，系统弹出“月末结账完毕！”信息提示对话框，单击“确定”按钮，“是否结账”一栏显示“已结账”字样；单击“退出”按钮。按“结账”按纽。315按“确定”按纽，然后按“退出”按纽。注意：如果采购管理结账后发现有问题，需进行修改，则必须取消结账，其操作过程为：执行“月末结账”命令，打开“月末结账”对话框；单击“选择标志”栏，出现“选中”标志；单击“取消结账”按钮，系统弹出“取消月末结账完毕！”信息提示对话框，单击“确定”按钮，“是否结账”一栏显示“未结账”字样；单击“退出”按钮。若应付款管理系统或库存管理系统或存货核算系统已结账，采购管理系统不能取消结账，也就是说在采购管理结账后再进行应付款管理结账、库存管理结账和存货核算结账。（4）销售管理结账（“[你的姓名]5”）执行“月末结账”命令，打开“月末结账”对话框，其中蓝条处是当前会计月；单击“月末结账”按钮，系统开始结账；结账完成后，“是否结账”一栏”显示“是”字样；单击“退出”按钮返回。按“月末结账”按纽。316按“退出”按纽。注意：若应收款管理系统或库存管理系统或存货核算系统已结账，销售管理系统不能取消结账，也就是说在销售管理结账后再进行应收款管理结账、库存管理结账和存货核算结账。如果销售管理结账后发现有问题，需进行修改，则必须取消结账，其操作过程为：执行“月末结账”命令，打开“月末结账”对话框，其中蓝条处是当前会计月；单击“取消结账”按钮，“是否结账”一栏”显示“否”字样；单击“退出”按钮返回。（5）库存管理结账（“[你的姓名]6”）在库存管理系统中先对原来业务未审核的出库单进行审核（如未做此步骤，在执行“月