政府采购代理机构依法开展业务

2019/10/20广东商学院财税与公共管理学院1政府采购代理机构依法开展业务主讲人：林慕华2019/10/202主要内容政府采购代理机构依法开展业务的重要性如何成为一个成功的政府采购代理机构？政府采购代理机构如何依法开展代理业务？2019/10/203政府采购代理机构依法开展业务的重要性政府采购代理机构是联系采购人与供应商的桥梁，受采购人的委托，依法开展政府采购活动。政府采购代理机构在运作中是否规范，直接影响政府采购的声誉。2019/10/204我国政府采购市场中的社会中介代理行业刚刚起步，其运行机制仍不完善，自律能力也较差。再加上企业法人制度、公司治理结构的不够完善，以及财政、税收、金融、外汇管理体制及价格管理体制等相关方面缺乏配套，加大了代理采购的风险。2019/10/205一旦采购丑闻曝光，媒体和公众的第一反应是：代理政府采购不行。那么，如何才能成为一个成功的采购代理机构？如何依法开展各项政府采购业务？便是我们今天培训的主题。2019/10/206在市场经济中，采购代理机构常会受到市场风险、经营风险和管理风险的内外夹击。而管理风险是内部的，隐而不现的，因而其危害更为可怕。它不仅会使采购代理机构收益下降，市场份额减少，而且更为严重的是它可能使采购代理机构陷入法律诉讼的窘境。因此，采购代理机构要想在市场竞争中健康、稳定地长足发展，建立、健全自身的内部管理制度，降低管理风险很关键。2019/10/207上篇如何成为一个成功的政府采购代理机构？2019/10/208成功的采购代理机构，以下三点是必不可少的：其一，建立系统的采购执业规程，以保持一定的专业水准及适当层次的差异性；其二，形成能推动任何采购方案的专业组织架构；其三，创导能支持任何采购方案的共同文化。2019/10/209一、以客户为中心，强化服务意识采购代理机构作为社会中介机构，客户数量的多少与采购代理机构的生存发展息息相关。因此，应建立客户回访、联络制度，实行客户沟通目标责任制，树立全心全意为客户服务的经营理念。对于偷工减料、违规操作、对客户不负责任等有损客户利益的人和事，要从严查处，绝不姑息。2019/10/2010业务承接对采购代理机构的规模发展具有重大影响，机构负责人必须具备市场观念和竞争意识。在业务承接方面，既要考虑客户的采购动机，也要考虑自身的履约能力。必须保持其超然的独立性、公正性，杜绝以回扣、佣金等商业贿赂行为，以避免贬低自身乃至全社会的声誉的行为。2019/10/2011二、“三层次”消除项目管理弊端目前，我国政府采购的代理机构内部管理存在诸多弊端。尤其是项目管理的不分层次、不设重点、没有目标，严重影响了采购代理机构为客户提供更好的服务，也制约了自身的发展。项目管理是什么？2019/10/2012所谓项目管理，简单讲是由专人进行的专项管理。专人管理，指管理工作由懂得业务且经验丰富的人士来进行。专项管理是指在将采购代理机构的所有项目纳入统一管理、统一规范的前提下，结合采购代理机构的经营管理策略，根据重要性原则，对重要项目实行专门管理，形成关键控制点，在管理中做到有的放矢。2019/10/2013良好的项目管理，不仅提高了管理的层次和深度，使各项管理制度的实施不再流于形式，而且有助于采购代理机构拓展市场、稳定收入，同时又大大降低风险。2019/10/2014在项目管理的实际过程中，根据采购代理机构管理层的需要，可以进行如下三个层次的管理：层次一：针对性管理层次二：重点管理层次三：进取性管理2019/10/2015层次一：针对性管理由于采购代理机构的采构项目繁多，不同性质的业务，其管理方式和侧重点是有所区别的，用统一的要求来管理显然是不合理的，更是不科学的。要对项目进行良好的管理，首先要对其按业务性质来分类，一般可划分为常规采购项目、特殊采购项目。如对计算机、汽车、办公设备等经常性项目，应当侧重对产品价格、服务、品质的信息调研；而对一些诸如医疗设备等专业设备的采购，则应当侧重对供应商的各项资质、业绩及产品性能的审查核实。2019/10/2016其次，在管理过程中，应当严格地督促采购代理机构内部采购执业人员按照“公开、公平、公正”的原则，坚持规范的采购运作程序。对于常规性项目，采购一般会保持一定的稳定性，因此需对该类项目建立动态的数据库。数据库中应包括下列信息：项目供应商的经营规模、经营范围等，以了解各供应商在行业中的地位、行业风险及商业信用、服务质量；项目负责人和助理人员，以对机构内人员进行监督；采购期间，前后采购期间的对比，可为改进工作、提高效率提供依据等等。2019/10/2017层次二：重点管理在上述分类的基础上，还可按业务的规模进行细分，业务规模大的采购项目无疑是管理的重点。随着政府采购制度的不断深入发展，越来越多的采购项目进入到政府采购市场中来，尤其是一些大批量的货物采购、市政工程建设项目等，对整个采购代理机构的业务收入而言，关系重大。2019/10/2018在这种情况下，有两方面必须考虑：一是由于这类业务收入在整个采购代理机构业务收入中占较大的比重，在采购代理机构的经济利益可能受到影响的情况下，是否能保持其公正性；二是由于这类项目业务一旦丧失，会使采购代理机构大受损失，因此必须与采购人建立良好的公共关系，最大程度地为采购人提供满意的服务。由此，对这类项目进行单独管理，针对每一项目的特定情况研究制定相适应的采购策略与办法，就显得尤为重要。2019/10/2019另一方面，对业务规模小的项目也不能忽视，因其可能存在两种情况：一是由于采购代理机构在该方面的知识和经验不足，应对其质量是否达到有关规定或服务是否令采购人满意予以关注；二是该类采购项目市场尚待开拓。2019/10/2020层次三：进取性管理对项目可进一步细化，如按采购人行政层次可分为中央级、省级、地市级、区县级、乡镇级项目采购；按采购项目种类可分为货物类、服务类、工程类等。通过这种细分得到的统计数据，并结合政府公布的统计数据及其他资料，就可以大致推断出采购代理机构的市场份额，并对采购代理机构的发展前景作出判断，观察出新的市场机会。采购代理机构此时可以结合自己的人才优势，积极开拓新的政府采购市场。2019/10/2021三、健全内部治理机制在政府采购代理行业逐步建立起来后，部分采购代理机构存在内部治理机制不到位、不完善的情况，并由此引发了内部不同利益体之间的矛盾激化和深层次管理问题，不同程度地影响着采购代理机构的正常运转和稳步发展。2019/10/2022同时，内部治理机制不完善也直接或间接地导致采购代理机构质量控制制度的失控，削弱了执业风险控制能力，严重影响到行业的公信力。因此，健全和完善采购代理机构内部治理机制问题，是满足社会对行业要求的重要基础和根本保证。2019/10/2023（一）完善章程是核心采购代理机构内部如果没有制定严格的准入和退出制度，关于股权设置、出资人条件、出资人加入与退出等内容在章程中也未加详细说明，那么，一旦出资人之间发生矛盾，就难以找到解决矛盾的依据。因此，加快完善采购代理机构的章程，是作为采购代理机构内部治理机制建设的核心。2019/10/2024（二）建立科学的人事管理制度采购代理机构应建立与内部质量控制相结合的岗位责任制度、能上能下的晋级制度、能进能出的流动制度，充分调动一切积极因素，促进采购代理机构不断发展壮大。采购代理机构应与员工按照《劳动法》签订劳动合同，时间以3～5年为宜；合同中必须明确劳动合同出现纠纷时的处理方式，违约处理办法。2019/10/2025（三）建立规范的财务管理制度采购代理机构应根据现行法规和自身发展的需要，建立规范的财务管理制度，并明确财务公开的内容。出资人之间应做到财务公开、透明。财务收支有章可循、有据可查，年终财务报表应经过外部审计。2019/10/2026（四）建立合理分配制度采购代理机构应实行全面的统一管理、统一考核、统一分配。采购代理机构的利润分配，不应以“资合”作为惟一或主要的依据，而应“人合”与“资合”并重，责任承担与所获报酬匹配，物质鼓励与精神激励相结合，以调动采购代理机构各个层面的积极性。2019/10/2027四、提高职业道德水平严格树立团队精神和整体利益观念，强调个人利益服从团体利益，杜绝私自揽业务、拿回扣致使采购质量下降的现象发生。制定“以事业培养人，用感情挽留人，用体制激励人”的发展战略。2019/10/2028“只让员工讲奉献，不让员工讲索取”这种现象在目前的采购代理行业非常普遍。其结果是，员工频繁跳槽，这也是造成采购质量下降的一个重要原因。因此，采购代理机构的领导应该把员工的利益放在心上，对业务能力、责任心强的人员，采用职务、工资晋升等激励手段，加以褒奖；而对业务能力差、责任心不强的人员，则应坚决予以调整甚至辞退。同时，在采购代理机构内大力倡导一种尊重知识、尊重人才、诚实守信的良好风气。2019/10/2029下篇政府采购代理机构如何依法开展代理业务？DoWhat?AvoidWhat?2019/10/2030DoWhat?现实中，不少地区政府委托代理采购开展得很正常，而有的地区却事与愿违，采购双方经常发生矛盾。不是采购人说采购代理机构设了“陷阱”，就是采购代理机构说采购人不讲理，乱找“岔子”，甚至双方对簿公堂闹上法庭，以至于使委托代理采购失败，直接制约了采购代理机构这类业务的生存和发展。事实上，只要认真做到以下几点，这种失败是可以防止的。2019/10/2031一、“协议”签订前要做到“四验证”一是验证采购人是否具有法人资格，若采购人没有法人资格，则其签订的委托代理协议就没有法律效力，发生纠纷就不能追究采购人的法律责任，也不能依法追究赔偿。同样，如果来采购代理机构联系委托业务的经办人员，未持有采购人出具的全权委托书，其代表采购人签订的委托代理采购协议也会失去法律效力。因此，在验证采购人是否具有法人资格的同时，还须验证其经办人员是否具有该单位法人出具的真实、完整的全权委托书。2019/10/2032三是验证采购人提供的采购项目技术要求是否恰当和完整，稍有疏忽都会使本次采购不理想，不是所购物品技术性能不合要求、实用性差，就是所购物品的技术性能太高不合实际，浪费大，采购代理机构成了替罪羊。因此，认真验证其采购项目的技术要求非常必要。这不仅是对采购人高度负责任的具体体现，也还是提高采购代理机构服务水平的客观要求。二是验证采购人出具的政府采购项目预算，是否经过有权部门批准，未经批准的政府采购项目预算是“白纸一张”，到时，即使所购物品已采购到位，财政部门也会因此预算未经批准，拒绝支付采购资金。2019/10/2033四是验证采购项目的资金来源。这是维护采购代理机构自身利益的需要，否则会影响两方面的经济利益，一方面是采购代理机构的代理费收不到位，另一方面是供应商的货款难以足额到位，这也是导致双方发生纠纷的多发环节。因此，验证其资金来源，不仅要验证其来源的真实性、完整性，还要看其付款方式的有效性。例如，对于分期付款，还要验证其采购人的诚信度，诚信度不高或不讲诚信的分期付款，会直接导致资金的不到位，所以验证采购人的资金来源切不可粗心大意。2019/10/2034二、“协议”内容要做到“六具体”大量事实证明，委托代理采购协议不具体、内容笼统、过于简单，是导致纠纷经常发生的直接因素。因为“协议”内容事关双方责任、权利、义务界限的具体明确，稍有模糊就会发生相互推诿或纠纷。概括起来，以下六方面内容必须具体明确：①采购方式，②采购程序，③采购合同事项④时间要求，⑤供货事项，⑥违约责任内容2019/10/20351.在采购方式、采购程序内容的明确上：其次，实施“协议”所明确的采购方式、采购程序，涉及到由有关方承办的事项应具体明确，如采用的采购方式须报经批准的，还须明确由谁报批，一般来讲应由采购人报批。再如在公开招标中，须聘请公证机构参加的，应明确由采购代理机构聘请，并由其负担公证费。首先应按照《政府采购法》等法律法规所规定的采购方式、采购程序进行明确。不是采购人要哪种采购方式，就写那种采购方式；也不是采购人要简化