深证局发〔XXXX〕187号关于强化业务管理进一步提高保荐工作质量的通知

深证局发〔2010〕187号关于强化业务管理进一步提高保荐工作质量的通知辖区各证券公司：我局在日常监管和现场检查中发现，部分公司在从事证券发行上市保荐业务中，存在保荐业务相关人员违规持有股份、尽职调查不充分、辅导工作不扎实、持续督导工作流于形式等问题。为规范辖区证券公司及保荐业务相关人员的执业行为，进一步提高保荐业务工作质量，根据中国证监会《证券发行上市保荐业务管理办法》（以下简称“《保荐办法》”）以及相关规定，我局现将有关问题进行通报，并就有关监管要求通知如下：一、辖区保荐业务存在的典型问题（一）保荐业务相关人员持有拟上市公司股票22010年3月，辖区某证券公司在对其投资银行事业部进行绩效评估考核自查中发现，公司一投资银行部门负责人在承揽负责某公司上市保荐工作期间，其配偶以拟上市公司子公司员工的名义通过信托持股协议持有拟上市公司股份5万股，并在信托持股协议解除后直接持有该公司上市以后的股份。此外，该部门负责人的配偶还持有证券公司投资银行业务其他客户的股份。证券公司在调查确认相关问题后免去该部门负责人相关职务，并予以开除。目前，我局正在对该公司相关人员涉嫌违法违规问题进行调查。（二）尽职调查工作不充分辖区某证券公司在负责某发行人创业板上市保荐工作期间，未能严格按照《保荐人尽职调查工作准则》的要求进行充分的尽职调查，未及时发现拟上市公司隐瞒报告期内其子公司存在的火灾及处罚、合同纠纷等对发行上市有重大影响的事件。该证券公司在相关事件被举报后方进行核查，发行人因信息披露不完整等原因而未能通过创业板发行审核委员会的审核。（三）辅导工作不尽责我局在日常监管中发现，辖区某新上市公司主要股东在公司发展战略、经营方针与管理理念等方面存在较大分歧，长期不能有效沟通；公司管理层主要成员未能按照法律法规和公司制度的有关规定有效履行职责，公司经营管理处于无序状态；董事会对公司治理、经营管理等方面存在的不规范3情况以及公司发展规划未予重视，且因主要股东意见不统一，董事会在审议公司重大事项时难以形成一致意见，决策效率受到严重影响；公司在采购业务、内部审计等内部控制方面也存在缺陷。负责上市保荐的辖区某证券公司对该公司在治理、经营管理和内部控制方面的问题在上市辅导过程中已经知晓，但并未采取有效措施督促公司整改和规范。（四）持续督导流于形式我局在现场检查中发现，辖区某上市公司高级管理人员和部分员工在控股股东任职，独立性存在问题，与多家公司的关联关系未披露，关联交易未履行决策程序，与控股股东的非经营性往来未披露，公司财务会计相关内部控制存在缺陷。负责上市保荐与持续督导的辖区某证券公司相关人员未能认真执行公司内部持续督导工作规范，持续督导工作流于形式，出具的持续督导调查表没有相关的工作记录或者工作底稿支持，证券公司也没有对持续督导工作实施业务质量控制的相关程序，致使证券公司未能及时发现上市公司存在的上述问题并采取措施督导其改正。二、规范辖区保荐执业行为的监管要求除上述典型案例外，中国证监会近期也通报了涉及保荐业务的相关案例。这些案例有的对保荐机构的公信力造成严重的负面影响，有的影响了发行审核和证券发行市场的正常秩序，有的导致上市公司治理出现严重缺陷和信息披露出现错漏。为此，我局要求辖区各证券公司应严格按照《保荐办4法》和《证券公司内部控制指引》等相关规定的要求，结合公司自身实际情况，进一步健全保荐业务内部控制制度，完善相关流程，并重点在以下几个方面加强管理和控制。（一）加强对保荐业务相关人员的管理证券公司应进一步加强对保荐业务相关人员的培训和教育，除《保荐办法》规定保荐代表人年度业务培训外，证券公司每年至少应组织一次对保荐业务相关人员的集中培训；建立对保荐业务相关人员执业行为监测体系，加大对相关人员执业行为合规性的检查力度，不断提高相关人员的执业能力及职业道德水平，实现对保荐业务相关人员的有效管理，切实维护保荐行业和保荐代表人的声誉。证券公司应建立相关的制度，严格禁止公司高级管理人员、保荐代表人、保荐业务相关人员及其配偶、共同生活的父母子女以任何名义或者方式持有发行人的股份；要求保荐业务相关人员及时向公司申报其直系亲属在保荐的发行人（含下属公司）任职情况、持有股份或者买卖相关公司股票及其他证券情况；要求保荐业务相关人员及时申报与保荐业务和客户相关的其他利益；保荐业务相关人员与保荐业务客户存在利益关系时应实行回避制度。证券公司还应建立和严格执行相关的核查与责任追究机制，对相关人员违反法律法规和公司制度的行为及时查处和报告。（二）建立健全信息隔离墙机制投资银行部门是证券公司最容易掌握上市公司内幕信5息的部门之一，建立健全信息隔离墙，防止内幕信息的不当使用和流动，防范利益冲突问题对证券公司具有较强的现实意义。保荐业务相关人员应当承担保密义务，不得泄露内幕信息或利用内幕信息直接或间接为公司、本人或他人谋取不正当利益。近期，我局下发了《深圳辖区证券公司建立健全信息隔离墙的指导意见》，各证券公司应根据相关要求并结合公司实际情况建立与投资银行业务相关的信息隔离墙，确保公司保密制度、跨墙管理制度、限制清单和观察清单制度、静默期制度等得以有效执行。（三）进一步做好尽职调查工作证券公司应根据《证券公司内部控制指引》、《保荐人尽职调查工作准则》、《证券发行上市保荐业务工作底稿指引》等规定切实做好尽职调查工作,提高尽职调查工作质量。证券公司委派参与对发行人尽职调查的人员应具备良好的职业道德和专业胜任能力，诚实守信；项目保荐代表人、协办人以及其他成员均必须实际参与尽责调查工作，并按法律法规以及公司内部规定承担相应的责任。证券公司及相关人员须保持应有的职业谨慎，尽可能拓展尽职调查手段，充分履行尽职调查义务，防范发行人隐瞒对其有重大影响的事件，确保发行人信息披露的真实、准确、完整。证券公司应督促其他证券服务机构客观、公正、全面地6出具专业意见，结合自身获得的信息对其他机构出具的相关专业意见履行审慎核查义务；对重大事项、存有疑虑的事项或者与其他机构的专业意见存在差异的事项，证券公司应亲自进行调查、复核，必要时聘请另外的机构提供专业意见。（四）高度重视持续督导工作证券公司应充分认识到持续督导工作是规范上市公司运作、夯实资本市场基础的重要外部推力，更是证券公司促进资本市场健康稳定发展的义务与职责所在，切实改变证券公司“重发行保荐、轻持续督导”的现象。证券公司应严格按照《保荐办法》等规定建立健全有效的持续督导工作制度，完善公司内部对持续督导工作的业务流程，特别是监督与复核机制；建立符合公司实际情况的相关激励约束机制，适当平衡发行保荐与持续督导两个工作环节人、财、物的投入比例，并提高督导不力情况的违规成本。证券公司应对每一持续督导项目制订详细的工作计划，委派足够的人员参与持续督导工作，督促保荐代表人及相关人员增加对发行人现场检查、对相关人员的培训与谈话以及对相关问题亲自核查的工作量。（五）完善保荐业务风险与质量控制体系证券公司应进一步完善保荐业务的风险与质量控制体系，强化内核工作。证券公司应为保荐业务风险与质量控制部门履职提供充足的人员保障，风险质量控制与业务运作职能应适当分离；投资银行业务负责人和保荐业务内核负责人7应切实履行对相关业务的职责。证券公司应进一步完善内核制度，加强对保荐项目的质量监督与风险管理，加大对保荐业务工作底稿的复核力度；改进对发行人的质量评价体系，对拟保荐项目的立项、申报等进行充分论证，严把入门关，杜绝以应付审核机构的“闯关”心态进行内核。证券公司应建立和完善保荐业务复查机制，对于未能通过发行审核的项目须启动复查程序，检查保荐业务各个环节是否存在未勤勉尽责的情形；证券公司在回复中国证监会在审项目的反馈意见相关问题时也应检查尽职调查是否存在不完善之处。证券公司应建立和健全相关机制，对于保荐业务相关人员违反利益冲突从业规定、尽职调查和持续督导工作未能勤勉尽责等行为及时采取内部问责措施，同时追究相关负责人的责任。三、工作要求为更好贯彻落实保荐业务相关法律法规的规定和上述监管精神，我局要求：（一）各证券公司应在近期组织相关高级管理人员和投资银行业务相关人员对中国证监会、我局通报的典型案例和相关法律法规、公司制度进行集中学习。（二）各证券公司应立即对保荐业务相关人员是否持有保荐业务客户股份以及存在其他利益情况进行全面清查，并8对保荐业务内部控制的完善与有效性、保荐与持续督导项目工作质量进行全面自查，对发现的问题应进行全面整改，落实责任追究。（三）各证券公司应在2010年8月31日前向我局上报组织学习和自查整改的工作报告；公司可以就自查自纠相关问题按照规定向我局申请责任减免；我局将根据监管需要对各证券公司执业情况及自查整改情况进行检查。（四）各证券公司应在每年4月30日前按照规定向中国证监会报送保荐业务年度执业报告并同时抄报我局；年度执业报告除《保荐办法》规定的内容外，还应包括证券公司对保荐业务相关人员的培训教育情况、执业行为合规性检查情况、保荐项目的尽职调查与持续督导工作情况、保荐业务风险与质量控制体系有效性评估以及年度内对相关人员内部问责情况等内容；除法定代表人外，证券公司负责投资银行业务的负责人和合规负责人也应在报告上签字。（五）证券公司从事财务顾问业务的，也应按照《上市公司并购重组财务顾问业务管理办法》等相关规定，比照上述要求加强对财务顾问业务的管理。我局将通过现场检查等方式进一步加强对证券公司保荐业务的监管力度，并结合上市公司日常监管，检查相关证券公司的持续督导工作情况。对于通过日常监管或外部投诉举报发现的证券公司及其相关人员涉及保荐业务的违法违规行为，我局将依法采取相应监管措施，并在分类评价中予以9扣分；涉嫌违法违规的，我局将予以立案稽查。特此通知二○一○年六月二十九日主题词：证券公司保荐监管通知抄送：中国证监会机构部、发行部、创业板发行监管部。分送：深圳证监局领导，机构处。深圳证监局二○一○年六月二十九日发（打字：陈丽校对：游鸿辉）（印8份）