第5章 业务日常处理的具体方法

第5章业务日常处理的具体方法5.1应收应付款业务日常处理5.2工资核算业务日常处理5.3固定资产核算业务日常处理5.4现金管理业务日常处理5.1应收应付款业务日常处理•应收、应付款管理系统，通过发票、其他应付单、收/付款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供往来账款余额资料，提供各种分析报表，可以合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。本节以介绍应收款日常业务处理为主，应付款管理系统操作方法类似。5.1.1合同•合同管理主要是针对合同的新增、打印和完成情况等进行管理。合同管理主要由以下几个功能模块：合同资料新增与维护、合同金额执行明细表、合同执行情况汇报表和合同金额执行汇总表。1.新增2.维护•【合同（应收）序时簿】窗口可以进行合同资料维护，主要是用来对合同进行各种维护，如新增、修改以及删除等操作。下面介绍如何进入【合同（应收）序时簿】窗口。5.1.2发票处理•销售发票是往来业务中的重要凭证，系统提供对普通发票和增值税发票的各种操作，如新增、修改、删除和审核等。5.1.3其他应收单•其他应收单是指一些非发票形式的应收单据，如应收管理费等，可以对其他应收单进行新增、删除、修改、审核以及生成凭证等操作，操作方法与合同管理和销售发票处理类似。对于系统自动生成的其他应收单则不允许随意删除等，5.1.4收款单•收款单分为收款单与预收单两种类型，这两种类型的处理方式在系统中的不同之处在于预收单不能和销售发票、其他应收单进行关联，收款单可以和销售发票、其他应收单进行关联。•下面介绍一下新增收款单的操作步骤5.1.5退款单5.1.6票据处理•应收票据用来核算公司因销售商品、产品以及提供劳务等而收到的商业汇票，包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。1.新增•企业日常活动中会有许多业务，这些业务会产生许多票据，这时候就需要在财务系统中新增票据。2.审核•应收票据审核后可生成收款单和预收单。以王丽婷的身份登录金蝶K/3主控台。3.背书•收到应收票据后，应收票据到期可以收取现金或银行存款，此时要进行收款处理。如果应收票据没有到期，由于急需资金，用户可以对票据进行背书、贴现处理。4.转出•应收票据到期，不能收到钱款，此时可以在应收票据模块进行转出处理，即再重新增加应收账款。当然，此种业务也可以通过背书转应收款来进行处理。•在【应收票据序时簿】界面单击【转出】按钮，可以对应收票据进行转出操作。只有审核后的票据才可以进行转出处理。应收票据转出成功后状态是【转出】。•应收票据进行转出处理时，应收票据减少，同时系统自动在应收单序时簿中产生一张其他应收单。应收票据转出生成的其他应收单不能在应收单序时簿中删除，如要删除，则取消应收票据转出即可，也不可以修改金额、币别和汇率。其他应收单对应的凭证字号自动取应收票据转出凭证的凭证字号。•若其他应收单已经审核，则不能取消应收票据转出。应收票据转出处理后进行取消处理后状态变为【审核】。其他应收单未审核，则应收票据转出不能生成凭证。应收票据转出凭证只能在凭证处理模块生成。5.贴现•在【应收票据序时簿】界面单击【贴现】按钮，可以对应收票据进行贴现操作。只有审核后的票据才可以进行贴现处理。•应收票据贴现处理后不在应收款管理系统产生任何单据，只是应收票据的状态变为【贴现】。如果需要取消贴现处理，只要在应收票据序时簿的编辑菜单选择【取消处理】即可，且应收票据的状态变为【审核】。应收票据贴现凭证只能在凭证处理模块生成。•选择应收票据与现金管理系统同步时，在应收款管理系统进行了贴现的应收票据，传到现金管理系统时会回填相关的贴现信息。6.收款•在【应收票据序时簿】界面单击【收款】按钮，可以对应收票据进行收款操作。只有审核后的票据才可以进行收款处理。•应收票据收款凭证只能在凭证处理模块生成。应收票据进行收款处理后，不在应收款管理系统产生任何单据，只是状态变为【收款】。在此处进行了应收票据收款处理后，也不用再进行收款单的录入。如果需要取消票据的收款处理，只要在应收票据序时簿的编辑菜单选择【取消处理】即可，且应收票据的状态变为【审核】。7.退票•在【应收票据序时簿】界面单击【退票】按钮，可以对应收票据进行退票操作。目前对应收票据提供退票的情况包括：应收票据审核后、应收票据背书冲减应付款、应收票据背书转预付款、应收票据背书转其他、期初应收票据、期初应收票据背书冲减应付款、期初应收票据背书转预付款和期初应收票据背书转其他。5.1.7结算•结算管理主要指对应收发票、其他应收单与退款单的核销处理，进行核销处理后才能正确计算账龄分析表、到期债权列表以及应收计息表。虽然通过单据的录入可以及时获悉往来款的余额资料，如应收款汇总表、应收款明细表，但由于收款到账的时间差异性等特点，要正确计算账龄分析表、到期债权列表、应收计息表等，不能简单地按时间先后顺序以收款日期为基础来进行计算，必须通过核销进行处理。只有经过核销的应收单据才真正作为收款处理，同时核销日期也作为计算账龄分析的重要依据。5.1.8凭证处理•凭证处理是指将应收款系统中的各种单据生成凭证并转到总账系统，进行凭证处理后相应的数据才可以传入总账系统。在做凭证处理之前各种单据都要先审核。•坏账损失、坏账收回、坏账准备的凭证不在凭证处理模块生成。而在业务发生时直接在坏账处理模块生成凭证。与此相关，坏账收回时对应的收款单也不在凭证处理模块生成凭证，而是直接关联坏账收回生成的凭证。5.2固定资产核算业务日常处理•固定资产的日常处理包括固定资产的增加、清理、变动、卡片查询和凭证管理等。•固定资产不论来源如何，固定资产到达既定地点或完成建造安装后，资产管理部门或财务部门需将固定资产的各项资料准备充分，并在K/3固定资产系统中录入新增固定资产的卡片资料，将新增的固定资产纳入整体的资产管理中。5.2.1固定资产清理一般在下列情况下，企业会对固定资产进行清理处理。•将不适用或不需用的固定资产出售或转让。•固定资产由于使用而不断磨损直至报废。•由于新技术的发展，原有固定资产遭到淘汰而提前报废。•由于非常事故或自然灾害，固定资产发生损毁。•对外投资转出固定资产。•对外捐赠转出固定资产。•以非现金资产抵偿债务方式转出固定资产。•以非货币性交易换出的固定资产。•按照有关规定并经有关部门批准无偿调出的固定资产。固定资产系统提供【固定资产清理】功能来完成对上述业务的处理。5.2.2固定资产变动•变动处理是针对以前会计期间入账的固定资产卡片资料的变动，对当期录入的固定资产卡片，不能在当期变动，可直接通过【编辑】功能修改卡片数据。•固定资产系统支持在一个会计期间内对同一固定资产卡片进行多次变动，但实际上是在原变动记录上的修改，最终在同一期间只产生一条变动记录。5.2.3固定资产拆分•拆分主要为满足企业逐步细化管理的需要，用户可以通过卡片拆分将原来的成批、成套管理的资产（即在固定资产中仅录入了一张固定资产卡片）拆分成单个资产进行管理。卡片拆分既可以处理当期新的卡片，也可能拆分以前期间录入的卡片。要在系统中进行固定资产卡片的变动。5.2.4设备维修•为了帮助企业跟踪设备的检修情况，有计划地安排对设备的维护保养，金蝶K/3系统提供了【设备检修】模块，记录每一次设备检修的情况，并可查询设备检修序时簿、设备检修日报表和设备保养序时簿，供用户从不同角度查询设备检修情况。5.2.5固定资产审核•为了保证固定资产卡片录入和变动的正确性和有效性，可以选择对固定资产卡片及其变动记录进行审核，并可在系统参数中选择【卡片结账前必须审核】、【卡片生成凭证前必须审核】的参数，将审核作为企业固定资产管理的必要环节。5.2.6凭证管理•凭证管理根据固定资产增加、变动和拆分等业务资料生成凭证，并提供有效的管理。固定资产和总账系统连用时，固定资产管理系统生成的凭证将自动传递到总账系统，实现财务业务的一体化管理，保证固定资产管理系统和总账系统的数据相符。•如果在系统参数设置时勾选【卡片生成凭证前必须审核】的参数，则在生成凭证前必须先审核卡片，否则不需要审核。5.3工资核算业务日常处理•工资业务主要处理工资的日常业务，如工资录入、工资计算及审核、工资发放、工资费用分配及相应的凭证管理工作，员工的个人所得税计算等。5.3.1工资录入•在工资录入界面可以实现用户手工录入或引入一些工资项目，并对此进行计算及审核等，以及工资数据的引入引出。5.3.2工资计算•在工资计算界面可以工资职员计算总人数以及各自的工资，并可以打印计算出来的结果。5.4现金管理业务日常处理•现金管理日常处理包括现金日记账和存款日记账等工作。5.4.1总账数据•总账数据主要是从总账系统引入现金日记账和银行存款日记账，引入后的数据可与总账系统数据进行对比。若现金系统单独使用，则不能使用该功能。1.复核记账•复核记账实际上就是出纳人员对总账的现金和银行存款凭证进行复核登账的过程，是将总账系统中有关现金、银行存款数据引入到现金管理系统，可以通过复核凭证的方式登记现金或银行存款日记账的操作。2.引入日记账•引入日记账包括引入现金日记账和引入银行存款日记账。3.与总账对账5.4.2出纳•出纳工作是重要的会计工作岗位，负责核算与管理企业、事业单位最活跃的资金。现金模块的管理是企事业单位财务部门按照国家的政策和规定，对现金收入、付出和库存进行预算、监督和控制，是财务管理中资金管理的重要内容，也是出纳会计的一项重要工作。•我们以现金日记账为例进行介绍现金日记账•现金日记账是用来逐日逐笔反映库存现金的收入、支出和结存情况，以便于对现金的保管、使用及现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督及核算的账簿。现金日记账的登记依据是经过复核无误的收款记账凭证和付款记账凭证。5.4.3银行存款•银行存款是企业一项重要的资产，对银行存款进行管理必须保证准确无误，金蝶K/3提供了强大的银行存款日记账的功能。1.银行存款日记账•银行日记账，也称银行存款日记账，是专门用来记录银行存款收支业务的一种日记账。银行存款收入数额应根据有关的现金付款凭证登记。每日业务终了时，应计算、登记当日的银行存款收入合计数和银行存款支出合计数，以及账面结余额，以便检查监督各项收入和支出款项，避免坐支现金的出现，并便于定期同银行送来的对账单核对。2.银行对账单•银行对账单是银行和企业核对账务的联系单。它由开户银行寄送给开户单位，记录了银行账户收入和支出的详细资料，是单位和银行对账的主要依据。5.5本章小结•本章主要介绍了业务管理系统日常应用的具体方法，主要包括应收应付款业务日常处理、薪资核算业务日常处理和固定资产核算业务日常处理。其中，应收应付款账务处理的重点在于对单据的处理，薪资管理系统日常账务处理的重点在于通过工资数据的编辑和计算自动为用户生成的相关工资报表，固定资产系统日常账务处理介绍的主要是如何对固定资产的增减变动和折旧进行处理。各业务系统是彼此独立的，但又是紧密联系的，而且都与总账系统相联系，这样一来，各个业务系统和总账系统就形成了一个有机的整体，用户可以十分方便地了解和处理企业的各项事务。