第二章账务处理子系统(4)-日常业务处理

1第四节账务处理子系统的日常处理2主要内容凭证管理账簿管理期末处理3总账系统的日常处理是通过凭证处理、记账、期末处理等过程完成会计核算，并通过输出各种账表输出系统处理结果。此系统是一切财务数据的收集点。4总账业务流程图56一、凭证管理会计凭证是整个会计核算系统的主要数据来源，会计凭证的正确性将直接影响到整个会计信息系统的真实性、可靠性，因此系统必须能保证会计凭证录入数据的正确性。包括凭证输入、凭证审核、凭证输出、凭证汇总和记账等过程。7（一）凭证输入记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容。辅助核算往来业务编号9（1）凭证头部分1）凭证字。输入设置时已定义的凭证类别编号或名称。2）凭证号。一般地，凭证号由系统自动产生,并对连续性进行控制。编号由凭证类别编号和凭证顺序编号组成，如：收款1、收款2等。1、凭证输入内容103）业务日期：凭证录入日期，可修改4）附件张数，即本张凭证所附原始凭证张数。11三、网络课程制作特色（2）凭证正文部分1)摘要。即对本凭证所反映的经济业务内容的说明。凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随其内容在明细账、日记账中出现。2)科目。输入科目时,一般输入科目编码，计算机将根据科目编码自动切换为对应的会计科目名称。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最底层的科目编码。录入科目代码，可以按F7查询123）金额。金额不能为“零”；红字以“－”号表示（冲销业务时）；会计科目借贷双方金额必须平衡。4）核算项目的内容。如果在科目设置时定义了相应的“核算项目”，则在输入每笔分录时，同时输入核算项目的内容。13145）合计。自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。6）制单人签字。系统根据当前进入本功能时的操作员姓名自动输入。152、辅助核算数据的输入当会计科目有辅助核算要求时，会出现辅助核算内容，如部门，客户，职员等。（1）外币核算科目如收到外商投资款20,000美元，汇率8.05电汇，编号4561617（2）数量核算科目如新购空白光盘一批2元×100片，转账支票号9011819（3）往来科目：如收回客户欠应收帐款在输入科目回车后，光标移至此处20（4）部门核算如报销本月管理人员通讯费借：管理费用–通讯费—市场部–李丹贷：库存现金21（5）银行类科目如提取现金10000元备用，现金支票号123223、凭证输入的辅助功能常用摘要输入功能（按F7）：2324常用凭证输入功能：调入模式凭证254、凭证输入正确性控制措施凭证类型和编号：系统自动按分类编号，避免重号、漏号，不可修改制单日期：制单日期控制不能为已结账月份，缺省用系统日期，用户可根据情况改，但日期要随凭证编号增加而递增。会计科目有效控制。系统对输入的会计科目进行存在性检查、是否最末级科目检查和符合有关规定的检查。如非法对应科目检查:如收款凭证中借方必要有“现金”、“银行存款”，付款凭证中贷方必要“现金”、“银行存款”，但转账凭证中不能出现“现金”、“银行存款”金额控制：科目金额不能为零。保存凭证时，系统安装“有借必有贷，借贷必相等”的原则检查数据是否可接受。2627（二）凭证查询28审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等如果审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。经过审核后的记账凭证才能作为正式凭证进行记账处理。（三）审核凭证29注：审核人和制单人不能是同一个人,取消审核只能由审核人进行。凭证一旦进行了审核，就不允许对其进行修改和删除，必须通过取消审核操作后才能对凭证进行修改和删除。30审核方法有目测法、二次录入效验（双敲审核）,最常用的方法是目测法。目测法时,可直接根据原始凭证,对屏幕上显示的记账凭证进行审核,对正确的记账凭证,执行审核命令，计算机在凭证上填入审核人名字；对错误的记账凭证，不予审核或执行标错命令。31323334（四）凭证汇总记账凭证全部输入完毕后，可根据输入的汇总条件，有条件地对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账的凭证，也可以是未记账凭证，因此，财务人员可以在凭证未记账前，随时查看企业当前的经营状况和其他财务信息，同时还可以根据数据的异常情况检查工作中失误，从而确保凭证的准确性。353637（五）过账凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账薄中的过程。3839记账处理过程记账凭证的检验：检验凭证是否平衡，如果有不平衡凭证时不能记账。保护记账前状态：记账前，系统将自动进行硬盘备份,保存记账前的数据。开始记账:由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作打开科目发生额/余额表及银行对账、辅助核算的信息，从凭证文件取记录，按照科目发生额/余额表的数据要求分类汇总相关科目的发生额/余额，-逐级汇总、更新上级科目的发生额/余额，同时更新辅助核销信息。记账标志：404142检验上月是否过账或结账:上月未过或结账时，本月不能过账。检验是否通过审核:若有未通过审核的凭证时，不能过账。检验凭证是否平衡:如果有不平衡凭证时不能过账。过账中断发生在正式记账过程中，先通过“反过账”恢复上次未完整过账处理前的状态。过账处理需注意的问题4344（六）凭证的修改（1）过账前的凭证修改未审核的凭证：直接修改已审核的：反审核后修改，再审核45(2）过账后的修改凭证过账后的凭证发现有误，可通过冲销和补充凭证法修改凭证金额少记，科目和方向正确----补充凭证例如：报销差旅费1000元，但在编制凭证时误记为100元，并已登记入账。更正方法是编制调整凭证，会计分录如下：借：财务费用900贷：银行存款900摘要栏注明：调整××号某类凭证46凭证金额多记，借、应贷科目和方向正确，采用负数冲销法（红字冲销法）例如：计提短期借款利息1000元，但在编制凭证时误记为1100元，并已登记入账。更正方法是：将多记金额100（1100-1000）元，填写一张会计科目、记账方向、与原凭证相同，金额为100元的负数凭证用以冲销多记金额，会计分录如下：借：财务费用-100贷：应付利息-100摘要栏注明：冲销（或调整）××号某类凭证。4748二、账簿管理企业发生的业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿，对发生的经济业务进行查询、统计分析的操作要通过账簿输出与管理模块完成。操作者指定输出条件后，系统对数据库中的数据进行临时处理，形成所需要的数据。总账子系统提供的账簿包括：分类账、明细账、日记账、科目发生额/余额表、辅助核算账簿等。49总分类账反映各科目的各月借方或贷方发生额、本年累计、期初和期末余额总分类账簿可引出为Excel等数据文件。5051科目余额表反映各科目的本月借方或贷方发生额、本年累计发生额、期初和期末余额5253明细分类账反映各科目的本期发生的明细账数据，有凭证号，摘要等信息。54查看下一个科目的明细账55多栏式明细账反映所有明细科目和核算科目的发生额，如管理费用下的折旧、工资福利、通讯费56核算项目分类总账反映某类核算项目，比如与客户、部门、供应商相关所有的科目的业务。5758三、期末处理期末处理是指会计人员在每个会计期末要完成的一些特定的会计处理工作，如某些费用的计提、摊销、调汇、结转损益类科目等等。期末处理每月只能做一次。59自动转账在会计业务中有一类凭证，每月有规律的重复出现。例如:每月都需要将制造费用转生产成本的凭证等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月基本不变，金额来源或计算方法也相当固定。因此，可以把此类凭证的摘要、借贷方科目、金额的来源或计算方法预先制成模板，称为自动转账凭证定义。使用时，选择需要的自动转账凭证模板生成凭证，系统就会按照定义生成相应的凭证，不必会计人员每月重复编制，这就是账务处理中的自动转账。60摊销应由本月负担的报刊杂志费。自动转账6162自动转账凭证格式设置完毕之后，在需要生成相应的转账凭证时，就可以生成记账凭证了。注意：不能忘记要将“自动结转”生成的转账凭证审核过账。63汇率调整主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证。注意：不能忘记要将“期末调汇”生成的转账凭证审核过账。64结转损益可以将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目，自动生成结转损益记账凭证注意：在结转损益前用户一定要将所有的凭证全部录入并审核过账(包括自动转账生成的凭证），否则结转损益数据不正确！65期末结账在本期所有的会计业务全部处理完毕之后，就可以进行期末结账了。系统的数据处理都是针对于本期的，要进行下一期间的处理，必须将本期的账务全部进行结账处理，系统才能进入下一期间。在期末处理窗口中单击【期末结账】按钮，系统进入结账处理界面。注意：系统在过账之前要对账务处理进行常规性检查，必须将本期间的所有会计凭证及业务资料全部输入了并且过账之后才能结账。如果系统发现本期内还有未过账的记账凭证，系统会发出警告，然后中断结账。66结束语:思考与回顾一下我们在这节都学习了哪些内容？