Office2007办公软件应用技能培训PPT

Office2007办公软件—应用技能培训2019年10月20日培训讲师：梁影君前言MicrosofeExcel2007是微软公司开发的表格式数据管理系统，也是办公人员必备的数据处理软件。利用Office2007，可以帮助用户进行简单的文档编辑、表格制作以及复杂的数据分析。现主要通过讲解Excel、Word、PPT三部份的内容去提高Office办公软件的应用技能。基本操作数据透视表、图表应用公式与函数123保存与打印4OfficeExcel2007一、基本操作——初识Excel2007标题栏菜单栏工具栏编辑区名称区工作表标签状态条一、基本操作——工作簿工作簿（Workbooks）工作簿文件的默认扩展名：.xlsx（未启用宏），是基于XML的新的文件格式。启用宏的Excel工作簿文件扩展名：.xlsm模板文件扩展名：.xltx默认情况下，可包含三个工作表电子表格软件Excel生成的一个文档文件一、基本操作——工作表工作表（Spreadsheet）文档窗口显示的是一个工作表工作表的标签为Sheet1、Sheet2等，标签可设置颜色工作表的有关操作(1)插入(2)删除(3)重命名(4)移动或复制(5)保护工作表(6)隐藏工作表1、移动工作表和复制工作表的区别在于复制工作表时需要选择“建立副本”。2、移动和复制工作表可以在同一个工作簿内也可以在不同工作簿内。基础知识考考你工作簿与工作表关系？工作簿由多个工作表组成。一个工作簿最多可以有多少个工作表？255一张工作表(2007)最多可由多少行、多少列组成？1048576行*16384列工作表默认对齐方式：数字？文本？日期及时间？数字：右对齐；文本：左对齐；日期和时间：右对齐一、基本操作——输入技巧如何输入超过15位的数字，如身份证号？因为数值型数据有效位为15位，超过15位的有效数据将被去掉。输入时应输入为文本型数据才能完整地保留。如何快速输入一批相同的数据？先选择区域再输入数据最后，按Ctrl+Enter键一、基本操作筛选查找筛选功能：不仅可以实现对文本的排序筛选还可以进行颜色的排序筛选。查询替换功能（Ctrl+F）：冻结拆分冻结窗格：可以实现行或列固定不随鼠标滚动。拆分窗格：可以实现将单个页面擦成几个页面，便于查看数据。各页面有自己相应的滚动条。一、基本操作数据有效性数据有效性功能：利用该功能可以设置单元格输入。使用序列可以实现下拉菜单效果，将选择项用英文逗号隔开。一、基本操作条件格式条件格式可以在很大程度上改进电子表格的设计和可读性，允许指定多个条件来确定单元格的行为，根据单元格的内容自动地应用单元格的格式。一、基本操作数据排序、筛选—多级分类汇总的前提一、基本操作分类汇总对所有资料分类进行汇总。基本操作数据透视表、图表应用公式与函数123保存与打印4OfficeExcel2007二、建立数据透视表借住Excel内置的函数，或者有很多种处理方法，但是效率最好的方法只有一种，那就是对数据进行透视分析，也就是制作数据透视表。二、建立数据透视表详见实操演示二、图表应用创建数据图表有助于进行数据分析，看清数据间彼此的关联及差异，有助于预测和决策。建立数据图表时关键在于选择好源数据和图表类型。二、图表应用——饼图饼图显示一个数据系列（数据系列：在图表中绘制的相关数据点，这些数据源自数据表的行或列。图表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案并且在图表的图例中表示。可以在图表中绘制一个或多个数据系列。饼图只有一个数据系列。）中各项的大小与各项总和的比例。二、图表应用——柱形图柱形图用于显示一段时间内的数据变化或显示各项之间的比较情况。在柱形图中，通常沿水平轴组织类别，而沿垂直轴组织数值。销售额第1季度5第2季度8第3季度11第4季度16二、图表应用——折线图折线图可以显示随时间（根据常用比例设置）而变化的连续数据，因此非常适用于显示在相等时间间隔下数据的趋势。在折线图中，类别数据沿水平轴均匀分布，所有值数据沿垂直轴均匀分布。二、图表应用——条形图销售额第1季度5第2季度8第3季度11第4季度16基本操作图表应用公式与函数123保存与打印4一、OfficeExcel2007三、公式与函数函数的格式函数名(参数1,参数2,----)函数的种类Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。三、公式与函数1.公式的建立公式是由运算数和运算符组成的等式。2.如何创建公式？所有的EXCEL公式都是以“=”开始，所以必须先输入“=”，再输入公式。而且所有公式中的字符均应该用半角方式输入，否则，全角字符将被视为一个字符串。3.如何编辑公式？既然公式也是单元格中的内容,我们同样可以用编辑单元格的方法编辑和修改单元格中的公式。单击要修改的单元格，单击编辑栏，在编辑栏中修改公式。三、公式与函数——SUMSUM(number1,[number2],...])如：SUM(3,2)等于5。直接键入到参数表中的数字、逻辑值及数字的文本表达式将被计算。如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本将被忽略。如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本，将会导致错误。SUM(3,2,TRUE)等于6，因为文本值被转换成数字，而逻辑值TRUE被转换成数字1。三、公式与函数——averageAVERAGE(value1,value2,...)三、公式与函数——countifCOUNTIF(range,criteria)Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域，即（范围）。Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本，即（条件）。如：=COUNTIF（DATA，0）返回包含负值的单元格数量三、公式与函数——VLOOKUPVLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)参数简单说明输入数据类型lookup_value要查找的值数值、引用或文本字符串table_array要查找的区域数据表区域col_index_num返回数据在区域的第几列数正整数range_lookup精确匹配TRUE（或不填）/FALSE适用于日常销售报表、庞大的数据查找统计。三、公式与函数——ROUNDROUND(number,num_digits)number必需。要四舍五入的数字。num_digits必需。位数，按此位数对number参数进行四舍五入。=ROUND(2.15,1)将2.15四舍五入到一个小数位2.2=ROUND(2.149,1)将2.149四舍五入到一个小数位2.1=ROUND(-1.475,2)将-1.475四舍五入到两个小数位-1.48=ROUND(21.5,-1)将21.5四舍五入到小数点左侧一位20三、公式与函数——INTINT（number）Number需要进行向下舍入取整的实数。公式说明（结果）=INT(8.9)将8.9向下舍入到最接近的整数(8)=INT(-8.9)将-8.9向下舍入到最接近的整数(-9)=A2-INT(A2)返回单元格A2中正实数的小数部分(0.5)三、公式与函数——IFIF(logical_test,value_if_true,value_if_false)Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。AB1实际费用预算费用2150090035009004500925公式说明（结果）=IF(A2B2,“超出,OK)判断第1行是否超出预算(超出)=IF(A3B3,超出,OK)判断第2行是否超出预算(OK)A1成绩245390478三、公式与函数——IF公式说明（结果）=IF(A289,A,IF(A279,B,IF(A269,C,IF(A259,D,F))))为第一个成绩指定一个字母等级(F)=IF(A389,A,IF(A379,B,IF(A369,C,IF(A359,D,F))))为第二个成绩指定一个字母等级(A)=IF(A489,A,IF(A479,B,IF(A469,C,IF(A459,D,F))))为第三个成绩指定一个字母等级(C)如果成绩是则返回大于89A80到89B70到79C60到69D小于60F返回的错误值产生的原因#####!公式计算的结果太长，单元格列宽不够；或者单元格中存在无效的日期和时间#DIV/0！公式或函数中的除数为零，或为空白单元格#N/A公式中无可用的数值或缺少函数参数#NAME?删除了公式中使用的名称，或使用了不存在的名称，以及包含不可识别的文本#NULL！使用了不正确的区域运算，或者引用单元格之间的交集为空格#NUM！在需要数字参数的函数中使用了无效的数值，或者公式计算结果的数字太大或太小，Excel无法表示#REF！单元格引用无效，删除或覆盖了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到其他公式引用的单元格中#VALUE!使用的参数或者运算对象的类型不正确，例如当公式中需要输入数字或逻辑值时输入了文本三、公式与函数——公式返回的错误值及其产生的原因基本操作数据透视表、图表应用公式与函数123保存与打印4OfficeExcel2007四、保存与打印——保护工作簿工作簿的保护在Excel中，可以设置工作簿的保护功能来限制修改。四、保存与打印四、保存与打印四、保存与打印四、保存与打印基本操作文档排版格式图表制作技巧123Word文档的特殊应用4OfficeWord2007设置页面大小输入文档内容前最好先设置页面大小。打开的“页面设置”对话框1切换至该选项卡3选择该命令4打开此下拉列表框，从中选择页面大小或自定义页面大小5单击2单击一、基本操作-设置文档的页面布局一、基本操作-设置页边距设置纸张大小后，为了使版面可以更好看，应该给纸张的四周预留一些空隙，所谓的空隙就是Word2007中的页边距。1切换至该选项卡3选择该命令2单击4再此设置上、下、左、右边距5单击一、基本操作-设置纸张及文字方向有时会需要横向打印、而有时需要纸张上的文字纵向输出，这就需要进行纸张及文字方向的设置。1切换至该选项卡2选择任意选项3或选择此命令，打开“页面布局”对话框，设置文字方向2选择任意选项设置文字方向设置纸张方向1切换至该选项卡基本操作文档排版格式图表制作技巧123Word文档的特殊应用4OfficeWord2007二、文档排版格式-查找与替换在录入的过程中难免会出现这样或那样的错误，或是遇上要修改技术性文章中旧的技术性名词，如果不使用查找和替换功能，往往会花费大量的时间。快捷键：Ctrl+F打开的“查找和替换”对话框如果要进行“替换”操作，可切换至此选项卡1单击“查找”或“替换”按钮2在此输入查找内容3单击高亮显示查找到的内容二、文档排版格式-设置字符格式设置字符字体选择要设置字体的字符，切换至“开始”选项卡，在“字体”组中进行设置。2单击此按钮，打开“字体”下拉列表框1选择要设置字体的文本3单击要应用的字体选项二、文档排版格式-设置字符格式选择要设置字号的字符，切换至“开始”选项卡，在“字体”组中进行设置。2单击此按钮，打开“字号”下拉列表框1选择要设置字号的文本3单击要应用的字号选项或在“字号”文本框中直接输入字号，按Enter键二、文档排版格式-设置字符字形Word2007中的字形包括加粗、倾斜、添加下划线、添加删除线、设置上标、设置下标、设置突显色、设置边框和底纹等。原字形倾斜删除线上标边框加粗下划线下标青色突显灰