参展商展会工作流程

展会工作流程总结一、展会前的准备工作：1、获得展会信息，联系参展事宜。需要了解确认的信息如下：¾展会信息：展会的性质规模；往年的参展商、观众及效果；时间；位置。¾展台租赁、使用：展台大小、位置、收费情况；展场用水用电用气的配备（有几个插座、是否可以外接电源）；免费提供哪些物品和服务（桌椅、垃圾桶）；展台使用注意事项（是否可以直接在墙上粘贴挂画）参展商手册、广告：参展商手册上的公司宣传页面的内容、公司简介内容。¾了解展会现场的配套服务备用：比如展具租赁、打字、复印、名片制作、电话、传真、快餐配送、开水供应等；是否为参展商提供座谈会、研讨会场所等。2、展会用品准备。需要准备的物品如下：¾办公用品：参展人员登记薄、黑色签字笔、双面胶、透明胶带、订书机、订书钉、曲别针、剪刀、壁纸刀、收集名片的小箱子、白板和白板笔及板擦（必要时需要准备）。¾其他用品：展会地毯、卫生纸、一次性纸杯、饮用水、咖啡、烧水壶、桌布、电源线、插排、抹布、螺丝刀工具箱、钳子、扳手、展会用的灯具、电视、放置cutway的展架、一个用来收集杂物的箱子。此外，可以考虑准备劳保手套和创可贴、尼龙绳¾宣传用品：产品样本、光盘、展台用的宣传挂画和展板、楣板制作、宣传赠品、产品的CUTWAY、公司相关人员的名片。备注：在展会前需要根据经验预测，将我们的产品样本先成套的准备出一部分，并在产品图册上装订名片备用。¾会场上的运输工具：叉车、小拖车等。需要提前落实会场是否有提供该项服务的机构，提前预约联系好。¾展会用的桌椅、展架等相关物品租赁：根据情况提前落实，和领导确认是否需要租赁。3、车辆、物流、人员调度和仓储。人员调度。¾展会前将各项工作分配提前安排好。例如：准备工作人员分工、布展人员及分工、展会开始后的值班安排（接待人员、讲解人员、拍照摄影人员、卫生保洁、资料搜集人员等）、展会结束的撤展安排。车辆、物流调度。¾像是青岛的这次展会，由于在公司所在地举行，车辆和物流的调度很方便，车辆可以用公司的车辆、物流联系我们的合作单位。¾如果是在异地举办是需要提前联系托运公司确认车辆问题。需要落实的问题：托运方、费用、时间、运输路线、收发货地址。展会上的临时仓储¾提前联系好仓储地点。位置、收费、安保问题都要考虑在内。4、邀请客户¾可能是受限于展会的规模等因素，这次青岛的展会我们没有提前给我们的客户发出到展台交流参观的邀请。¾当展位确定后可以适当的安排人员提前给相关的客户发送参观邀请，或许对于展会的效果有一定的作用。5、展会上的公司财物保险、防盗问题¾这次青岛展会，每天我们展览结束后都是用透明胶带等将我司的展台密封起来，以保护公司的财物。¾在其他的展会上，我们需要提前和主办方确认闭馆后是否有安保措施，以此来决定合适的保险方式。6、公司参展人员礼仪培训和接待客户的注意事项¾参展人员着装要求:黑色西装、皮鞋¾礼仪培训：这次青岛展会，由于只有我一个人没有参展经验，由张经理负责给我做的培训指导、学习了基本的展会礼仪及迎送客户的知识。¾接待客户的注意事项：公司有必要在会前将一些个别客户的接待注意事项统一安排一下。例如，此次展会的仁合公司的人来先后来展台参观询问。尤其是：对外宣传要统一口径，对可能发生的意外进行提前进行模拟。比如有的客户会问公司的年销售额及公司相关信息等信息该如何回答，我们要统一说法。¾展台人员训练：为了保证良好的展出效率和效果，公司有必要使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。二、布展展会参展商布展时间的确认。提前联系好车辆进出的通行证。展会用品到位：¾与托运方确认运输品的到位时间。主要包括：提前准备好的展会用品、CUTWAY、样本资料等各种需要运输到会场的物品。¾搬运工具准备。叉车、小拖车、拆卸工具¾搬运人员到位。布展工作。¾携带布展工具到现场。¾展台卫生打扫、清理。¾张贴宣传挂画、摆放CUTWAY、电视音响设备的调试。¾连接水电气、布置灯光、规整展台。物品仓储。¾将布展后剩余的物品运送到提前联系好的展会临时仓储地点，要注意防盗工作。三、展会开始人员到位。根据提前排好的展台值班表开展工作。¾提前到场，对展台进行布置、检查清点公司财物、连接电源（打开灯光、连接好电视播放宣传片）。¾信息收集：可以根据公司的实际需要，在确定展会人员后将公司需要收集的信息分配到各个员工，请他们利用展会完成相关信息的收集工作（包括搜集某种产品的供应商信息、了解某种设备的OEM信息等）接待客户¾收集客户的名片、登记相关信息。¾根据客户的性质选择性的发放样本资料。OEM厂家根据我司工程师要求发送资料，自己主动要样本的客户，根据性质决定发送产品说明和应用图解。¾对行业内的OEM或只是有意向的客户引导至我司技术人员处，推荐工程师与客户进行洽谈。洽谈完毕后，填写客户信息登记表或是索要名片（如果有项目信息，可以直接备注在名片或者是表格中）。并根据工程师的要求引导客户到我司接待台处，发送样本资料等。¾抓拍照片、留作公司的参展资料。在与重点客户和潜在客户交谈时，可以适当的和对方留影，一方面是让对方觉得你的重视，也便于后续加深对他的印象。¾参展期间，我们除了在自己的展位等待客户来访，还应该多做一些主动宣传手段的手段进行配合，吸引更多人到展位来参观。¾注重形象礼仪。我们都是代表企业面对客户，个人行为举止如何，直接影响着客户对公司的印象。随时查看公司展台的状态，及时清理卫生。闭馆前检查清点财务、断水断电、将重要物品收起、封闭展台。回到公司后整理当天收集的名片信息。四、撤展¾人员到位。¾联系提前找好的物流、叉车和小拖车等按提前商定的时间到位。¾到主板方处归还租赁的展具。¾清点核对公司财物，核对无误后规整公司展会用品、打包运回。¾最后由专门负责清场收尾的同事再次检查撤展是否彻底。五、展会后的信息整理、后续跟进将收集到的名片、客户登记信息整理汇总，对于展会上谈的涉及到项目的重要客户要及时的发送给相关的技术人员，以备后续的跟进。