Office培训课件

Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司Office使用技巧基础教程主讲人：胡翠梅Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司主要内容1Word使用基础2Excel使用基础3PowerPoint使用基础Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司①通过快捷键来建立：在word中按ctrl+N键可以建立一个空白的word文档。②在word中使用“文件”菜单的“新建”命令来完成。③使用右键菜单来建立：在桌面上空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“新建”项，从弹出的子菜单中选择“MicrosoftWord文档”，给这个文档起好名字，这个文档就建立好了。①通过快捷键打开：在word中按“ctrl+O”键打开。②在word中使用“文件”菜单的“打开”命令来完成。③找到word的位置直接双击右键打开。新建文档打开文档页面视图、大纲视图、普通视图。。。文档视图方式Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司①在word中使用“格式”菜单的“字体”命令中更改。②在word中点击工具栏的更改字形、字号、和颜色的按钮更改。③在word中鼠标右击选择“字体”命令更改。④设置字体颜色和背景颜色（不要使用浅亮的字体颜色）。保存文档字体的更改①在word中使用“文件”菜单中“保存”命令。②在word中点击工具栏中的来保存。Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司插入——日期和时间，使用默认格式，在“语言”下拉列表框中选择“中文”，单击确定按钮，在文档中就出现了windows系统的中文日期。插入符号插入日期插入——特殊字符——插入特殊符号；从列表中选择要插入的特殊符号，单击确定按钮，选中的字符就插入到文件中。Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司查找和替换编辑——替换，出现这样一个“替换”对话框，在查找内容文本框中输入要替换的内容，可根据需要选择“替换”或“全部替换”。编辑——查找，在“查找”选项卡”查找内容”输入框中输入要查找的内容，单击”查找下一处”按钮即可。快捷键是：查找是ctrl+F,替换是ctrl+HOffice使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司段落间距把光标定位在设置的段落中，打开“格式”菜单，选择“段落”命令，打开段落对话框，可进行对齐方式、缩进和间距等的设置。对齐方式在word中我们通常用的对齐方式有四种，分别是两端对齐、居中、右对齐和分散对齐，我们可以在“段落”菜单中常规选项卡中选择对齐方式。Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司页眉页脚视图——页眉页脚，可以键入“页眉页脚”的文字或者图片。打印①在word中单击“常用”工具栏上的“打印”按钮。②在word中选择“文件”菜单的“打印”命令。③快捷键：ctrl+P组合键。页号Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司绘制和插入表格①绘制表格：在word中单击’工具栏上的“插入——表格——绘制表格”按钮，鼠标的形状好像是一只笔，在这个单元格的左上角按下左键，拖动鼠标到单元格的右下角，松开左键，就在单元格中加上一条斜线，还用这支笔在表格中添加横线和竖线来拆分单元格。②绘制斜线表头：鼠标放在单元格里，布局---绘制斜线表头。③插入表格：打开“表格”菜单，单击’插入“选项，单击”表格“命令，打开”插入表格对话框，设置要插入表格的列、行，单击“确定’按钮，插入表格还可以使用”表格和边框“工具栏中的”插入表格“按钮，单击”插入表格“按钮拖动光标就可以插入表格了。Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司编号和符号能够使文档更有条理符号应使用比较常用的，比如■、●多级编号层次比较多的文档，应使用多级编号。从而是文档的结构更加明了。Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司多级标题使文档的结构更直观，对于比较长的文件是十分必要的。文档结构图与多级标题配合使用，可快速找到所需内容。目录篇幅较长的文档应使用目录。Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司小标题或主题句先用小标题或主题句明确本段文字的主题，后面在展开描述。Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司插入图片插入——图片——来自文件，选择要插入的图片，单击“插入”按钮，图片就插入到文档中。选中这个图片，界而还会出现一个“图片工具栏”。插入图片单击“图片”工具栏上的“插入图片”按钮，可以打开“插入图片”对话框。Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司特别注意的几个问题①使用正式严格的描述文字，文档中避免出现口语化的句子。②文档写完后，最少要自己读两遍，切记不要出现错别字或句子不通顺的情况。③拷贝使用文字，需要仔细检查，避免内容不符合当前文件要求。④提交文档前，务必要调整格式，“调整格式是文件编写过程中投入产出比最大的一部分工作”村民筒子们，我给嫩说啊，这个东南风今儿刮、明儿刮、后儿还刮。。。Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司主要内容1Word使用基础2Excel使用基础3PowerPoint使用基础Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司①打开新的工作簿在EXCEL中选择“文件——新建”，显示“新建工作簿”任务窗格，根据需要选择空白工作簿或根据现有工作簿。②打开一个现有的工作簿在EXCEL中选择“文件”菜单的“打开”命令，允许我们从我最近的文档、桌面、我的电脑和网上邻居进行选择。③添加工作表单击要添加新的工作表处的工作表标签，然后选择“插入”菜单的“工作表”命令。一次可以添加多个工作表。④删除工作表：右击工作表的标签，在弹出的菜单中选择“删除”命令。工作表和工作簿Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司⑤移动和复制工作表：可以把工作表移动到同一个工作簿的另一个位置，也可以移动到另一个工作簿中。在同一个工作簿中移动工作表，单击这个工作表标签，然后拖动到适当的位置，松开鼠标键即可。复制工作表过程是一样的，只是在拖动工作表之前要按住ctrl键，并且是在释放工作表之后松开ctrl键。移动复制到另一个打开的工作簿：右击要移动的工作表标签选择“移动和复制工作表”命令，从下拉菜单中选取工作簿、移至最后或者前面、要复制工作表就选择“建立副本”选项框。工作表和工作簿Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司①合并单元格：选定想要合并的单元格区域，右击选定区域选择设置单元格格式命令，单击对齐选项卡，选中合并单元格，或者在工具栏中点击合并按钮。②单元格批注：右击单元格选择插入批注命令，输入我们想要批注的内容。管理批注：选择“工具”菜单的选项命令，视图选项卡中有一个标有“批注”的列表框，这个列表框中的三个选项控制批注的显示。EXCEL有连续填充的性质，允许我们填充一连串的标签，而不需要一个个输入，单击单元格按住鼠标左键拖动单元格。自动填充连续标签合并单元格和添加单元格批注Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司①、改变列宽：把指针放在两个列表标签中间的分界线上，单击鼠标左键，向左或者向右拖动分界线。或者在“格式”菜单中”列“命令中选择“列宽”，打开对话框，输入你要调整的列宽，单击确定。②改变行高：把指针放在两个列表标签中间的分界线上，单击鼠标左键，向左或者向右拖动分界线。或者在格式菜单中“行”命令中选择“行高”，打开对话框，输入你要调整的行高，单击确定。①、隐藏列:单击列中任一单元格，选择“格式”菜单中的“列”命令中选择隐藏。隐藏行：单击行中任一单元格，选择“格式”菜单中的“行”命令中选择隐藏。②、显示列和行：选择隐藏单元格两侧的列和行，在列表中右击，从弹出的菜单中选择“取消隐藏命令。改变行高和列宽隐藏列和行、显示行和列Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司选择想要设置的单元格，选择格式菜单中的单元格命令选择字体，在字体对话框中选择。设置单元格字体按下Alt，再按回车键。单元格中换行Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司①在选定单元格或单元格区域右击，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开单元格对话框选择对齐选项。②单击想要应用边框的单元格右击选择单元格格式命令，单击边框选项，选择想应用边框类型的按钮，要选择线型，在边框选项卡右面的样式框中选中一种线条，想给边框加个颜色，单击样式框下面的颜色下拉列表框，单击确定。数据格式对齐和应用边框Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司①创建一个公式创建一个公式必须用“=”开始，选择要填入公式的单元格输入“=”，输入一个具体的数值或者单元格引用，输入一个操作符和另外一个数值或者单元格应用，例如在单元格中编辑“=3*A1”,按回车键，公式就会出现在单元格中。②理解操作符优先权EXCEL并非对所有的操作符一视同仁，有一部分会在其他操作符之前先行执行，这就是优先权。其中有一些操作符的优先权是一样的，例如（+和-）、（*和/）、比较符号（=、、、=,=和）有着相同的优先级。例如：=B3+B4*B5，因为乘号优先级比加号高，乘号会比加号优先处理。如果要改变操作符的处理顺序可以使用括号，因为在括号内部的任何符号优先级比括号外面的高，例=(B3+B4)*B5，当遇到同等优先级的操作符号的，执行顺序应该是按从左到右的顺序，例如=B3/B4*B5公式和函数Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司选择想要放置公式结果的单元格，单击“插入函数”按钮，或者选择插入菜单中的函数命令，打开插入函数对话框。插入函数Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司选择想显示求和结果的单元格，最好是在单元格所有求和数字的单元格的结尾，单击自动求和按钮。EXCEL默认要求和的单元格紧挨在选定单元格的左方和上方，并且自动把这个区域放入函数公式中，这个区域就用不停闪动的虚线标出来，如果所选单元格的左方和上方都有数据，EXCEL默认选择上方的区域。如果EXCEL默认的区域并非我们所要的区域，可以通过单击要选定区域的第一单元格并且拖动鼠标到区域结尾的单元格，来改变区域。单击回车。选择所要求平均的单元格，单击插入函数按钮菜单选择AVERAGE函数，选择你想要求平均的数值，单击确定。使用自动求和使用求平均值Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司MAX函数返回一系列单元格中最大值，MIN函数相反，从一系列单元格中选取最小值。我们可以在单元格中输入MAX、MIN公式，例如：=MAX(B7,50)、MIN(B32:032).求最大值和最小值数据排序选定数据库中的任意单元格，选择数据菜单中的排序命令，在排序对话框中默认的排序方式是按升序根据活动单元格所在的字段进行排序，可以单击下拉列表选取数据库中的任一字段，通过单击选择区域右边的适当单选框，为这个字段选择升序排列或者降序排列。在对话框“次要关键字”区域选择一个字段可以通过另一个字段进行排序，数据库首先以顶端的字段排序，然后根据中间的字段，最后根据下面的字段进行排序，没有必要三个关键字都使用，如果需要的话，我们可以执行只在两个字段上的排序，单击确定。Office使用技巧基础教程山东金现代信息技术有限公司1、选定数据库中的任一单元格，选择数据菜单的筛选命令，自动筛选为数据库中的每个字段创建一套下拉菜单，在字段名的未端放置一个箭头，单击这些箭头显示菜单选项，除了数据库中的字段列出所有的值以外，菜单还有选项、全部、前10个和自定义命令，从下拉菜单中选择“前10个”命令，打开自动筛选前10个对话框。默认值是要在列表中显示前10项，我们可以选择最大或者最小，可以把数值10改为1到500中的任一值，也可以选择百分比而不是项目，因此我们可以选择显示前80%，或者后5项，虽然我们可以选择一个超过100的百分比，单是结果与选择100是相同的。2、从下拉菜单中选择自定义选项打开自定义自动筛选方式对话框，里面有显示行菜单中选择，单击确定