第六章--档案的保管与库房管理

第六章档案的保管与库房管理案件导入ＸＸ商贸公司的档案管理工作十分出色，已经通过了国家二级档案室的验收。该档案室设有专门的档案库房，库房选址及设备配置符合档案保管的要求；库房内装具的配备与排列合理；档案包装材料的使用符合保管的要求；各类档案排列有序日常管理规范，档案保管的制度及手续严密。该公司的档案得到了很好的保管，为提供利用工作创造了极大的方便。案件导入ＸＸ塑料制品公司由于条件的限制，其档案库房为办公用房，并因公司的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生问题和病虫害，档案受潮也比较严重。同时，该公司在档案库房的管理方面比较松懈，例如：档案调阅后未能及时归于保管位置：允许非档案管理人员进入库房查找档案，或跟随档案人员进入库房；在档案库房中放置食品；调阅档案不进行记录等。因此，该公司的档案损坏比较严重，并未发生过丢失档案的事故。案件分析文件归档进入档案部门以后，一方面因利用的需要经常被调出借阅；另一方面，周围的环境对档案物质安全也会产生一定的影响。这就要求档案部门做好档案的有序和安全的保管工作。档案保管工作不仅需要一定的物质条件，而且更需要建立健全管理制度，完善手续，加强日常管理和监测，这样才能为档案营造一个良好的保管环境。第六章档案的保管与库房管理第一节档案保管工作概述一、档案保管工作的含义二、档案保管工作的任务三、档案保管工作的意义一、档案保管工作的含义含义：档案的保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。档案保管工作的内容1、档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；2、档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护；3、保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。一、档案保管工作的含义这三方面的工作，有的要与收集、整理和利用等工作的有关业务项目同时结合进行，有的则须单独组织进行。因此，档案的保管，既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的环节。二、档案保管工作的任务任务：了解和掌握档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的措施，最大限度地防止和减少档案的毁损，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。1、防止档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。2、延长档案的寿命；3、维护档案的政治安全，防止泄密。三、档案保管工作的意义1、档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。2、为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。档案保管工作不是单纯的“为保管而保管”，其最终目的是为了保证党和国家各项工作对档案的利用。因此，档案保管工作的一切措施、制度、办法以至具体的技术处理，都要既有利于保护档案，又要保证当前和长远利用的方便。这是档案保管工作的出发点和检查保管工作做得好坏的标准。档案保管工作的任务和意义1、为什么要重视档案的保管？档案自产生时起，就有可能面临来自人为和自然因素造成的损害。2、档案保管的任务妥善地保管好档案，尽可能延长档案寿命，克服自然、社会对档案寿命构成的威胁。3、档案保管的意义保护国家记忆和社会记忆，再现历史，传承文明。为档案信息的开发利用提供档案物质基础。档案保管工作的基本要求（1）以防为主，防治结合。（2）加强重点，照顾一般。（3）自力更生，勤俭节约。（4）立足长远，保证当前。以防为主，防治结合寻求科学的保管档案的技术方法，这是安全地保管档案的关键所在。保管档案的技术方法具体有：（一）如何预防档案文件的损坏的问题包括人为的、自然的因素，如防盗、防火、防尘、防霉、防虫、防光等等；（二）是对已损坏的档案文件如何进行处治的问题如灭虫、恢复字迹、恢复纸张的机械强度等。在“防”和“治”这两个方面。“防”是档案保管工作的根本和主导方面，也就是说，档案无“病”先防是积极主动的治本的方法，因为从总体上看，未遭损毁的档案还是大量的，应该以极大的注意力首先保证这些档案的长期安全。同时要抓好“治”，尽量延长已损坏档案的寿命。加强重点，照顾一般对于需要长久保管的档案，以及重要立档单位的档案，应该采取措施，加以重点保护，使其既安全又延长寿命。同时，对一般性的档案也不能保管条件太差，在各方面情况允许的范围内，也要适当兼顾。自力更生，勤俭节约档案保管工作必须具备一定的物质条件和一定的技术装备，因而应给予必要的投资，以创造适宜的保护环境和条件。但目前我国经济还不是十分发达，尚不能满足档案保管工作的需要，因此，档案工作人员要发挥主观能动性，本着自力更生、勤俭节约的精神去解决保管中的一些问题。立足长远，保证当前在档案保管工作中，要处理好保管和利用的关系。保管工作的各项制度和技术措施等，既要考虑保护档案，又要考虑到利用的方便；既要立足长远利用，又要保证当前利用的方便。档案保管的物质条件（一）档案库房（二）档案装具（三）包装材料（四）库房设备档案库房库房是保管档案的最基本的物质条件，直接关系到档案的保护和安全。档案库房建筑应遵循适用、经济、美观的原则。档案库的形式、结构、用材、颜色均应考虑隔热、防潮等效果；档案库的窗户应尽可能少而小；库房温度冬季不低于14C，夏季不高于24C，相对湿度45～60％。档案库房注意这样几个问题：（1）库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他物品；（2）档案库房必须坚固，至少应是正规的建筑物，不能是临时建筑；（3）库房应远离火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。因此，全木质结构房屋不宜作档案库房使用，一般的地下室也不能作档案库房使用。库房门窗应有较好的封闭性。档案装具1、档案箱2、档案架活动式密集架积层密集架（通天架）3、档案柜等五节柜（战备箱）手动密集架底图密集柜包装材料1、卷皮2、案盒、卷盒3、档案袋4、包装纸等档案分等级管理和异地安全保管是档案管理部门，尤其是档案馆在档案保管工作中必须重视的一个重要问题。第二节档案的分等级管理和异地安全保管一、档案的分等级管理（一）档案分等级管理的概念含义（二）档案分等级管理的意义（三）档案分等级管理的实施（一）档案分等级管理的概念含义（1）必须建立在对档案保存价值鉴定的基础上；（2）必须有具体的分级标准和相应的配套管理办法；（3）建立在对相关因素的综合评价基础上。包括：档案的稀有程度、史料价值、形成时期、完整程度、形成者的历史地位、文物价值及其历史见证作用等。（4）其实质是对列入永久保存范围的档案实施更有针对性的重点保管。（二）档案分等级管理的意义1、可以最大限度地保证对我国档案财富的安全保管。2、有助于明确区分档案价值，依法治档。3、有助于树立档案馆的新形象，促进档案文化信息的交流和传播。4、有助于推动档案鉴定工作的开展。5、有助于促进其他档案管理业务活动水平的提高。6、有助于档案管理人员鉴别能力的提高。（三）档案分等级管理的实施1、各级国家档案馆要加强对档案分等级管理工作重要性的认识；2、要在调研的基础上，为国家档案行政部门的管理决策提供解决问题的方案；3、国家档案行政部门要加强对这项工作的组织协调；4、应积极推动相关的档案学术理论研究以提供理论保证。二、档案的异地安全保管所谓档案的异地安全保管，是指对那些列入重点保管范围，一旦失去就会对国家、地方、行业系统及立档单位的社会历史记忆的完整性造成严重损害的档案，实行多套留存或备份，并将原件或最珍贵的档案置于相对安全的场所，实行封闭式管理的做法。档案异地安全保管的作用1、有助于延长珍贵档案的寿命，发挥更长久的作用；2、可以达到“此失彼存”的管理实效；3、有助于提高档案管理人员的安全防护意识，培养其社会历史责任感。库房管理工作是档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础，因而只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整个档案工作顺利进行创造必要的条件。第三节档案库房的管理一、档案库房的编号为了有条不紊地管理库房，应将各个库房加以统一编号。库房编号有两种方法：1、为所有库房编一个总的顺序号。编序号适用于库房较少的档案馆（室）2、分区编号。即根据库房所在地的方位即库房建筑的特征进行分区编号，如“东一楼”、“东二楼”、“西一楼”、“西二楼”等。二、档案架（柜）的排放和编号（一）整齐一致（二）避光通风（三）空间利用（四）统一编号，编号顺序是从左到右、从上到下。库房与装具的有序化这主要是指库房与装具的编号以及装具在库房中的排放方式应井然有序，便于日常管理工作的进行。在档案库房较多的档案馆或档案室，应对所有库房进行统一编号。编号方式一般是先编建筑物号（几号库、几号楼），然后再以建筑物为单位编层号和房间号。编号方法一般直接按某种顺序用阿拉伯数字顺次编号。建筑物编号也可加方位标识或直接命名如“东×楼”或“××楼”。库房很少的档案馆或档案室也可以不编库房号。库房与装具的有序化库房内装具的编号方式一般按保管机构或库房房间为单元进行，每一单元内的所有装具按某一排列走向和顺序依次编列号（排号）、柜架号、格层号（箱号），其号码一般也采用阿拉伯数字。装具在库房中的排放方式应考虑方便管理和充分利用库房空间等因素。一般不宜紧贴墙壁，尤其是不能紧贴有窗户的墙壁。装具每一列的走向应与窗户所在墙壁垂直，以避免户外光线的直接照射。各列之间的距离不宜过宽或过窄，一般以工作人员能进行正常工作为宜。三、档案的存放和全宗排列（一）存放和排列（二）存放方式（一）存放和排列在我国一般的档案馆和档案室所保存的档案，都是按照全宗进行整理和保管的，因此当考虑档案存放的时候，首先应按全宗来进行，一个全宗的档案集中放在一起。库房内各个全宗单位，应进行系统排列。全宗排列方法，主要有两种：1、按全宗号流水排列法。这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便。2、全宗分类排列法。这种方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。（一）存放和排列在我国，通常采用全宗群排列的方法，即在保持全宗完整的情况下，安排所有全宗存放地点的时候，尽量将同一时期同一系统或相同性质的全宗放在一起，以保持全宗与全宗之间的联系。当确定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以组织上架，上架的次序应根据档案架（柜）及其“栏”、“格”的编号次序进行。（二）存放方式1、竖放。是目前采用比较广泛的一种方式，好处是检取和存放案卷比较方便。2、平放。虽然取放不太方便，但对保护档案是有利的。平放文件比较舒展，文件上的皱纹日久就会消失。这种方法适合于保管珍贵档案和不宜于竖放的档案（如卷皮质软、没有装订、幅面过大等）。平放档案时，为了取放方便和避免文件承担过重的压力，堆叠的高度以不超过0.4米为宜。（二）存放方式库房内全宗分类排列之后，必然出现排列顺序号与全宗号顺序不一致的情况，也使按全宗号查找全宗遇到困难。因此，必须编制档案存放位置索引予以协调。四、档案存放位置索引为了便于保管工作人员切实掌握档案馆（室）档案的存放情况和迅速地取放档案，还必须把所排放好的档案，作出存放位置的索引。档案存放位置索引是一种记录性引导性的管理工具。以表册或卡片形式记录和反映档案在库房及装具中存放位置情况。作用在于方便库房管理人员切实掌握档案馆（室）档案的存放情况和迅速地存取档案。四、档案存放位置索引按其作用可以分为两种：1、指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点。四、档案存放位置索引2、指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存了些什么档案。四、档案存放位置索引上述两种索引的详细程度和表格中的项目，可以根据档案馆（室）的规模和查找档案的频繁程度等具体情况来决定。由于提供利用或档案馆（室）内部工作需要（如重新整理、修补、复制、编检索工具等），经常需要将库房中已上架安排放好的档案暂时移出库外，为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所谓的“代理卡”或“代卷卡”。五