秘书实务第四章文书工作

第四章文书工作上次回顾1、文字工作的意义是什么？其特点是什么？2、文字记录的方法有哪些？3、文稿撰拟的基本要求是什么？4、简述文稿审核的三审制度。本章目标1.了解文书工作的含义和作用2.明确文书工作的原则和行文制度3.掌握发文处理和收文处理的程序及方法4.提高机关文书质量和办文效率文书工作能力本讲要点发文处理A.交拟与拟稿B.审核与签发C.印制与校对D.用印与登记E.封发与传递收文处理A.收文与阅文B.筛选与传阅C.拟办与批办D.承办与催办E.立卷与归档概述A.文书与文书工作的概念B.文书工作的五大作用C.文书工作的六项原则D.行文关系与行文制度文书与文书工作文书公务文书私人文书公文本讲主要研究文书——是指能表达某种意思，用于处理各种事务，并具有一定体式的书面文字材料。文书工作——是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理、保管的全过程（亦称文书处理或文书管理）“公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。”——国务院办公厅修订的《国家行政机关公文处理办法》第5章第22条公文处理程序示意图传递签收登记分发拟办批办承办立卷↓归档↓销毁分发登记用印校对缮印签发拟稿审核催办查办文书工作的任务•A.基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。•B.具体任务：a.发文处理；b.收文处理；c.文件管理；d.文件保密；e.文件贯彻落实情况的督促检查工作；f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。文书工作的作用•文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除“文山”，提高办公效率，具有重要的意义。•五项作用：A.可以提高文书的质量；B.可以控制文书的总量；C.可以加快文书的运转；D.可以确保文书的安全；E.可以促进档案的管理和利用。文书工作六项原则A.准确无误；B.及时迅速；C.安全保密；D.力求精简；E.集中统一；F.党政分开。行文关系与行文制度（1）•行文关系——根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。•主要有两种类型的行文关系：A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。B.无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种（通常用“函”行文）：a.平行机关之间的行文；b.不相隶属的机关之间的行文。行文关系与行文制度（2）B.行文制度：机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。主要有6种——a.相互行文制度。b.联合行文制度。c.逐级行文制度。d.文稿代拟制度。e.一文一事制度。f.公开行文制度。案例二则1、某市卫生局向市委、市政府呈报了《关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告》。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。从文书工作角度，您认为责任在谁？2、五一前夕，市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢？•发文处理发文处理•发文处理五环节：交拟拟稿审核签发印制校对用印登记封发传递•各环节主要注意事项A.交拟、拟稿：•交拟，是指机关领导人或部门负责人向执笔人交代文稿撰写任务的过程，也是执笔人接受写作任务的过程。包括：撰文的背景、撰文的依据、撰文的意图、撰文的要求。•拟稿，是指执笔人草拟文稿的过程。包括四个步骤：收集占有材料；确定公文主题；拟定文稿提纲；动笔起草文稿。交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。•B.审核、签发：•审核，是指对文稿内容、体式及行文规则的综合审查与核定，目的是为了保证发文质量。关于审核的要求主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。关于公文签发的权限。签发文书3项要求（认真；明确；规范）•C.印制、校对•印制，是指对公文定稿经过打字和印刷而制成正式文本的过程。对印制工作的要求——内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。•校对，是指以签发的文稿为基准，核对打印的清样，以校正错误的过程。校对非常重要，也最容易出差错，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。校对3种方法——a.对校法。b.折校法。c.读校法（两人合作）。•D.用印、登记用印，是指在印制好的公文上加盖发文机关印章。发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。登记，是指对准备发出的公文统一记载的过程。目的是为了便于日后对公文的清点、控制、查收和回收。一般应使用《发文登记簿》，一文一页登记表，其项目有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。•E.封发、传递封发，是指将印制还得公文装封发出的工作过程。分5个步骤：a.清点；b.写封；c.填写发文回签单（也叫《发文回执》）d.装封；e.加封。•传递，是指将封装好的公文，通过一定的渠道和方式，送达收文机关的工作过程。根据文件密级高低和缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递；文件交换站传递；电信传递（无线密码电报、有保密设施的传真机、计算机网络）。传递文件3条基本要求：迅速及时；安全保密；手续完备。•收文处理•收文处理5环节收文处理收文阅文立卷归档筛选传阅拟办批办承办催办•各环节操作程序与注意事项A.收文、阅文：a.收文，就是对外来文件的接收过程。包括签收、分类、登记3个流程。检查、清点无误后方可签字。对所收文件进行正确分类。收文分类b.下级机关请示、平行及不相隶属机关商洽件c.上级机关批复件及平行、不相隶属机关复函d.内部各部门调查性及下级机关陈述性来件e.内部刊物、工作简报等类文书a.上级机关指令性和指导性文件两种登记方法：分类登记法流水式登记法b.阅文阅文，就是秘书借助视觉而获取和处理公文信息的活动。阅文是秘书办文的一个先决条件。阅文的基本要求：“四看清”——性质与大体内容；制发与主送机关；缓急与时限；秘密等级与保密时限。阅文“三法”：a.泛读法；b.跳读法；c.精读法。•B.筛选、传阅a.筛选，就是秘书根据领导工作的需要，对所收公文进行选择和过滤的过程，它是办文过程中不可缺少的重要环节。经筛选，一般将文件分为三类：(a)必阅件——领导者必须看到的文件，亦即秘书必须呈送的文件。(b)批办件——需要领导者审阅和批示的文件。(c)参阅件——仅供领导者参考的文件和材料。秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。b.传阅，就是秘书按照一定顺序将文件传递给领导者轮流阅读的过程。•（a）传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件。大致4种：•a.上级机关的指导性文件或重要会议文件；•b.上级机关下发的绝密级刊物；•c.需要有多位领导人共同批办的文件；•d.主要领导人在文件上有重要批示，又需要有关领导人和部门阅知的文件。（b）传阅方式：直接送传；专人送传（特急的、机密性较强的）；集中传阅。（c）传阅注意事项：掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小；遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”；掌握传阅情况，防止文件失控。为此，必须使用规范的传阅单。C.拟办、批办a.拟办与批办的区别和联系“需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。”——《国家行政机关公文处理办法》拟办，就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导批办时参考。批办，则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主任负责。讨论：拟办也是文书处理中的决策活动吗？为什么？拟办对批办起什么作用？练习：如果您是职大校长办秘书，请对人文学院关于组织游览市容的请示写一个30—50字的拟办意见•b.拟办件的种类和拟办意见的几种签署形式拟办件本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件上级机关主送本机关并需要落实的文件平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件•拟办意见签署形式待拟办文件阅知件阅示件阅办件建议件分3种情况领导阅批后传达办理；部分领导研究处理；领导集体研究分3种情况不需办理；内容重要；领导阅知，交有关部门办理即可分3种情况提出办理意见；转部门办理；事情重要待汇报分2种情况下级报告未要求批转但似应批转；下级报告要求批转但似不必批转•c.批办意见的内容：该文由何单位（部门）、何人负责办理；如何办理、办到何程度；对下级请示予以答复的原则性意见；重要文件和急件的办理时限；需两个以上单位（部门）或人员办理时，应批明主办单位或主办人。•D.承办、催办承办，是指根据领导者的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。这是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。秘书承办公文的范围主要有5点：a.对上级机关来文的承办。3种方法：——传达；——转发；——翻印。b.对上级领导人批件的承办——收到批件后，立即呈送本级领导人阅示，并按照本级领导人的批示意见，迅速转交有关部门、单位或人员办理。大事、急事应提出办理时限，并将办理结果报上级机关。c.对本级领导人批件的承办——秘书应严格按照领导人批示的意见办理，或将批件转交、传达给有关单位。批示的办理落实情况，要及时报领导。做到件件有着落、有回音。d.对下级机关请示件的承办——根据领导的批示：或拟文批复请示单位和部门（转入公文制发程序）；或电话回复请示单位和部门（准确传达和解释领导的批示意见并做好电话记录）；或口头答复请示单位和部门（在请示件或呈批签中将口头答复情况详加注明）。对下级的请示，上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办、快复，不得延误！e.对其他需要回复的来文的承办。包括：——上级机关布置、询问和要求办理的事项；——平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等。秘书部门应交由业务部门研究提出意见，经领导审阅批准后作出安排和回复。承办单位应抓紧办理，不得延误。若发现该件不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。•关于催办a.催办——秘书对有关单位和部门公文承办情况进行检查和督促，使公文及时得到办理的活动。催办是避免办事拖拉、防止公文积压和“公文旅行”、提高办文效率的重要措施和有力保障。“送领导人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的公文，应及时了解和反馈执行情况。”——《国家行政机关公文处理办法》b.对内催办与对外催办秘书部门应重点抓好对内催办。对外催办一般由机关主管业务部门负责。c.有3类文件需要进行催办机关领导人指定必须催办的文件；有明确的时限要求、需按期办复的文件；长时间无意见反馈或处理结果回报的文件d.催办四法电话催办；发函催办；登门催办；会议催办•催办工作注意事项：——机关应建立必要的定期催办制度，明确工作职责，使催办工作走向制度化、经常化、规范化。——秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度和方法，切忌“居高临下”、话大气粗、态度生硬。——加强情感交流和思想沟通，注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除。——及时向主管领导汇报催办情况。E.立卷、归档关于立卷a.立卷是指将办理完毕的文书按照一定的方式分类组合，进行保管的过程。“公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。”——《国家行政机关公文处理办法》b.基本要求•立卷要按照机关活动的规律，保持文件之间的历史联系；•立卷要以本机关工作中形成的文件为主；•立卷的文书要齐全、完整，能够真实地反映机关活动的历史面貌；•立