如何提高行政沟通的有效性

如何提高行政沟通的有效性行政沟通是在行政实施的过程中，行政人员之间和行政机构之间所做的信息上的传递交流与联系。行政沟通是行政组织的血液，在行政管理中起着不可低估的作用。br/br/一、行政沟通的必要性及其重要性br/br/行政沟通是指行政体系中各种意见、情况、政策、指令等的上传下达及行政组织和成员相互间的合作、协调、反馈等的一种行政活动。现代意义上的行政活动实际上是连续的沟通过程，行政沟通贯穿其整个过程。随着信息时代的到来，行政信息沟通已经引起人们越来越多的注意，由于当代行政机构的膨胀，行政机构的层次繁多及行政活动日益复杂和行政分工的细致，如果没有一个良好的沟通渠道和沟通环境，就有可能导致行政人员对行政环境的不了解，对社会缺乏认识和了解，甚至对行政机构也是如此，这种情况下的行政工作是不堪设想的；同时，现代行政理论表明，只有让行政人员参与管理，才能调动行政人员的积极性和创造性，从而提高行政活动的效率。但人多便会产生意见的分歧，如果没有行政沟通，就有可能导致行政活动的拖拉、低效和无能；此外，现代行政活动追求的高效只有在统一意志、统一领导和统一步调才有可能实现,这种团结而后统一只有在良好的沟通渠道的前提下才能实现。行政机构实现有效的沟通，为行政人员创造了和谐的工作环境，使他们的意见得到充分的表达，并为领导所重视；行政人员的情感得到交流，使他们增进了了解，增强对组织的认同感，提高他们的责任感。由此可见，在新的世纪即信息时代的到来，行政沟通的重要性是显而易见的：br/br/第一、从提高行政效率角度来看，随着行政活动的日益复杂和行政信息的日益增加，行政人员尤其是行政领导要想掌握第一手资料，就得调节行政机构的各种人际和组织的关系。这一切只有通过完善的行政沟通机制才能实现；br/br/第二，从提高行政决策水平来看，现代社会问题的日益复杂化，导致了信息量剧增，造成了信息沟通渠道的多元化和网络化，行政组织的决策量随之剧增，要达到决策的科学化和民主化，做好沟通工作是关键；br/br/第三，从改善行政作风来看，官僚主义历来是行政机构和行政活动中存在的一大弊端，如互相推诿、不负责任、好讲空话等等，与缺乏有效的行政沟通机制有关。总之，行政活动是离不开行政沟通的。br/br/二、影响行政沟通效率提高的原因br/br/目前在行政活动中阻碍行政沟通效率提高的要素有很多，但根据他们形成的原因的不同可分为组织因素和个人因素。组织因素如组织结构不合理、沟通环境的影响，；个人因素如无意识的认识偏差和有意识的歪曲造成的信息失真、沟通风格不良等等。这些因素的存在直接影响了行政沟通的时效性和准确性，从而影响行政沟通整体效率的提高。br/br/（一）、组织因素的影响：br/br/1、组织结构不合理。组织结构是行政组织的框架，是构成行政沟通的主要渠道。而不合理的组织结构会阻碍行政组织沟通功能的发挥，它会使行政沟通的上行沟通、下行沟通、平行沟通乃至斜向沟通均不能正常进行，结果导致意见分歧，产生冲突与摩擦；使行政人员、部门之间产生思想不一致及行动上的互相推委；它还会减弱行政人员、部门的团体意识、责任心等等。我国目前的行政组织机构膨胀、层次繁多及部门分工不明是其一大弊端，而引起组织结构不合理主要有以下几个方面造成：（1）组织设置没有一个明确的组织目标并且没有围绕组织目标来设计组织结构、配置组织的人员；（2）职责不明、缺乏统一指挥，经常出现多头领导和政出多门；（3）管理幅度和层次不适中，没有根据各个地区、各个部门的具体情况加以综合确定，造成行政组织机构庞大和层次繁多（4）在授权方面的工作不得力，行政领导某些权力该下放的没下放，而且缺乏授权的灵活性，不会根据组织的目标、下级的素质等授权等等都是造成行政机构不合理的因素。在新的世纪里，若要实现行政沟通效率的提高，就需要对行政组织进行必要的改革。br/br/2、沟通环境的影响。组织的沟通环境分为外在环境和内在环境，这两种环境对行政沟通的渠道或产生一定的限制性的影响，或推动行政沟通的良性发展。组织的内部环境是行政沟通的决定性环境，包括物质条件、制度条件和人群关系，这三个方面都与行政沟通活动有着直接或间接的联系，应该说良好的组织内部环境是作好行政沟通的关键。其中人群关系是影响行政沟通的主要因素，如不良的人际关系、非正式群体带来的消极影响及组织磨擦等都会极大的阻碍行政沟通。行政组织的外部环境也有着不可忽视的影响。我国正处于改革开放时期，而在这个特定的历史时期，社会环境必然会对组织目标和价值、结构系统、技术系统、管理系统和社会心理系统产生直接和具体的影响，从而影响组织的内部环境和行政沟通的形式。长期以来，行政沟通被作为迅速解决难题的有效工具之一，一些行政机构和人员便脱离改革开放这个组织外部环境，忽视在价值、理念不断面临挑战的环境中，行政沟通也有了它的新的内容和形式，把它作为灵丹妙药来使用，导致行政沟通效率的低下。