公司行文规范及管理办法

HJH/GL-ZHXZ-1400102A文件名：公司行文规范及管理办法文档保存：综合部页码1公司行文规范及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本办法。通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。一、纸型、纸质复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）,厚度定量60—80g/㎡。二、封面文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要的文字和徽标，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。三、书写要求(一)标题使用2号小标宋体或宋体加黑，顶行。(二)副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。标题单独成行时，均无需标点。(三)正文使用3或4号仿宋、宋体。每段文字前空两格，第2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。(四)章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“1）”。(五)正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。(六)数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数HJH/GL-ZHXZ-1400102A文件名：公司行文规范及管理办法文档保存：综合部页码2字。四、落款、盖印在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。五、页面设置上2.0cm，下2.0cm，左2.0cm，右2.0cm，页脚1.0cm，行距28磅,或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页,但收缩行距不宜小于20磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。六、装订一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。七、分类与编号(一)文件分类公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。(二)简化编号名称由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，湖北皇爵汇商贸有限公司简称为：“HJH”。(三)细化编号内容仅限于下行文中的通知、通告，为公司综合部统一编制；初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。编制方法：详见《公司文件编号管理制度》(四)部门代号见《公司文件编号管理制度》5.1.2所有文本依顺序排号，发文后综合部存档。HJH/GL-ZHXZ-1400102A文件名：公司行文规范及管理办法文档保存：综合部页码3八、行文管理主要内容外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。(一)内部发文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司下发的公文由综合部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由综合部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由综合部以公司名义发文。(二)发文处理程序一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。各类文件拟稿承办部门：1.公司对外文件由综合部负责拟稿；2.各部门间的往来文件由本部门负责人拟稿；3.职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；4.公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。文稿拟就后，拟搞人应填《发文审批表》办理审核手续。审核签发流程：1.首先送综合部初审，综合部审查修改文稿；HJH/GL-ZHXZ-1400102A文件名：公司行文规范及管理办法文档保存：综合部页码42.送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总经理核稿；3.公司各部门间的往来文件由总经理核稿；4.公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；5.公司各种规章制度由各部门负责人、副总经理、总经理、董事长会审。其次进行会签、发送；6.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。7.公司行政公文、规章制度，在副总经理、总经理署意见后，由总经理签发；8.公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理签发。经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送综合部存档，并由综合部负责打印、校对、登记后发布。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送综合部存档，并由综合部负责打印、盖章、装订、登记、分发后发布。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由综合部前台按公文编号要求，依年份、流水号码一文一号编列。(三)收文处理程序与要求收文一般为公司的外部寄送的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等。公司外部来文，有指名收件人的由综合部前台负责登记、签收、直接交给收件人。如系公文，统一由前台处理。为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。凡是收到公司内部的单据（包括：发票、帐簿、凭证、报表、税票等）前台应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接收人签字接收后为办结。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。公司外来文件的收文编号，由综合部前台按年份依流水号一文一号编制。(四)关于收、发传真及快件的管理1.发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真HJH/GL-ZHXZ-1400102A文件名：公司行文规范及管理办法文档保存：综合部页码5电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到。2.收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。3.公司内各部门发送、接收快件及挂号信一律在综合部登记，由综合部通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由行政部登记邮件资料明细方可交给收件人。收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。九、密级管理公司文件制作时被相关部门定为保密文件的，只限范围内人员知悉，所有相关人负保密义务，因泄密给公司造成损失的，视其情节给予处罚，违反国家相关法律的，移交司法机关处理。十、存档管理综合部负责将公司管理类文本、文件保存并建立档案一份。对临时通知，通报等存入内部行文相关档案，所有文件用专用文件柜保存、备查。各职能部门查阅、借阅综合部文档需经综合部经理同意，并办理相关借阅手续。存档工作以方便查找、取阅为原则，用文件袋封存，文件框分类。十一、传阅管理公司内部行文、收文不做批量印发但需相关范围内人员知悉的，由综合部制作传阅单，传阅人阅读后签名确认。本办法自下发之日起实施请各部门参照执行附件部分附件一：发文审批表附件二：发文登记表HJH/GL-ZHXZ-1400102A文件名：公司行文规范及管理办法文档保存：综合部页码6湖北商贸有限公司综合部二〇一四年十月二十日