秘书学PPT

第一章绪论第一节秘书一、秘书的涵义(一)古义：１、宫禁藏书２、谶纬图箓(二)今义：１、行政职位２、社会职业二、秘书的层级(一)按单位级别分中央—省—市—县—基层(二)按职位高低分秘书长—办公厅（室）主任—秘书处长—秘书科长—秘书股长—秘书科员—秘书办事员(三)按资格等级分1.专业资格：高级秘书—秘书2.职业资格：高级秘书—中级秘书—初级秘书三、秘书的类别（一）按服务对象分：公务秘书；私人秘书（二）按所属部门分：党务秘书；行政秘书；司法秘书；教学秘书；医务秘书……（三）从具体工作分：文字秘书；机要秘书；通讯秘书；事务秘书；外文秘书……第二节秘书工作的内容、作用和特点一、秘书工作的内容公文管理会务工作信息工作接待工作印信管理值班工作二、秘书工作的作用助手作用参谋作用枢纽作用协调作用公关作用三、秘书工作的特点辅助性综合性机要性服务性第三节秘书学一、秘书学的涵义与研究对象(一)秘书学的涵义１.几种不同的看法①边缘说（王千弓等《秘书学与秘书工作》）（朱佳林《管理秘书学》）②分支说（张金安等《秘书学概论》）③综合、实践说（陈合宜《秘书学》）２.秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的学科，是一门综合性的应用学科。（二）秘书学的研究对象１.几种不同的看法①秘书工作说②对象多元说③辅助管理说２.秘书学研究的对象（1）秘书学研究的对象是秘书工作规律及其在实践中的应用。（2）秘书学研究对象的具体范围①秘书活动源流研究②秘书活动主体研究③秘书活动环境研究④秘书活动职能研究⑤秘书实务研究⑥秘书教育研究二、秘书学研究的兴起与发展(一)兴起于二十世纪八十年代(二)兴起与发展的原因１.当代管理科学发展的促进２.改变秘书工作落后现状的要求３.新技术革命浪潮的冲击三、秘书学研究的现状（一）秘书学教学理论研究（二）秘书工作理论研究（三）秘书学相关学科研究（四）秘书学基础理论研究四、秘书学研究的方法与方式（一）经验研究法（二）抽象—具体法（三）纵横比较法（四）借鉴移植法秘书学参考书目：１.王千弓等《秘书学与秘书工作》光明日报出版社２.袁维国等《秘书学》高等教育出版社３.董继超等《公务秘书学》黑龙江科学技术出版社４.陈合宜《秘书学》（增订本）暨南大学出版社５.向国敏《现代秘书学与秘书实务新编》华东师范大学出版社6.(美)埃克丝蕾，约翰逊《韦氏秘书手册》中国新闻出版社参考期刊：１.《秘书》（上海大学主办）２.《秘书之友》（兰州大学、甘肃写作协会主办）３.《秘书工作》（中共中央办公厅主办）第二章秘书的基本职能第一节参谋咨询一、两种不同的观点１.处理事务是秘书的职能２.参谋咨询是秘书的职能以上两种观点各执一端；应当说参谋咨询是秘书的基本职能之一。二、秘书参谋咨询与其他方面参谋咨询的区别１.秘书部门是从属于参谋咨询对象的机构，而不是独立于参谋咨询对象之外的部门。２.秘书人员一般是“通才”而不是“专家”。三、秘书参谋咨询的职能基础１.秘书的职能地位与参谋咨询２.领导者的信任程度与秘书参谋咨询（１）秘书的自身素质（２）领导人的素质（３）组织环境的影响３.工作对象的理解支持与秘书的参谋咨询４.信息沟通网络与秘书的参谋咨询四、秘书参谋咨询的特点１.随机性２.从属性３.多样性4.权变性五、秘书参谋咨询的方法１.预测性参谋咨询（1）由已知求索未知（2）由定性分析到定量分析（3）把握事物的变化层次２.跟踪性参谋咨询３.进谏性参谋咨询（1）类比式（2）论辩探讨式（3）漫谈交流式（4）比较式（5）补充完善式4.提供信息性参谋咨询（1）信息的准确性（2）信息的全面性（3）信息的动态性（4）信息的有效性第二节辅佐决策一、秘书辅佐决策的职能基础应把决策理解为一个过程，这个过程包括决策的形成阶段和终结阶段。１.秘书为决策提供有效依据２.秘书加快决策实施的进程３.秘书促进决策的不断优化二、秘书辅佐决策的特点１.常态性秘书的辅助决策活动，不仅体现在程序性决策的过程中，而且贯穿于所有的非程序性决策之中。２.综合性一方面是指秘书辅助决策的全功能性，另一方面是指秘书辅助决策活动范围的广泛性。３.全过程性秘书的辅助决策活动贯穿于领导决策过程的始终，并且随着决策阶段的循环而呈现动态的发展。三、秘书辅佐决策的方式１.决策前服务式辅佐２.决策形成中协助式辅佐３.决策执行中协调式辅佐４.决策效果评估中鉴诫式辅佐案例分析之一某董事长收到一封有长年生意往来的代理商寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要他速记下回信的大意：“真没想到会收到这么不讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为止了。对此事，我还打算对外公开。”他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。那么，秘书应采取何种态度呢？这是里有四个答案：１.“是的！遵命。”这么说着，立刻走出办公室，去打字、投邮。２.认为这项在董事长盛怒下所作的决定，对公司、对董事长本身都没有好处，倒不如擅自主张，把这封信“压下来”，不必去打字，更谈不上投邮。３.“董事长，何必为了一时之气，得罪往来已久的代理商呢？请您三思啊！”向董事长提出这样的建议。４.当天傍晚或经过一段时间董事长息怒，将打好的信件，送他过目，并说：“您觉得这样可以寄出去吗？”你认为哪个答案是正确的？为什么？请具体说明。在酒厂的一次领导办公会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，办公室卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。案例分析之二“我先说几条信息请领导们参考：一是供应我厂工业粮食原料产区今年都遭到严重的水灾；二是国际上几个粮食出口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食欠收趋势已定；三是我国粮食市场的粮价呈现上调的趋势。根据以上情况，我预计，近期工业粮食原料的价格必定上涨，而且上涨幅度相对较大。因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些。”经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。以上这一案例对秘书人员发挥参谋作用有何启示？第三节沟通协调所谓沟通协调，就是通过信息沟通与思想交流，使各方相互了解，消除矛盾，融洽关系，统一行动。它是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书的重要职责之一。〖另见课本P.261与P.266〗一、秘书沟通协调的职能基础（一）信息枢纽具有沟通协调的优势（二）综合部门具有沟通协调的便利（三）办公部门蕴藏着沟通协调能量二、沟通协调的特点（一）广泛性：沟通协调涉及的方面广泛１、按沟通协调的关系划分（1）工作关系协调（2）组织关系协调（3）人际关系协调（4）公共关系协调２、按沟通协调的性质分（1）政策规章协调（2）工作进度协调（3）领导活动协调（4）日常事务协调（二）从属性：沟通协调以领导的要求与意图为依据（三）间接性：秘书沟通协调一般不能直接运用行政手段三、沟通协调的主要环节（一）充分调查研究，全面掌握情况（二）吃透领导意图，明确协调目标（三）运用灵活方式，开展协调活动四、秘书沟通协调的方法（一）沟通化解矛盾（二）变通淡化矛盾（三）融合缓解矛盾第四节管理事务一、事务与政务的区别与联系(一)事务与政务的区别政务是指行政管理中涉及全局性、长远性的重大公务活动，如行政决策、行政指挥、行政监督、行政立法等；事务是行政管理中除政务以外一般的、具体的日常公务活动，如办公、办会、值班、接待、印信管理等。（二）事务与政务的联系政务是行政领导的任务，它是行政职能的集中体现，也是公务活动的核心内容；事务是业务人员的任务。事务是为政务服务的，旨在保障政务的实施，促进行政效率的提高。秘书的事务活动是领导的政务活动的基础和保证，政务活动是事务活动的统帅和灵魂。领导的政务与秘书的事务相辅相成，组成了管理系统公务活动的整体。二、秘书管理事务的职能基础（一）秘书管理事务有利于全面服务（二）秘书管理事务有利于适应变化（三）秘书管理事务有利于综合协调三、秘书管理事务的特点（一）层次性秘书管理事务要注意区分轻重缓急的层次。（二）适变性组织运转的可变因素很多，秘书管理事务必须适应各因素的变化。（三）机动性秘书管理事务，虽有分工，但机动性大。（四）程序性１.自然程序２.指令程序３.法定程序４.习惯程序四、秘书管理事务的原则（一）政策性原则秘书在管理事务的过程中应按政策办事。（二）计划性原则秘书的事务活动面广量大，要事先订出计划，统筹安排。（三）协调性原则秘书的事务活动牵涉多方面的关系，需要搞好整体协调（四）规范性原则秘书的事务活动要严格按照操作程序和操作规范进行。检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。秘书受领导指派承担检查督办的工作。检查督办有广义、狭义之分。从广义上讲，凡是对领导的重大决策与部署的实施情况进行督促检查，都属于检查督办工作的范畴；从狭义上讲，是指对领导专门批示或特殊交办的事项进行催办落实。广义的检查督办与狭义的检查督办之间，有着密切的联系，其中并没有严格的界限。第五节检查督办一、秘书检查督办的职能基础（一）秘书检查督办能够全面理解决策指令；（二）秘书处理信息便于发挥督查作用；（三）秘书能及时准确地反馈检查督办情况。二、秘书检查督办的范围（一）承担上级领导机关交办的查办任务（二）承担本级领导指定或交办的督查任务（三）承担其他检查督办工作任务三、秘书检查督办的程序（一）查办立项（二）查办通知（三）催促办理（四）直接调查（五）商讨处理（六）结案反馈四、秘书检查督办的特点（一）目的的明确性（二）内容的系统性（三）态度的谦和性五、秘书检查督办的原则（一）领导负责和秘书协助的原则（二）分级负责的原则（三）实事求是的原则（四）不直接办案的原则（五）讲究时效的原则