关于加强职工借款及费用报销管理的通知

滕州银座商城有限公司关于加强职工借款及费用报销管理的通知各分店、部门：为了加强费用预算的管理,适应目前的“中心店-分店”管理模式,规范公司的费用报销行为,现将相关事项明确如下:一、借款管理规定(一)出差借款：按签批手续齐全的借款单借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。(二)其他临时借款，如业务费、购买物品、缴纳各类费用等，借款人员应借款发生日起5个工作日及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。(三)借款销账规定：(1)借款销帐时应以借款单为依据，据实报销，超出借款单范围使用的，须经中心店总经理批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。(四)借款未还者原则上不得再次借款，超过一个月未归还借款的，借款人需向财务部报送部门负责人（或分店总经理）、中心店财务负责人、中心店总经理签批的情况说明。否则财务部除通知综合部在次月工资中扣除借款外，定期在办公网上通报，综合部每次扣减经办人绩效考核分10分。二、按照国税函[2003]230号规定:“财务报销必须规范报销凭证，附正规发票，如果采购办公用品较多，货物名称、单价、数量等不能在发票中详细反映，还应附供应商提供的明细清单，以上要求不仅限于办公用品的购置，对会议费、培训费、印制费、物业管理、维修、劳务、软件开发、设备租赁、车辆保险等各项费用的支出，亦应按以上要求办理，并采取各项措施，避免开具虚假发票行为发生。”根据此条款特做以下要求:(1)、各部门取得的票据必须合法有效,合法票据指税务机关（国地税）监制的各类发票、财政部门监制的各类行政事业单位收据（行政事业单位资金往来结算票据除外）、财政部和中国人民解放军票据监制的军队收费票据（中国人民解放军通用收费票据除外）、专业票据（指国有金融、保险企业的存贷、汇兑、转账凭证、保险凭证；国有邮政、电信企业的邮票、邮单、话务、电报收据；国有铁路、民用航空企业和交通部门国有公路、水上运输企业的客票、货票等）、停车票据等，其他的票据均为白条，除领导签字外不得进行报销。（2）、因“办公用品”成了各级检查部门重点检查的内容和项目。建议以后慎用“办公用品”发票报销，需使用时办公用品发票报销时必须附明细清单。（3）会务费附会议通知，培训费附培训通知，否则不予报销。三、根据国税函（2000）57号规定：“部分单位和部门在年终总结、各种庆典、业务往来及其它活动中，为其它单位和部门的有关人员发放现金、实物或有价证券。对个人取得该项所得，应按照《中华人民共和国个人所得税法》中规定的“其他所得”项目计算缴纳个人所得税，税款由支付所得的单位代扣代缴。”的规定，费用发票内容不得为礼品，要写具体商品的名称，否则按20%代扣代缴个人所得税，由经办人承担。四、根据企便函[2009]33号规定：“企业与其他企业或个人共用水、电，无法取得发票的，应以双方的租用合同，电力和供水公司开具给出租方的原始水电费发票或复印件，经双方确认的用水、用电量分割单等凭证，据实进行税前扣除”的规定，派驻员工水电费按此规定执行。五、因出差或业务需要发生的交通费，必须为机打有效票据，出租车票及不符合要求的票据不予报销。【参照银座财字〔2008〕91号关于印发《山东银座商城股份有限公司差旅费开支管理办法》的通知规定】。六、根据费用性质填写对应报销单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由，取得到的合法票据台头（付款单位名称或客户名称）需注明单位全称，不得使用简称，开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。七、各部门在费用预算额度内要及时报销，超预算的，办理费用预算追加审批手续，预算追加审批后方可列支，各部门做好费用预算台帐的登记工作，报销以“周”为单位，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起，异地县级店须与单据交接表相符，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用要在当月报销，原则上不得出现跨期费用，跨年度发票财务一律不预报销。如逾期须经中心店财务负责人书面批准，否则财务部将不予报销。八、经办人须在各类报销票据上进行签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。九、各部门指定一名经办人，原现金报销的业务改为网银支付，在收款单位、开户行、帐号填写经办人含(或费用报销本人)在公司发放工资帐户的信息,除退还各类押金外,其他各类借款及报销必须通过非现金方式支付。十、超过现金结算起点1000元的，实行支票或网银结算方式，在收款单位、开户行、帐号等填写与提供发票单位一致的银行帐户信息。十一、各部门经办人在票据上签字后按财务规定粘贴,经本部门费用预算管理员审核后,送交财务部出纳审核签字,凡出纳未审核签字,各部门负责人、分店及中心店财务负责人、分店总经理及中心店总经理一律不予签批。十一、为了协调对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：1．财务报销：中心店总经理报销凭证签批时间每周二、周三。即为财务部报销日期。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后（即:每月28日以后不办理报销业务），为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日提前一天财务报销。2．各类借款及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。十二、各分店单据传递规定：1、财务单据指分店财务部各科室日常传递的各项收费、押金、费用报销、借款单、帐扣费用、各项银行回单、销货款等各项单据等。2、单据传递时间要求：每周五下午及每月一号下午17：00点前传至中心店。如遇法定节假日或休息日，银行单据的传递可顺延，但其他单据照常传递，各类单据必须与单据交接表一同传递。3、中心店财务部各科室接收到单据三日内，如有不符合财务规定的单据及时与分店传单员或分店指定的其他人员进行对接。4、每月未及时传递各项单据一次，分店财务传单人员、分店财务负责人绩效扣10分，本季度达到三次或三次以上的，门店财务负责人除向中心店财务部报送书面汇报材料，并经门店总经理签字外，分店财务传单人员、分店财务负责人本季度绩效考核为D。每月由中心店财务负责人在区域例会上进行通报。特此通知。财务部二0一一年一月二十五日