第四章展会相关活动的组织与管理综述

第四章展会相关活动的组织与管理•学习要点：•掌握展会相关活动的内涵、特点及种类；•了解举办展会相关活动的作用；•了解展会相关活动的策划程序及操作方式。•基本概念：•展会相关活动、展会开幕式、展会论坛、产品发布会、展会评奖活动、展会娱乐活动第一节展会相关活动组织的作用和种类•一、展会相关活动的作用•（一）展会相关活动能丰富展会的信息传递功能。•（二）展会相关活动能扩展展会的展示功能。•（三）展会相关活动能延伸展会的贸易功能。•（四）展会相关活动能吸引更多的潜在参展企业和潜在观众。•（五）展会相关活动能提升展会档次、扩大展会影响。•（六）展会相关活动能活跃现场气氛。•南博会•6天时间，近50项大小活动。•活动包含南亚风光风情摄影展、“春城之约”专场文艺演出、东南亚南亚电视艺术周、商品采购大会、中国-南亚商务论坛、中国——南亚商务论坛泛亚金融合作会议、专家咨询委员会圆桌会议、宁夏经贸合作推介座谈会等•二、展会相关活动的种类•（一）会议•展会期间的会议一般可分为：•以学术交流为主要目的的专业研讨会；•以技术交流和技术合作为主的技术交流会；•以发布新产品为目的的产品发布会；•以推介新产品为主的产品推介会。•首届中国—南亚博览会期间，全省各州市、部门共举办招商推介会、项目说明会、企业见面会、合作项目专场签约等各类招商推介活动近40场，组织全省各州市招商部门、开发区及企业参加各类招商推介活动20余场，共签订投资合作项目467个，签约金额5956亿元人民币。其中，国内合作项目409个，总投资5378亿元；外资项目58个，协议外资94.34亿美元，比上届昆交会增长58.6%。•5天来，从“中国-南亚智库论坛”到“中国—南亚商务论坛”、“第三届中国—南亚友好组织论坛”、“中国—南盟经贸高官论坛”、“第十一届东盟华商投资西南项目推介会暨亚太华商论坛”，思想的火花在这里璀璨绽放，尽占风流。来自东盟、南亚19国的政要及民间组织、企业界代表各抒己见，探讨如何推动中国与东盟、南亚地区合作的思路和具体行动。•（二）表演•展会期间的表演可分为三种：•一是文艺性表演活动；•二是营销性表演活动；•三是程序性表演活动。•中国国际旅游交易会在昆明国际会展中心隆重开幕。开幕式上的特色民族舞蹈展现了云南别具一格的民族风情。各族人民欢歌笑语，现场热闹非凡。•（三）比赛•展会期间举办的比赛通常有两种：•一种是以大众观赏性为主要目的的比赛活动；•二是以行业为特征的专业性比赛活动。•在开幕式的当天下午，马来西亚旅游部部长拿督斯里黄燕燕启动了“我眼中的马来西亚”摄影大赛和“马来西亚——爱之旅”旅游配套。•“我眼中的马来西亚”摄影大赛：参赛作品围绕四大主题：马来风光、欢乐时刻、人文荟萃和假日节拍。凡在今年11月15日至明年2月28日期间，赴马旅行的中国公民（持中国护照）均可提供一幅或多幅作品参赛。所有作品必须附有盖旅行社公章并填写完整的参赛表格。届时将评出一、二、三等奖各一名及入围奖十名，每位获奖者均获得价值不等的奖金、数码相机及3天2晚的马来西亚旅游套餐及获奖证书.•（四）其他相关活动•除了常见的会议、表演、比赛外，有些展会还会举办一些其他相关活动，如群众性参与活动、现场幸运观众抽奖、投资项目招商洽淡活动、项目招标活动、明星及公众人物与大众见面活动等。•“昆曼友谊之旅”自驾车接力活动发车仪式在昆明举行•旅交会海外买家团抵昆实地考察腾冲楚雄路线•中国国际旅游交易会在昆明举行欢迎晚宴•台湾旅游之夜•中国世博旅游之夜•超五星酒店安纳塔将落户版纳勐仑镇•同一流域同一梦想GMS六国将启动形象大使选拔赛•GMS形象大使选拔赛将在中国云南、柬埔寨、越南、老挝、缅甸、泰国同时启动•南亚风光风情摄影展•南亚、东南亚电影观摩座谈会•昆明新建设放映厅•台湾专题馆开馆仪式•展会评奖•评选出了最佳展台奖、最佳广告奖、特殊贡献奖等诸多奖项。第二节展会相关活动的组织•一、展会开幕式•（一）展会开幕式程序•首先是司仪宣布开幕式开始，接着主宾按顺序发言致辞、剪彩和参观展览。•（二）展会开幕式的主要内容•主题•时间和地点•开幕式程序•出席的主要嘉宾•讲话稿和新闻通讯稿•创新之处•（三）展会开幕式的常见操作方式•1、操作方式：•主办单位自己策划并组织•外包给一家专业策划公司•面向社会公开招标•2、操作程序•嘉宾在休息室集中→礼仪小姐引领嘉宾走向主席台就位→主持人主持开幕式并介绍到会的各位嘉宾→有关领导或嘉宾代表讲话→剪彩或开幕表演活动→某位领导或重要嘉宾宣布展会正式开幕→主持人宣布展会开幕式结束→由工作人员带领，主办单位负责人陪同嘉宾进场参观。•（四）展会开幕式创意设计•发挥名人效应•制造新闻事件•策划表演活动•案例：展会开幕式的创意设计•在第四届中国杭州国际汽车展览会与第54届全国汽车配件交易会开幕式上，特别邀请了著名相声表演艺术家姜昆主持开幕式文艺演出与西博车展现场直播，并邀请俄罗斯大型演出团体精彩献艺，从而将开幕式表演推向高潮。当杭州市委书记王国平宣布第四届中国杭州国际汽车展览会与第54届全国汽车配件交易会正式开幕时，中•国汽车工业总公司副总经理王松林和吉利控股集团CEO徐刚一起掀开舞台左前侧的帷幕，一辆鲜艳夺目、伏地欲奔的黄色美人豹跃入大家眼帘。随之，喧天的鼓号齐鸣，五色的礼花纷飞，几百只美丽的和平鸽展翅翱翔在十月金秋杭州国际汽车会展中心上空……。•在第13届中国国际专业音响、灯光、乐器及技术展览会开幕当晚，主办单位与北京电视台合作，在北京工人体育馆成功举办了《艺海放歌—第13届中国国际专业音响、灯光、乐器及技术展览会开幕大型文艺晚会》。晚会特邀著名灯光设计师沙晓岚先生和著名作家卞留念先生共同参与晚会策划和灯光、音乐的设计工作，同时邀请多名海内外著名歌手同台献艺，国内相关政府官员、国内外参展商代表及演艺设备行业内的专业人士约3000人出席了晚会。晚会所使用的全部乐器和灯光、音响设备器材均由参展厂商提供。•知识链接：关于展会开幕式的若干建议•举办活动应及早筹划与确定。邀请国外、境外人士前来参加活动，至少于半年前发出邀请，并寄送相关说明资料。•由多个机构共同举办的活动，要事先明确各自职责分工，避免多头指挥，多头对外，让嘉宾无所适从。•确定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素，开幕式尽量按原定时间举行，避免时间过长。•开幕式主持人应以适当方式说明自己身份（请礼仪小姐担任主持人除外）。•开幕式宣布的出席活动的领导人名不宜过多。在介绍“出席××活动的领导、贵宾”中，不应包括主办单位的领导人，而应是外宾、外单位领导人。一般情况下各主办单位领导应排在宾客后面（主办单位领导是国家领导人的则应先报）；如有外国驻华大使参加的，其位置则应提前。•开幕式剪彩活动能免则免，确需安排剪彩活动的，剪彩人不宜多。为节约起见，应以彩带代替绸带。•在开场称呼中，可按国际惯例称“女士们、先生们”，或“贵宾们、女士们、先生们”，后面不必再加“朋友们、同志们”。•讲话中“欢迎、感谢”之类的句子要尽量归纳，以节省鼓掌时间。使用现场翻译时，应尽量控制场面，使讲话人与译员相配合，不要在中文讲完时中方人士立即鼓掌，应在翻译完后中外双方共同鼓掌，以示对外宾的尊重。•考虑到翻译上的困难，讲话中避免使用国内工作中常用的缩略语或惯用语（如三改一加强等），或引用古诗、谚语。•对外讲话中（含文件、资料），宜用“我国、中国政府”等。•介绍地方或企业情况时，要突出重点，语言简练。一忌长篇大论，由古至今，人文地理，面面俱到；二忌数字堆砌（如有必要，可提供文字资料）。•展会开幕式不同于报告会，主办者或领导人不宜长篇发言。要尽量简明具体，不必多说客套话。•二、展会论坛•（一）论坛作用•拓展展会功能•丰富展览内容•协助招商、招展活动•指导行业发展•促进交流合作•（二）展会论坛的组织•1、进行市场调查•主要包括：产业发展的热点问题；近期举办的同类展会的论坛议题、收费标准和效果、潜在目标听众的评价和建议。•2、明确论坛主题•论坛主题要与展会主题相呼应；•要直接面向目标客户，具有针对性；•要具有行业前瞻性；•要能抓住行业发展的热点和难点问题，具有现实性；•要对与会者是一次难得的教育和培训机会，具有实用性。•3、策划具体议题•议题要依据论坛结构和目标听众的需求确定；•每个议题下要有多个务实、富有吸引力的子议题；•设计具体议题时，需考虑邀请演讲嘉宾的难度。•4、构建论坛框架•主要包括：论坛的基本情况，如名称、时间、地点、规模等；论坛的议程和举办形式；论坛的目标听众；演讲嘉宾的选择与邀请；论坛相关资料的准备；会议招徕；论坛接待安排；论坛召开；现场调查、茶歌等活动安排；论坛总结；论坛赞助；论坛预算等。•5、邀请演讲嘉宾•提前预约、确定•协助办理签证、机票等•妥善安排嘉宾吃、住、行、游、购、娱•对重要嘉宾，要制订“一对一”接待计划•6、积极寻求赞助•7、开展宣传招徕•8、执行会议计划•9、完成会后工作2013成都《财富》全球论坛•《财富》全球论坛从1995年开始举办，美国时代华纳集团《财富》杂志主办。2013成都《财富》全球论坛是继在中国上海、香港、北京分别举办后，第四次在中国举办。•出席论坛开幕晚宴的有，世界500强企业领导人、外国前政要、专家学者、媒体负责人和国务院有关部门、四川省有关方面负责人。•会议日程•【6日】8:00~10:00最具影响力女性早餐会•【6日】9:00~12:00特别圆桌论坛•【6日】13:00~14:30热点话题圆桌论坛•【6日】15:00~15:15论坛开幕•【6日】15:15~16:05展望商业新法则•【6日】16:05~16:30主题演讲•【6日】16:30~17:20财富市政厅式对话•【6日】8:30~11:30探索成都（自选活动）•【6日】18:15~21:45主旨演讲和开幕晚宴•【7日】08:30~08:45聚焦：中国经济改革•【7日】08:45~09:30中国变化的经济格局•【7日】09:30~10:15创新：打造可持续性未来•【7日】10:45~11:30下一波高科技浪潮•【7日】11:30~11:40聚焦：惊艳动人的原创艺术•【7日】11:50~12:50全球视角：赢在中国市场•【7日】11:50~12:50观点：中国软实力•【7日】14:10~15:10新兴市场何去何从？•【7日】15:20~16:05城市发展的重新思考•【7日】16:05~16:15聚焦：在中国为中国制造•【7日】16:15~17:00进军全球市场战略•【7日】18:30~22:00宽窄巷子酒会和晚宴•【8日】08:30~09:20中国的新一代创业者06-0522:22•【8日】09:35~10:20亚太地区的经济增长与冲突06-0522:20•【8日】10:20~10:35讨论：了解Y时代06-0522:19•【8日】11:30~11:45李彦宏访谈06-0522:18•【8日】11:45~12:30讨论：重写全球准则手册06-0522:06•【8日】12:30~12:45姚明演讲06-0522:05•【8日】12:45闭幕致辞06-0522:04•【8日】13:15~14:30《财富》中文版总编致辞06-0522:02•【9日】四川省2008年地震灾区重建之旅•三、产品发布会的组织•（一）产品发布会的一般流程•1、选择产品发布会的主题；•2、设计产品发布会的框架；•3、销售产品发布会；•4、召开产品发布会；•5、完成善后工作•（二）产品发布会组织的常用技巧•1、统一安排不同参展商的发布会，使发布会显得组织有序、主题明确；•2、提供展示平台；•3、做好会场布置、现场协调、安全保卫和现场服务等工作。•（三）会议礼节•坐次礼节原则：一、内外有别，对内可以不讲礼节，对外要讲。二、中外有别。三、遵守成规。•行路礼节：并行，道路开阔时可并排走，两人时把墙让给别人，内侧高于外侧；多人时中央高于两侧。单排时，一般原则为前排高于后排，前提是客人认路，有人管理的电梯，客人先进先出，无人管理的电梯，陪同人员先进后出。•陪同引导•1、本人所处方位。若双方并排行进时，服务人员