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当前位置:首页 > 办公文档 > 述职报告 > 综合行政部---部门职能、岗位说明-(20180925)
综合行政部一、岗位编制综合行政部编制5人,设部长1名,副部长1名,行政主管1名,工勤1名,文秘专员1名。二、组织架构综合行政部部长副部长行政主管文秘专员工勤三、部门职能1.贯彻公司领导指示,做好上下联络沟通,及时准确向领导反映情况、反馈信息,做好各部门间综合协调工作。2.检查、督促公司领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况;3.负责公司行政规章制度的制定、监督、执行,收集和了解公司各部门的动态,加强与有关部门协作配合;4.加强公司企业文化建设,大力推进品牌建设及宣传工作。5.按要求做好公司印章、证照、各类资质证书的保管及日常使用等;6.做好公司来访接待、会务、文书、档案等日常行政工作的管理;7.强化后勤保障工作,创造安全、整洁、舒适的生活、居住和工作环境;8.完成公司职能部门办公用品和固定资产的采购及日常管理工作;9.加强业务合同审核,建立合同台账,负责合同档案管理。11.严格按照规定,做好车辆的日常管理使用及维护保养工作;10.贯彻落实上级及公司安全管理工作指示精神,加强安全管理工作的筹划、组织实施及督导检查;11.负责公司党群工作,做好党支部建设和工会建设各项工作;12.完成公司安排的其他工作。四、岗位说明(一)综合行政部部长岗位基本信息岗位名称部长隶属部门综合行政部岗位编码直接上级行政副总经理薪资等级直接下级副部长行政主管可轮换岗位人力资源及培训部部长定编人数1人工作概述协助总经理负责行政部工作,保证公司内部管理体系的完整和平稳运行,主持管理行政、后勤、文书、安全等工作,负责公司形象推广、公共关系维护和企业文化建设;负责行政事务管理、后勤和安全管理。工作职责与任务1、贯彻公司领导指示,做好上下联络沟通,及时准确向领导反映情况、反馈信息、搞好各部门间相互配合、综合协调工作;2、全面主持部门工作,组织、督促所属人员完成部门职责范围内各项工作;3、负责公司行政规章制度的制定、监督、执行,收集和了解公司各部门的动态,加强与有关部门协作配合;4、检查督促公司领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况;5、负责公司来访接待、会务、文书、档案等日常工作的管理;6、负责处理公司对外事务,做好公共关系建设工作;7、负责做好后勤保障工作,创造安全、整洁、舒适的生活、居住和工作环境,负责公司职能部门各类办公用品和固定资产的采购及管理;8、负责公司各项活动、节目的筹划、组织和安排;9、负责公司行政费用支出预算及管理;10、按要求做好公司证照的变更、年审等工作;11、宣传企业文化和公司理念,树立公司的良好形象;12、指导下属做好车辆使用管理及维护保养等工作;13、指导所属人员做好行政文秘、档案管理、证照及印信管理等工作;14、做好本部门人员的日常管理,并做好本部门承办事项的审批工作;工作关系所受监督受总经理的工作监督。所施监督对本部门下属人员的工作实施监督,协调各级人员之间的关系。内部关系公司内所有部门发生协作关系外部关系与来访人员、政府相关部门及其他有业务联系的公司发生联系。工作权限1、所属人员工作岗位调动权、工作指导权、分配权、监督考核权;2、有对行政后勤管理和安全管理目标计划的审批权;3、对行政管理制度实施违规的纠正权和处罚权或处理申报权;4、有对行政管理费用限额范围内的审批权。任职要求知识及教育水平要求拥有行政事务管理、经济法及公共关系等方面的专业知识。了解经营管理方面的知识。大学专科以上,经济管理或行政管理相关专业。技能要求中级或以上职称,具有较强的行政事务分析处理能为,外协关系公关能力,沟通协调能力和组织筹划能力,熟练日常办公软件使用,文字功底扎实。工作经验要求5年以上行政管理工作经验,至少2年以上行政主管工作经验。基本素质要求责任心强,认真细致、工作严谨、善于沟通,有较强的大局观。(二)综合行政部副部长岗位基本信息岗位名称副部长隶属部门综合行政部岗位编码直接上级部长薪资等级直接下级后勤、车辆管理可轮换岗位定编人数1人工作概述协助综合行政部部长开展工作,分管安全和后勤事务。工作职责与任务1、做好部门经费预算、使用管理及监督工作;2、负责做好公司员工劳动纪律管理工作。定期或不定期抽查公司劳动纪律执行情况,及时考核;3、负责办理考勤、奖惩、差假、调动等管理工作。4、固定资产、办公用品、设备设施的采购及日常管理;5、负责公司办公、生活用房租赁;6、负责领导出行机(车)票与住宿的预定工作;7、有责任与义务协助、配合本部门其他岗位的工作;8、协助负责公司外联工作、公共关系工作。负责来访接待工作,加强与政府相关部门往来,保持与政府部门及相关企业的良好关系。9、完成公司及部门领导交办的其他工作。工作关系所受监督受公司行政部长的监督。所施监督监督文秘及工勤人员负责工作的执行和完成情况。内部关系内部协调外部关系因工作需要可能会与工商所、社保局、劳动局等政府部门以及其他公司进行业务联系。工作权限1、对公司各种会议决策落实和工作指令完成的督办权;2、违规违纪的处罚建议权;3、后勤物资用品采购监督权和处罚权;4、对违反公司卫生环境管理有处罚权;5、对公司员工日常考勤管理和监督权。任职要求知识及教育水平要求专科及以上学历,行政管理、工商管理、人力资源或相关专业。技能要求具有较好的行政管理能力,突发事件处理能力和人际交往能力,沟通表达及协调组织能力,能够熟练使用网络和办公软件。工作经验要求3年以上行政管理工作经验。基本素质要求责任心强,工作积极主动,有较强的大局观。(三)行政主管岗位基本信息岗位名称行政主管隶属部门综合行政部岗位编码直接上级部长薪资等级直接下级文秘专员可轮换岗位定编人数1人工作概述协助部长、副部长做好公司日常行政工作的开展,起草、修订公司各项规章制度、报告、总结、会议纪要的拟制,公司各类资质、证照的办理工作以及公司的企业文化建设工作。工作职责与任务1、根据领导的要求及相关会议要求,对各部门的工作进行协调与督办,确保公司各项工作的落实;2、负责组织起草公司各类计划、报告、总结、请示及通知等行政综合文件;3、协助领导负责公司管理体系搭建,建立健全公司行政管理规章制度;负责公司行政管理制度的起草、修订及下发等工作,组织、协调监督、制度的落实;4、负责公司钉钉软件后台各项工作台流程的优化;5、负责组织公司召开各项会议以及会议纪要的整理;6、负责公司各类证照的申请、年检及变更工作;7、督促文秘专员做好公司各类文档的定期整理、分类、归档及印章、证照的日常管理使用;8、负责公司企业文化建设,组织公司宣传册、宣传栏等宣传品内容的完善,督促文秘专员做好公司公众号的运营管理工作;9、做好公司及部门领导交办的其他工作任务;工作关系所受监督在办公事务方面,接受行政部部部长的指示和监督。所施监督对文秘专员相关工作实施督促,协调各级人员间的关系。内部关系在行政指令上传下达方面,与员工发生协作关系。外部关系与工商部门发生业务关系。工作权限1、对综合行政部日常管理事项有建议权;2、对公众号运营内容选择有建议权。任职要求知识及教育水平要求大学专科以上,行政管理相关专业,拥有行政事务管理方面专业知识,了解企业经营管理方面相关知识。技能要求行政事务分析处理能为,良好的人际关系,较强的口头表达能力和组织协调能力,熟悉办公软件的应用,具有较强的文字处理能力。工作经验要求3年以上行政管理相关工作经验。基本素质要求认真负责、严谨细致、思维缜密、知识系统。(四)工勤岗位基本信息岗位名称工勤隶属部门综合行政部岗位编码直接上级副部长薪资等级直接下级无可轮换岗位定编人数1人工作概述负责公司车辆管理工作、来访客人接待保障及公司领导出行保障等工作,同时协助副部长做好后勤保障工作。工作职责与任务1、负责做好安全保卫,后勤保障管理和服务工作;2、负责公司职能部门办公家具等固定资产的购置;3、积极配合做好公司来访客人和其它各类接待保障工作;4、负责公司车辆调度使用,保证公司领导和事业部用车;5、负责公司车辆加油卡的日常管理;6、负责车辆日常检查维护及保养工作;7、完成公司及部门领导安排的其它工作。工作关系所受监督在工作方面接受综合行政部领导的指示和监督。所施监督车辆、油卡的使用监督。内部关系在公司内部发生协作关系。外部关系与签署协议的酒店、采购供应商之间联系相关事宜。工作权限1、办公用品管理权;2、对公司安全检查发现问题有限期整改权;3、后勤物资用品采购的建议权;4、对违反公司车辆管理制度有处罚建议权。任职要求知识及教育水平要求具有大专以上的文化程度。技能要求较强的记忆能力,熟悉企业管理的方法和技巧能够熟练使用办公室软件。工作经验要求具有一定的管理基础知识,有1年以上行政管理工作经验。基本素质要求认真细致,积极主动,较强的原则性。(五)文秘专员岗位基本信息岗位名称文秘专员隶属部门综合行政部岗位编码直接上级行政主管薪资等级直接下级无可轮换岗位定编人数1人工作概述负责公司档案、印章证照、宣传品的管理,公众号的日常发文、收稿及公司收文、发文等工作。工作职责与任务1、负责有关文稿的撰写、打印和上报工作,拟定上传下达的各类文件;2、负责文件的收发、编号、登记、分送、传阅、催办、保管、清退、核销和立卷归档工作。管理文书档案,履行建档和查阅手续;3、负责公司档案的接收、移交、保管、利用、销毁等管理;4、负责公司宣传资料的管理发放;5、负责做好文件、资料、表单、报告等打印、复印、校对、排版和管理工作;6、负责公司印章、证照的使用管理;7、负责公司会议保障及会议记录整理工作;8、及时向领导转达上级的电话通知、指示和交办的工作;向下级传达主管或分管领导的工作指示、意见和要求;9、负责单位各项信息的收集、整理和利用工作做好各类简报、信息和相关材料的报送工作;10、完成公司及部门领导交办的其它工作。工作关系所受监督在工作方面接受综合行政部领导的指示和监督。所施监督公司档案、资料及印章证照的借阅管理监督和保管。内部关系在公司内部发生协作关系。外部关系一般不与外界发生联系。工作权限1、公司证照、文件资料的归档和管理权;2、对各部门档案的收集权;3、档案管理的监督权。任职要求知识及教育水平要求具有大专以上的文化程度,具有一定的文字处理能力。技能要求熟悉档案管理的方法,熟练使用办公软件,具有一定的沟通能力和公文写作能力。工作经验要求具有一定的文秘工作经验及图书资料管理知识。基本素质要求工作细心,认真负责,主动积极,具有较强的原则性。
本文标题:综合行政部---部门职能、岗位说明-(20180925)
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