加油站资金缴存业务操作指导手册-20110901

1中国石油加油站管理项目运维组加油站资金缴存操作方法及其注意事项版本日期修改修改说明V0.12011/06/10郭靓初稿V1.02011/06/18郭靓增加内容,调整格式,成稿V1.12011/06/30郭靓修改内容,调整格式12一前言1.1适用范围在站级系统6263.6012及以上版本，实现了加油站资金缴存的功能模块。1.2加油站资金缴存模块实现的功能在加油站站级管理系统内实现“加油站资金缴存”模块之后，加油站人员根据每天的实际财务情况在系统内完成相应的操作，系统记录加油站每天的现金流状况，其中包括：1）每个营业日收入中实际的现金数额；2）所有的现金款是否都已经做了封账处理（即将现金汇总清点完数额之后放入保险柜），封账审核人；3）每天向银行缴存现金的情况，当日是否有缴存，缴存的方式（去银行存款、银行到站收款），实际缴存的数额，缴存审核人；4）向银行缴存现金时是否发生其他异常情况（如再次清点现金的数额与当初放入站内保险柜时的数额不一致等），异常情况审核人。系统将这些记录以日结之后上传日报（212接口文件）文件的方式上传给上级的资金管理平台系统，在该系统内完成下一步的3方（HOS系统内统计的营业收入、212接口文件数据、银行方的缴款数额反馈）对账业务处理，监控加油站的财务状况是否存在漏洞。二操作方法2.1创建封包与审核封包封包是指将加油站投币柜内投币现金进行汇总、清点、打包操作的业务；一般由加油站核算员操作完成，并有加油站经理进行监督与审核。原则上每一个班次结束时都需要对现金进行清点并进行封包，以做到各个班次间账目清晰。1）使用核算员帐户登录进入BOS系统，在“日结管理”界面内选择实际的营业日期进入操作，可以看到增加的“加油站资金缴存”功能界面；2）根据界面内所显示当前的“未封包”数值金额，进行创建封包的操作，点“创建封包”按钮，如图1所示；3图13）实际录入的封包数额与显示的“未封包”数额相差不能大于100元，否则会有错误提示，且封包无法被创建，如图2所示；4图24）完成创建封包的操作之后，界面内会产生一行状态为“未审核”的封包记录，在审核封包操作之前，可以对封包进行查看、编辑修改、删除等操作，界面内有相应的功能按钮；界面上显示的未封包金额会相应减少，而未审核金额会相应增加。5）审核封包的操作，选中“未审核”状态的封包记录，点“审核”按钮，系统弹出“审核权限验证”提示框，输入站长的工号和密码之后点“确定”，如图3所示；5图36）系统弹出“是否创建资金缴存单”提示框，应选则“是”，若选择“否”则无法审核该封包，如图4所示；6图47）审核成功后，封包的状态变为“已审核”，只有当上一个封包被审核完成后，才能进行下一个封包的创建。2.2资金缴存资金缴存是指加油站人员将营业款在银行进行缴存操作的业务，在系统内对应的操作是完成资金缴存单的审核操作；1）在界面内点“缴存”按钮，如图5所示；7图52）在弹出的“银行资金缴存”界面内，首先选择加油站实际的缴存方式，如图6所示；8图63）点“增加”按钮，在弹出的界面内，选择需要审核的资金缴存单，如图7所示；图74）在审核操作之前，应将所有的未审核的资金缴存单全部添加进入，即在向银行缴款时必须将站内已经封包的现金全部一次缴清。可以点“添加所有”按钮一次完成添加，否则在审核操作时，系统产生错误提示，如图8所示；9图85）点“审核”按钮，进行资金缴存单的审核操作，系统弹出“审核权限验证”提示框，输入站长的工号和密码之后点“确定”，如图9所示；10图96）在完成资金缴存单的审核操作之后，系统提示打印“存款交接记录单”，如图10所示：图107）对已创建缴存记录的封包，可以查看并打印相应的“现金凭条”和“资金缴存单”，选中相应11的封包记录点击“查看”按钮，或者双击该条缴存记录,如图11所示；图11注意:当需要打印已审核的旧营业日中封包的现金凭条时,只需要进入旧营业日日结中的”加油站资金缴存”界面,双击该条封包记录,同样按照以下步骤即可.8）在弹出的界面内，点击“打印”按钮，如图12所示；12图129）在弹出的“选项”界面内，选择要查看、打印的单据，点击“预览”按钮，如图13所示；13图1310）“现金凭条”和“资金缴存单”的表样，分别如图14和图15所示；1415图14图1511）注意事项：在点“缴存”按钮进行操作之前，界面内的“缴存单列表”栏内不能有“未审核”状态的记录行，否则系统会产生提示信息，无法继续操作，如图16所示；处理方法是，点击选中“未审核”状态的记录行，点击界面右侧的“编辑”按钮，对该记录进行删除操作、或者审核完成。16图162.3封包异常处理异常封包是指因为不可抗力的因素造成封包丢失、封包不完整、或者封包的最终实际缴款金额与封包金额不一致的情况，在系统内记录此情况的操作为置封包异常；1）在“银行资金缴存”界面内，选中需要置为异常的封包（已为缴存单），点击“异常”按钮，在出现的“确认”对话框中点“是”，如图17所示；17图172）点击“备注”栏内右侧的按钮，在弹出的“备注”框内输入置为异常的原因，此项为必填项，如图18所示；18图183）置为异常状态的封包（已为缴存单）在系统内显示为红色字体，“实缴金额”项变为“￥0.00”，如图19所示；19图194）异常封包（已为缴存单）的“备注”项为必填项，应输入置为异常的原因说明，否则会在审核操作时有错误提示，如图20所示；20图205）在对包含异常封包（已为缴存单）的资金缴存单进行审核操作时，系统会弹出提示框，点“是”，如图21所示；21图216）已置为异常状态的封包也可以将其恢复为正常状态的封包，选中需要恢复的异常封包（已为缴存单），点击界面内的“正常销售”按钮，在出现的“确认”对话框中点“是”，如图22所示；22图227）对于金额不完整的封包，在将原封包置为异常后，需要对剩下的金额进行补缴。具体补缴操作如下。2.4补缴补缴的业务操作是指对目前封包以外的金额进行缴存的一种方式。如找回原来丢失的钱款，或丢失一半钱款后余下的部分钱款，额外的收入等等。1）使用核算员帐户登录进入BOS系统，在“加油站资金缴存”功能界面内，点“补缴”按钮，如图23所示；23图232）在弹出的“补缴”框内，录入补缴金额之后，点“确定”按钮，如图24所示；24图243）继续的其他操作与对正常封包的操作完全一致。2.5在操作中应该注意的问题1）为确保封包金额正确,请在班结之后先审核收银员账,然后再做封包造作(最后日结).2)如果出现打印单据慢的情况,请耐心等待,等待过程中不要动鼠标.3)当日封包金额（包括已经缴存和未缴存的）必须与系统记录销售金额一致。因此，完成收银员账审核操作之后，营业日内所有的投币金额必须全部做封包操作处理，且营业日内所有的封包必须全部完成审核操作；错误情况举例，如图25所示：图25如日结时提示封包金额与销售金额不一致，则需查看系统内是否有未封包金额。正确情况，如图26所示：25图264）每次封包时，封包金额与系统记录现金销售金额差异不能大于100元。5）银行上门收款或加油站人员送存钱款时，必须要在系统内进行缴存操作。并打印现金缴存凭条，加油站与银行各执一联。6）资金缴存业务操作必须遵守加油站核算员操作，站长审核的原则。做到岗位职责分离，双方核对。