印章管理、使用流程及管理制度

1/8印章管理制度第一条目的公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，加强公司各类、各种公章的管理，便于公章的刻制、使用、销毁等各环节的工作，减少和避免因公章疏于管理给公司造成的损失，特制定本管理制度。第二条适用范围公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章（业务专用章、财务章）、法人专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。一、公司行政章的使用范围主要为：1、公司对外合同类文件；2、公司对外签发的文件；3、由公司出具的证明及有关材料；4、公司对外提供的财务报告；5、公司章程、制度等正式公文；6、员工调动、员工的任免聘用等相关文书；7、协议（合同）资金担保承诺书；8、以及其他必须加盖行政章的文书与文件。二、公司业务专用章的使用范围主要为：对外合作协议、各类经济合同等。三、法定代表人个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表等各类文件。四、财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。第三条内容1.公司印章的管理1.1公司行政章、业务专用章由公司安排专人负责管理。1.2专项业务章（财务章、发票专用章等）由财务部指定专人负责管理。1.3法人个人名章，由公司指定财务部专人负责管理。1.4各部门须将印章管理员名单报行政部备案。2/81.5印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（《印章移交登记表》）印章移交登记表移交印章名称：印章戳记：移交人签字：移交时间:接收人签字：接受时间：部门经理意见：部门经理签字：年月日1.6为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。2.公司印章的使用2.1印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。行政章使用申请表年月日申请部门:经办人:部门领导审核：用印事由：总经理审批：一）行政章的使用：必须由使用部门负责人向总经理书面申请（或者OA系统确认），批准后，使用人持书面审批到印章管理员加盖行政章。遇特殊情况，可以微信或者短信形式请示作为依据。后要求使用人必须在7日（含节假日）内完成申请手续的补办工作。二）业务专用章的使用：3/8经办部门凭相关部门负责人会签完毕且总经理签字批准后的《业务专用章使用申请表》，到印章管理员加盖章。遇特殊情况，可以微信或者短信形式请示作为依据。后要求使用部门人必须在7日（含节假日）内完成申请手续的补办工作。业务专用章使用申请表年月日申请部门:经办人:部门领导审核：用印事由：总经理审批：三）公司法人个人名章使用：由法人签字或被授权人签字后方可使用。四）财务专用章、发票专用章由财务部门按岗位职责权限使用。2.2印章的使用由各管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。（《印章使用登记表》）印章使用登记表序号使用时间用途用章数量使用人审核人2.3严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确须将公司印章（含行政章与业务专用章）带出使用，需填写《携带印章外出申请表》后，由分管领导及总经理签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。（《携带印章外出申请表》）4/8携带印章外出申请表申请部门:用章人:监督使用人:使用时间：印章名称：使用理由和使用范围：部门主管审核：总经理审核注：印章必须在使用期限内归还。移交人签字:接收人签字：日期：借出:归还：2.4以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，公司分管领导批准后方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。）2.5私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由行政部严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。2.6任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。2.7对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经行政部经理审批后，方可盖章。2.8上述须总经理进行审批的使用手续，在极特殊急需用章且总经理不能及时现场审批情况下，可用短信、微信申请方式执行，总经理回复同意后，在《申请单》上注明申请、同意回复时间，即可执行。但要求在印章使用后七日（含各类节假日）内必须由使用部门负责人完成书面审批的后补手续。2.9上述规定内容，如有违反，公司拥有追诉责任人因违规造成的其他不良后果的权利。3公司印章的保管3.1印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批明细项目5/8准人、图样等信息。3.2印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。3.3印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。3.4非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。3.5印章应及时维护、确保其清晰、端正。3.6印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向行政部经理报告，并备案，配合查处。4公司印章的停用4.1有下列情况，印章须停用：a、公司名称变动。b、印章使用损坏。c、印章遗失或被窃，声明作废。4.2印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。（《印章停用申请表》）印章停用申请表申请部门：印章戳记：停用原因部门经理:日期：停用印章处理意见：□封存，移交行政部保管。封存日期：，期满后交相关人员办理销毁手续。□销毁，交行政部相关人员办理销毁手续。行政部经理:日期：总经理:日期：6/8注：印章办理销毁手续后，把销毁回执原件交行政部。5.本规定自公布之日起正式执行，自生效之日起，凡不符合本制度的相关规定即行废止或重新修订。第四条相关表单表单1印章移交登记表移交印章名称：印章戳记：移交人签字：移交时间:接收人签字：接受时间：部门经理意见：部门经理签字：年月日表单2行政章使用申请表年月日申请部门:经办人:部门领导审核：用印事由：总经理审批：7/8表单3业务专用章使用申请表年月日申请部门:经办人:部门领导审核：用印事由：总经理审批：表单4印章使用登记表序号使用时间用途用章数量使用人审核人表单5携带印章外出申请表申请部门:用章人:监督使用人:使用时间：印章名称：使用理由和使用范围：部门主管审核：总经理审核8/8表单6印章归还交接表移交人签字:接收人签字：日期：借出:归还：表单7印章停用申请表申请部门：印章戳记：停用原因部门经理:日期：停用印章处理意见：□封存，移交行政部保管。封存日期：，期满后交相关人员办理销毁手续。□销毁，交行政部相关人员办理销毁手续。行政部经理:日期：总经理:日期：注：印章办理销毁手续后，把销毁回执原件交行政部。明细项目