客户投诉处理方案

客户投诉处理方案文案名称客户投诉处理方案受控状态编号执行部门监督部门考证部门一、目的为了改善客户售后服务流程，提高售后服务质量，提高客户满意度，特制定本控制程序。二、客户投诉处理原则1．有章可循，依章行事有专门的制度和人员来管理客户投诉问题，另外要做好各种预防工作以防患于未然。2．及时处理对于客户投诉，各部门应积极合作，迅速作出反应，力争在最短的时间里全面解决，给客户一个圆满的结果。3．责任明晰分清造成客户投诉的责任部门和责任人，并且明确处理投诉的各部门、各类人员的具体责任与权限以及客户投诉得不到及时圆满解决的责任。三、接到客户投诉1．客户服务部安排专人受理客户的各类投诉。2．客户投诉方式（1）电话投诉。（2）电邮投诉。（3）现场投诉。（4）其他投诉。3．客户投诉记录（1）客户不论以何种方式投诉，客户投诉人员均须填写《客户投诉记录单》，《客户投诉记录单》的格式如下表所示。客户投诉记录单投诉客户名称营业地址受理日期受理编号投诉方式客户联系方式投诉理由（事件经过）：投诉要求：部门受理人员（签字）：四、分析投诉原因客户服务部人员针对投诉事项，判断客户投诉事项的责任。1．若客户投诉事项的责任不在公司方面，要耐心、认真地向客户作出解释，征得客户的认同。2．若客户投诉事项的责任确实在于公司，则应根据投诉事项的性质判定投诉处理时间，并及时将投诉解决期限通知客户。五、确定投诉处理部门1．内部责任判断客户投诉受理人员根据投诉事项描述和客户提供的相关证明判断造成客户投诉的主要原因和负责部门，主要责任部门包括生产部、质量管理部、技术研发部以及市场营销部等部门。2．客户服务主管向相关责任部门送达《客户投诉处理单》副本，相关责任部门根据部门业务流程详细调查造成投诉的原因。六、提出处理方案1．客户服务部及时同投诉处理部门进行沟通，了解投诉处理的进度。2．投诉处理部门及时向客户服务部提出客户投诉处理的结果和建议。3．客户服务部会同相关主要责任部门形成客户投诉处理具体方案。4．主管领导对客户投诉处理方案进行审核后，提出实施意见，并将其交客户服务部。七、方案实施1．客户服务部在承诺的投诉处理期限内完成投诉处理，并向投诉客户及时通告投诉处理的结果和方法。2．客户服务部认真听取客户对投诉处理方式的意见，双方达成一致意见后，客户在《客户投诉处理单》上签字，客户服务部代表公司履行投诉处理责任。3．客户投诉处理单的格式如下表所示。客户投诉处理单客户名称处理单编号处理部门处理日期投诉处理结果受理人员意见部门经理意见客户意见八、收集客户反馈信息1．客户服务部在客户投诉处理后一周内就客户服务的态度和结果向客户进行回访，了解客户对投诉处理的满意度。2．客户服务部及时将客户回访的意见填写进表格，并将表格进行汇总和整理，作为对客户服务部工作的评价依据之一。九、总结改进1．客户服务部定期对客户投诉的受理和处理情况进行汇总和统计，填写《客户投诉统计表》，《客户投诉统计表》的具体内容如下表所示。客户投诉（月、季、年）分析统计表投诉客户姓名投诉内容责任单位处理方式损失金额品名数量赔偿退货折价其他日期编号2．客户服务部根据客户投诉过程中形成的各种表格和记录，改进客户服务流程和管理制度。3．客户服务部根据相关制度和规范对客户服务人员进行培训，提高其客户服务意识和工作能力。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期客户投诉处理流程图投诉事故责任划分序号投诉描述责任部门1产品内容物指标不够造成的投诉车间、质检部2产品外包装脏投诉包装车间、营销部3产品净含量投诉包装车间4产品密封不严、漏瓶包装车间5打印日期不清楚或无打印日期包装车间6口感、感官投诉质检部、研发部、车间7外包装物投诉采购部、品控部备注：1.以上投诉均为比较常见的，具体情况依据实际投诉案例为准；2.处理投诉案例时责任部门的确定参照当时实际生产情况。