印章管理规定

印章管理规定1、目的为了保证印章使用的合法性、安全性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。2、印章定义：印章指公司公章、合同专用章、财务专用章、业务用章、法人代表章等。3、印章的刻制、启用3.1印章的刻制3.1.1公司印章的刻制均须报总经理批准，由行政部开具介绍信，到公安机关指定部门办理刻制手续。3.1.2印章的形体和规格，按国家有关规定执行。3.2印章的启用3.2.1新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。3.2.2印章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。4、印章的保管、外借、交接和停用4.1印章的保管4.1.1公司的公章、合同专用章应指定行政部专人入箱(入柜）保管，各部门印章由各部门指定专人入箱（入柜）保管，并将保管印章人员名单报行政部备案。4.1.2印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。4.1.3印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，并办理交接，以免贻误工作。4.1.4印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。4.2印章的外带：4.2.1严格控制印章外带,严禁员工私自将印章带出公司使用。4.2.2若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写印章外带申请单（附件一），由部门主管同意，公司总经理批准，并报行政部负责人确认后方可带出。4.2.3因工作需要外带印章时，印章保管人需将印章封存在信封内，封口加盖印章或签名。外出期间，由监章人至指定用印地点及指定用印时间打开，用完后由监章人封存,监章人和借章人同时在封口处签字确认。如因特殊情况监章人无法同行时,由借章人请办理业务处的人员行使监章人的义务,见证印章封存打开及用完印章后的封存。4.2.4印章带出后，印章管理员须跟进归还。如因特殊情况不能在申请时间内归还的，印章管理员需及时向总经理汇报。4.3印章交接：印章移交须办理手续，签署《印章交接登记薄》（附件二），注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。4.4印章的停用4.3.1有下列情况，印章须停用：公司名称变动；印章使用损坏；印章遗失或被窃，声明作废。4.3.2印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。5、印章使用5.1使用范围：5.1.1凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章。5.1.2凡属合同类的用合同专用章。5.1.3凡属财务会计业务的用财务专用章。5.1.4凡属专项业务的加盖专项业务章。5.2使用程序5.2.1公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用章都须先填写《用印申请单》（附件三）经部门负责人审核、子公司总经理批准，在《印章使用登记表》（附件四）上登记后方可盖章，同时需将用印文件的复印件提交行政部备案。如需用印的材料上已有总经理（董事长）签字，可不用再填写《用印申请单》。5.2.2印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的文件、合同等，行政部有权拒绝用印。5.2.3严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，须经总经理同意方可开具。待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，使用的照片交行政部留档，未使用的必须立即收回。5.2.4违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。5.2.5每年年终由行政部负责收集印章使用情况登记表送档案室存档。6、奖惩条例6.1凡发现违反本规定操作，但未对公司造成影响的，每次罚100元。6.2凡发现违反本规定操作，给公司造成损失的，除赔偿公司损失外，根据情节轻重，必要时移交司法部门处理。附件一：印章外带申请单日期：年月日申请人申请部门印章名称外出地点外带事由用印文件计划借出时间计划归还时间监章人部门意见领导意见印章管理员：附件二：印章交接登记薄印章名称移交日期移交人印章图样接交人监交人附件三：用印申请单申请人申请部门印章名称盖章次数用印事由部门意见领导意见附件四：印章使用登记表盖章时间文件名称发文号印章名称盖章次数使用人批准人备注