工程档案整理与数字化

工程档案整理与数字化桐乡市交通局综合档案室桐乡市交通局综合档案室主要内容工程建设项目立卷归档要求工程档案数字化加工的具体要求纸质档案数字化操作方法介绍桐乡市交通局综合档案室工程建设项目立卷归档要求公路工程相关标准规范：《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2010〕382号）《浙江省公路工程竣工文件编制办法》（浙交〔2002〕138号）*如与《浙江省公路工程竣工文件编制办法》不一致的，以交办发〔2010〕382号要求为准。*保管期限改变：由原来的“永久”、“长期”、“短期”，改为“永久”、“30年”、“10年”1桐乡市交通局综合档案室工程建设项目立卷归档要求水运工程标准：《浙江省水运工程竣工文件编制办法》（2004年版）（浙交〔2004〕6号）1桐乡市交通局综合档案室指挥部归档条目项目总体立项审批文件各段立项审批文件勘察设计初步设计施工图变更设计各类合同各类会议纪要桐乡市交通局综合档案室指挥部归档条目（续）工程通知单工程索赔土地征用许可土地勘测房屋拆迁调查拆迁补偿协议书“三改工程”相关文件（改路、改河、改线）桐乡市交通局综合档案室指挥部归档条目（续）招投标（可分资格预审、招标文件、招标会议、投标文件及中标通知书等）（可按分项、合同段设置条目）工程管理文件（按年设置计划进度、质量管理、资金控制等条目）各单项验收和竣工验收*投标文件中通过资格预审入围单位或推荐中标候选人但未中标单位的标书也要归档，保管期限为短期（10年）。桐乡市交通局综合档案室施工单位归档条目开工报告（含合同段和分项工程开工报告）施工组织设计、进度计划工程变更文件计量支付安全检查施工日记质量评定（按分项设置）原材料报验单桐乡市交通局综合档案室施工单位归档条目（续）试验报告（按分项设置）中间交验审批（按分项设置）施工记录沉降观测竣工图照片、录音录像桐乡市交通局综合档案室监理单位归档条目监理规划、实施细则项目部人员审核、变更施工质量检查、通报等工程监理报告单、通知单工地会议纪要索赔审批单、申请单水泥砼、砂浆抗压强度监理试验钢筋试验桐乡市交通局综合档案室监理归档条目（续）粗集料试验、鉴定细集料试验、鉴定土工布、塑料排水板试验桩基检测汇总合同段及其分项工程监理质量检验评定汇总监理工作报告照片、录音录像桐乡市交通局综合档案室容易疏漏的问题编写大事记：若已完工工程没有及时记录的，须补写。工程变更一览表要把“变更令号”、“变更内容”、“变更金额”、“相关文件档号”、“竣工图档号”一一对应填写完整。工程变更一览表项目名称施工单位名称序号变更令号变更内容变更金额(元)本变更文件档号相关竣工图档号增加金额减少金额电子表与纸质表同时移交桐乡市交通局综合档案室档号确定1.档号示例：J048－2.2.11－1.0001桐乡市交通局全宗号工程代码工程档案分类号合同号案卷顺序号（用四位数字）桐乡市交通局综合档案室档号确定2.东宗线二期档号：GL9.1111.Ja1-案卷号科技大类（航运）东宗线嘉兴段案卷顺序号（示例：1.0001）桐乡市交通局综合档案室正确填写案卷目录和卷内目录案卷目录和卷内目录要用激光打印。目录统一使用excel电子表。卷内目录填写：目录标题栏采用加粗的3号宋体，责任者等字段名称用加粗的小3号仿宋体，其他用4号仿宋体。（excel打印的分别用16、15、14号）序号：以1件自然件或一组文件为一顺序号。文件编号：完整的代字代号责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。日期：标准格式为20010101，同一条目内时间取文件最后形成时间；时间不明确的一般考证到年，无法考证月日的，用0代替，补足8位数。页号：最后一条页号要标明起止页桐乡市交通局综合档案室档案案卷装订和编目使用原件：如果没有原件的要在备考表中注明原件位置。案卷装订：装订整齐，按三孔一线标准装订，孔距统一不偏斜。编制页号：将页号编在文件正面的右下角，背面的左下角；成册的文件不必另编页码。不得跳号，保持清晰无误。如有遗漏，应及时补敲页码；如张页号已连续，那么以.1表示。卷内备考表中立卷人、检查人要填写齐全，如实填写。桐乡市交通局综合档案室案卷封面打印1.案卷号：档号位置统一盖档号章（移交时不用盖）2.工程名称打在封面正中空白处居中打印3.案卷题名：由三部份组成：单位工程（分部分项工程）+结构（桩号）+文件名称，概括简明、准确。卷内备考表说明：（1、卷内文件数量）（2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况）立卷人：年月日检查人：年月日移交前一定要检查备考表是否有缺，缺签字的要补齐。桐乡市交通局综合档案室使用标准档案盒选用工程档案专用档案盒，根据案卷厚度购买合适尺寸的盒子。盒面无破损、折皱、污迹。桐乡市交通局综合档案室使用标准档案盒用铅笔在盒子统一位置标注案卷号档案盒正面不用任何文字标识。桐乡市交通局综合档案室照片的整理与编目收集：1、反映工程进度和工作成果的照片档案；2、反映工程质量的照片档案；3、与工程有关的重要活动；4、记录工程重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案；5、反映工程建设之前地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案；6、与其他载体档案有密切联系的照片档案；7、其他具有保存价值的照片档案桐乡市交通局综合档案室照片的整理与编目整理：照片号的编写（一册一个流水号）计量单位：自然张桐乡市交通局综合档案室照片的整理与编目文字说明:事由：照片影像所反映事件，事物的情由时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间地点：被摄物所在的具体地点人物：照片影像上主要人物的姓名、身份背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人桐乡市交通局综合档案室纸质档案数字化加工中的有关要求1.扫描与不扫描范围需要扫描的保管期限为：永久、长期（30年）的全部材料（包括图纸）。不需要扫描的保管期限为：短期（10年）。特种载体档案⑴照片档案：无数码的纸质照片扫描。⑵实物（锦旗、奖状、证书等）拍成照片后归入照片档案内2桐乡市交通局综合档案室纸质档案数字化加工中的有关要求2.扫描色彩模式一般应采用彩色模式进行扫描。3.扫描格式采用多页TIFF格式存储。存储时的压缩模式的选择，应以保证画面清晰的前提下，尽量减小存储容量为准则，黑白图像建议采用CCITT组4压缩模式，灰度和彩色图像建议选择JPEG压缩模式。单页文件可用jpeg格式存储*pdf格式不能作为标准格式存储2桐乡市交通局综合档案室纸质档案数字化加工中的有关要求4.做好扫描登记：扫描前，应该根据前处理单，做好扫描登记单，登记本份文件的页数，本份文件需要扫描和不扫描的张页号，根据前处理时填写的文件页数，核对每份文件的实际扫描页数。5.扫描过程：按顺序逐渐页进行扫描。如原文有字体不清、原件缺漏页、原件破损等影响阅读的，应在此页前加“原件缺页、原件破损”等说明。拆除装订，在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。6.图像的处理：图像处理主要指对扫描后的图像进行去黑、去污、纠偏、拼接、有漏扫的要补扫、排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整等。原稿破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。2桐乡市交通局综合档案室纸质档案数字化加工中的有关要求7.扫描文件的命名：全宗号-分类号-案卷号-起页号例：J048-2.2.11-1.0001-001“-”为半角字符或在英文输入方式下录入2桐乡市交通局综合档案室档案数字化的技术指标要求成果类型格式技术指标备注扫描黑白扫描图像TIFF建议扫描分辨率在100dpi以上（需OCR识别的建议200dpi以上）代替原件保存的推荐采用无损压缩的TIFF格式。彩色扫描图像TIFFJPEG建议150dpi以上（需OCR识别的建议200dpi以上）图纸TIFFJPEG建议200dpi以上照片描图像TIFFJPEG5英寸档案照片建议600dpi，其他规格按如下公式换算：扫描分辨率=600dpi/N(其中N=待扫描照片的长度值/5英寸照片的长度值)桐乡市交通局综合档案室成果类型格式技术指标备注缩微胶片TIFFJPEG建议200dpi以上音频WAVMP3音频采集最低要求：采样频率:44.1kHz，量化级:16bit，单/双声道。WAV转MP3时建议位速率在128Kbit/s以上。视频AVIMPEG-2MPEG-4视频采集最低要求：分辨率(像素):720*576，帧数:25帧/秒，视频数据速率:4Mbps，音频位速率:224Kbps，音频设定:立体声，音频采样频率:44.1kHz。AVI转MPEG-2、MPEG-4格式时，推荐数据传输率=4Mb/s，分辨率在352x288以上，帧速率=24。档案数字化的技术指标要求桐乡市交通局综合档案室档案移交数据移交档案数字化成果移交一般采用VCD、DVD光盘作为数据载体。光盘应同时刻录两套，一套本单位保存，一套移交局档案室。光盘组织结构在光盘根目录下分别存放目录数据库、全文数据文件夹和说明文件三项内容。案卷目录数据库以AJML.xls命名，文件目录以WJML.xls命名，全文数据文件夹以DATA命名，说明文件以SM.txt命名。说明文件为txt文本文件填写《桐乡市备份数据移交、接收检验表》一式两份，分别由移交、接收人员签字。桐乡市交通局综合档案室挡描件保存方式J048-2.2.11-1.0001-1J048-2.2.11-1.0001-4J048-2.2.11-1.0002-1J048-2.2.11-1.0002-3J048-2.2.11-1.0003-1电子文件原文J048-2.2.11-1.0002-1AJML.xlsWJML.xlsDATESM.txt全文数据文件夹档案数字化实体数据光盘桐乡市交通局综合档案室档案移交说明文件内容及格式如下：项目名称项目标号：起止目录号：起止年度：案卷目录数量：（）条文件目录数量：（）条全文数量：（）件，（）页文件类型：光盘号：光盘类型：刻录时间：刻录人：审核人：桐乡市交通局综合档案室档案移交光盘标注格式档案存储移交光盘封面格式桐乡市交通局综合档案室数字化生产加工的相关文件标准1.桐乡市综合档案室电子目录数据库结构与交换格式（试行）（桐档〔2011〕12号）2.桐乡市纸质档案数字化操作规范（试行）（桐档〔2011〕13号）3.桐乡市档案登记备份工作简要说明桐乡市交通局综合档案室纸质档案数字化操作方法介绍1.Word和Excel电子文档通过雪莹转换Tiff格式的操作方法2.通过ACDSee相片管理器扫描的操作方法3.通过ACDSee相片管理器对图像文件进行压缩、合并、拆分等操作方法4.拖把更名器在档号修改中的操作方法3桐乡市交通局综合档案室电子文件格式的转化对于原有电子文件，如word、excel文件要进行格式转化，转化为标准tiff格式保存，以确保档案的原始性。推荐使用“雪莹转换器”通过虚拟打印实现格式转换注：1.对于有多个电子表格的excel文件，不能一次完成转换，必须逐个工作表转换。2.如果文件页数过多，或排版为横竖交替，雪莹转换器也无法正常识别。首先对雪莹换器进行属性设置选中文件，右键[雪莹]——[属性设置]在[保存选项]栏选择保存方式，“自动保存”，保存格式为“TIFFfile”,选择保存目录后确定。为了防止出错，原始文件不要自动覆盖。最后选中要转换文件后，右键[雪莹]进行转化。可同时批量进行转化，一次转化数量视电脑配置而定。桐乡市交通局综合档案室扫描操作（通过ACDSee相片处理器“获取”操作方法）ACDSee9选择【获取】【从扫描仪】桐乡市交通局综合档案室进入【获取向导】在【文档扫描】：【扫描多个文档】——【建立包含全部扫描文档的单一的，多页图像