工程档案理规定（修改稿）

融科智地有限公司深圳分部（草案）工程档案管理细则第2页共5页目录第一章、管理总则第二章、机构设置及其职责第三章、归档时间和手续第四章、归档、立卷质量要求第五章、档案的保密、保管第六章、档案的利用和开放第七章、奖励与处罚附件：Ⅰ、归档资料、档案的范围Ⅱ、文件材料归档要求Ⅲ、工程档案的借阅规定Ⅳ、合同归档有关规定Ⅴ、归档、立卷质量要求Ⅵ、机构设置图Ⅶ、工程资料、档案管理过程Ⅷ、工程资料、档案管理流程Ⅸ、工程资料、档案收集思路图Ⅹ、资料发放流程Ⅺ、深圳市档案馆管理规定汇编工程档案管理细则第3页共5页工程档案管理规定（本规定实用于深圳分部建设工程档案管理）第一章管理总则第一条为加强对深圳分部各类工程档案的综合管理，逐步实现工程档案工作规范化、系统化和标准化，根据国家《档案法》，《深圳市城市建设档案管理规定汇编》、《深圳市城建档案管理规定续编》、《融科智地房地产开发有限公司档案管理办法》的有关规定，结合本部门管理工作中的实际情况，特制订本规定。第二条工程档案管理规定所包含的内容：工程文件材料、工程资料。工程档案是工程项目策划、建设、管理工作中形成的档案。工程文件材料及工程资料是工程项目策划、建设、管理工作中形成的文件材料及资料。（以下“工程文件材料”简称：“文件”、“工程资料”简称“资料”、“工程文件材料及工程资料”统称为“文件资料”）。第三条深圳分部各类工程档案均纳入本管理规定。第四条所有工程资料为公司财产，任何人都不能擅自攫为己有。第五条工程档案工作“三纳入”、“四参加”制度1.档案工作“三纳入”制度：必须纳入到部门工作计划；必须纳入到领导的议事日程；必须纳入到职工的经济责任制、岗位责任制。2.档案工作“四参加”制度：档案管理部门（人员）参加产品定型会；参加科研成果鉴定会；参加设备开箱、密封文件开封、工程验收；参加工程竣工验收。第六条档案管理人员调动工作时，必须办理完移交手续后方可离岗。第二章机构设置及其职责第七条深圳分部设置工程档案管理岗位，管理人员为工程档案管理员，负责工程档案管理全部工作。第八条项目开发部门安排相应工程资料员，负责项目建设期间的工程文件资料的全部管理工作。第九条工程档案管理的主管部门是深圳分部总经理室。日常管理由投资金融部负责。第十条工程档案管理主管部门的主要职责：1.审核批准部门工程档案管理制度、规范、流程；2.审核批准工程档案管理决议、处理方案等；3.指导、监督和检查工程档案管理工作；4.决定部门员工执行本规范的奖惩。工程档案管理细则第4页共5页第十一条工程档案管理员主要职责：1.起草工程档案管理的制度、规范、流程报主管部门审批，对已批准的制度、规范、流程解释，并监督执行；2.负责收集、整理、保管、统计工程档案及有关资料（每季度对存档档案进行整理、统计，并公布。）；3.负责协助、指导和督促工程资料员对工程文件资料的收集、整理、组卷、移交归档等工作；4.参加工程的各项竣工验收，指导工程档案的组卷、移交；5.负责按有关规定将需入馆的工程档案移交市档案馆；6.负责编制检索工具和参考资料，积极开发档案信息资料，收集利用效果并进编研，为部门的各项工作服务；7.加强对档案的管理、维护档案的完整与安全，对超过保管期限的档案提交鉴定，经相关领导审批后，按规定程序进行处理；8.负责工程档案室的日常管理；9.提高服务意识、积极主动配合其他部门工作。第十二条工程资料员主要职责：1.严格执行部门制定的工程档案的管理制度、规范、流程，作好项目建设期间的工程文件资料管理工作；2.负责收发、积累、整理本部门在项目建设过程中形成的工程文件资料；3.在项目竣工或单项任务完成后将所积累的文件资料进行鉴别、分类、组卷，并及时、全部地移交给工程档案管理员；4.积极协助、配合工程档案管理员移交工程档案等工作。第十三条专业工程师（项目经理）的职责：1.负责收集施工项目管理过程中的所有文件资料；2.负责收集项目建设的工程照片及工程录像带（具体要求见深圳市档案馆有关规定）；3.负责收集各承建单位的工程竣工档案，组织工程档案专项验收（具体要求见深圳市档案馆有关规定）。第三章归档时间和手续第十四条当月的工程文件材料由工程资料员在下月5号前移交档案室。第十五条工程前期所有文件、证件收到或办好后及时移交分部档案室，项目开工后必须全部移交完毕。第十六条工程照片、声像档案在分项工程完成后一个月内，由项目经理将声像材料和文字简介，向档案室移交归档。（具体要求见深圳市档案馆有关规定）工程档案管理细则第5页共5页第十七条图纸（初设图纸、施工图纸和竣工图纸）等技术文件类。主办部门为设计图纸、竣工图等技术类文件的第一责任人，负责相应的文件积累与保管，定期交档案室存档。第十八条招投标类文件，主持招标的部门或人为第一责任人，负责相应的文件积累与保管，定期交档案室存档。第十九条合同类文件详见“合同存档有关规定”。第二十条移交、接收档案必须履行手续，接收人应根据移交人提供的移交档案目录，与移交人共同清点，对重要案卷，要逐项清点，经查对无误，方可办理签收手续。第四章档案的利用和开放第二十一条档案室建立档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。第二十二条档案人员要熟悉库藏，开展档案编研，为公司各有关部门服务。第二十三条珍贵档案应以复制件代替原件提供。第五章罚则第二十四条无理由未按规定移交档案的，由分部总经理室视情况给予第一责任人及当事人以通报批评、扣发当月奖金等处分；第二十五条借阅档案未及时归还，档案管理员有权随时向借阅者追缴，根据情节分部总经理室可给予当事人以通报批评等处分。第二十六条泄漏公司档案机密者，按公司有关规定处理。