工程档案管理规定

城开集团工程档案管理规定（暂行）一、目的为规范集团各项目工程档案文件的归档整理工作，统一工程档案文件的标准，确保工程现场资料的收集完整、安全管理和有效利用，并使工程现场管理资料全过程具有可追溯性，提高公司的档案管理水平，依据建设工程文件归档整理规范GB/T50328-2001和城开集团文件编写程序,制定本规定。二、适用范围集团各项目部及相关部门。三、档案室职责1、按有关规定有计划地分别收集各部门档案文件，各部门定期协调档案室进行整理、立卷、归档。2、凡已办理完毕的工程准备阶段的文件资料，集团档案室要求各相关部门均应在五日内递交集团档案室立卷、归档。监理文件、施工文件、可以每月25日前上传电子文件清单，竣工时上报公司存档，竣工备案文件（纸质）要求项目上报公司一份存档。档案形成部门详见附表一。3、立卷、归档的要求：各部门资料管理员在规定时间内把资料整理完毕，并上交公司档案室，档案室负责立卷、归档。4、各相关部门档案管理人员向集团档案室移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。5、档案室负责对各项目已归档文件，建立对应的电子文档，便于分类管理和查阅。四、档案管理程序1、归档时间及要求1.1各相关部门资料管理员把本部门工程准备阶段的文件，完成后五日内上报集团档案室办备案，各类图纸（施工图纸、配套工程图纸、景观工程图纸等），有工程服务部下发到各相关部门，其中竣工图纸（施工图纸、配套工程图纸、景观工程图纸等）及备案文件在竣工验收结束后由项目部检查合格后移交公司工程服务部，项目施工档案资料竣工验收后移交集团档案室。1.2资料管理员把部门文档及时归类，监理文件、施工文件5日内上通过2OA工程档案文件审批流程，并把纸质的工程文件上集团档案室。1.3集团档案室资料管理员每月负责检查各部门资料归档情况，并把检查情况列入绩效考核。2、分类2.1分类、组卷要遵循档案文件的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，做到分类科学、组卷合理、层次分明、检索便利。尽量以工程项目为单位组卷。2.2档案分类按材质分为：纸质档案和电子档案。档案分类按阶段分为：工程准备阶段（立项文件、建设用地拆迁文件、勘察设计文件、招标文件、合同文件）、监理文件（监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知、监理竣工总结、质量评估报告）、施工文件（设计变更、技术核定文件、现场签证文件、工程管理文件、进度文件、预决算文件）、竣工文件（施工许可文件、工程质量监督手续、质量合格文件、地基与基础、结构验收文件、合同价款结算文件、竣工图）。3、编号档案编号由项目代号、分类号、文件顺序号构成，表示方法如下：项目代号+分类号+文件顺序号编码SC(1、2、3)KCXHLMZ……含义水城(一、二、三期)康城祥和里马寨编码ZJSB……含义工程准备阶段监理文件施工文件竣工文件其中分类号包括三级目录，详见附录一。例如：SC3Z040401表示水城三期工程准备阶段施工合同中序号为01的文件4、装订4.1文字材料以件为单位装订，装订前要取下金属装订物，采取三孔线装形式装订，装订线在左边。不同尺寸的文字材料要折叠或裁切成统一尺寸。不得大于A4幅面。且要求装订边及底边对齐。4.2图纸一律不装订，但案卷内大于A4幅面的图纸要全部折叠成A4幅面，折叠方式采用反折式手风琴折叠法（反面在外），图标栏在图纸纵向右下角。4.3案卷装订一般采用卷盒、卷夹两种形式。工程准备阶段文件、竣工图考虑后期使用方式以卷盒装定为主，监理文件、施工文件和竣工文件以卷夹分别装订成册，一册不够的分两侧或多册，案卷不宜过厚，一般不超过40mm。35、借阅5.1本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。5.2档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时，须经主管领导同意后方可进行。5.3查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。5.4查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。五档案保密制度1、档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。2、凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。3、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。4、对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清单，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。六、本作业指导书由集团档案室负责解释附件：1、工程档案分类及保管期限表2、卷内文件目录3、备考表4、文件资料移交单5、收文登记台账6、发文登记台账4附录1工程档案分类表及归档范围一级类目二级类目序号归档文件形成部门保管期限工程准备阶段文件（Z）立项文件(01)01项目建议书审批意见工程服务部永久02可行性研究报告审批意见工程服务部永久03项目评估资料工程服务部永久用地征地拆迁文件(02)01选址意见通知书工程服务部永久02拆迁安置意见、协议、方案工程服务部长期03国有土地使用证工程服务部永久04建设用地工程服务部永久05建设工程规划许可证工程服务部永久06施工许可证工程服务部永久07预售许可证营销部永久勘察设计文件(03)01工程地质勘察报告工程服务部永久02工程文物勘察报告工程服务部永久03工程测量成果报告工程服务部永久04设计方案审查意见书工程服务部永久05施工图审批意见书（建筑结构、人防、消防、环保、节能等行政部门）工程服务部永久06工程报建工程服务部短期07招投标备案工程服务部短期08质量监督备案工程服务部短期合同文件(04)01勘察设计委托合同招标办长期02施工承包合同招标办长期03监理委托合同招标办长期04甲供、甲分包合同招标办长期05市政合同（水、电、气、暖、雨污水）招标办长期06景观施工合同招标办长期07采购合同招标办长期08其他合同招标办长期招投标(05)01监理、勘察设计、施工招投标文件招标办长期02供应商招投标文件招标办长期03中标通知书招标办长期5一级类目二级类目序号归档文件形成部门保管期限监理文件（J）监理规划(01)01监理规划项目部长期02监理细则项目部长期监理总结(02)01监理会议纪要项目部长期02监理通知单项目部长期03监理月报项目部长期04监理竣工总结项目部长期05质量评估报告项目部长期进度控制(03)01项目总进度计划项目部长期02开工/复工审批表项目部长期03工程延期报告及审批项目部长期施工文件（S）设计变更、技术核定(01)01图纸会审纪要项目部/总工室长期02图纸、竣工图项目部/总工室长期03设计变更、技术核定项目部/总工室长期04现场签证项目部/总工室长期工程管理文件(02)01专项方案评审记录工程管理部/项目部短期02质量停检点检查工程管理部/项目部短期03专项工程管理检查工程管理部/项目部短期04整改通知单工程管理部/项目部长期05停工通知单工程管理部/项目部长期06工程管理月报工程管理部短期预决算文01工程款报审与支付文件工程造价部短期02总包、分包预算书工程造价部短期03设计变更、签证报审与签认工程造价部短期6一级类目二级类目序号归档文件形成部门保管期限件(03)04工程竣工决算书审核意见书工程造价部长期竣工备案文件（B）施工许可(01)01建设单位法人委托书项目部长期02建筑工程施工许可证（副本）项目部长期工程质量监督手续(02)01郑州市工程质量实施监督通知单项目部长期02郑州市工程质量监督登记表项目部长期03工程参建单位质量责任制一览表项目部长期04工程质量监督计划书项目部长期05工程质量监督报告书项目部长期06施工图纸审查批准书项目部长期07施工图纸审查意见项目部长期质量合格文件(03)01勘察部门对地基及处理的验收文件项目部长期02施工单位出具的竣工报告项目部长期03建设单位出具的竣工验收方案项目部长期04工程竣工验收意见表项目部长期05工程竣工验收报告项目部长期06工程参建方工作情况报告项目部长期07工程参建方工作情况报告文字说明项目部长期08监理单位出具的工程质量评估报告项目部长期09勘察出具的质量检查报告项目部长期010设计出具的质量检查报告项目部长期011监理单位签署的竣工移交证书项目部长期地基与基础、结构验收记01地基验槽记录项目部长期02结构（地基与基础）工程验收报告（表2-5）项目部长期03结构（主体）工程验收报告（表2-5）项目部长期04屋面防水检测报告项目部长期05电气检测报告项目部长期06工程质量整改通知书及对应的整改报告项目部长期07建筑工程规划许可证及附件项目部长期08建筑工程消防设计审核意见书项目部长期7一级类目二级类目序号归档文件形成部门保管期限录(04)09建筑工程消防验收意见书项目部长期010环保部门的认可文件及批准使用文件项目部长期011建筑工程保修书项目部长期012住宅工程质量保证书项目部长期013住宅工程质量说明书项目部长期014工程竣工报告项目部长期工程价款结算材料(05)01建设合同、协议书、专用条款项目部长期02建设工程结算书或预算书项目部长期03建设单位支付工程款的证明项目部长期04建设单位支付工程款凭证项目部长期注：未列入本归档文件目录的文件，根据其文件内容，按一、二、三级类目对应关系进行归档。附录2卷内文件目录序号文号文件题名日期页号备注注：单位：mm。表格宽为185mm。第1、6、7列宽分别为15，第2、5列宽分别为20，第3列宽为30，第4列宽为70。行高以适应文字内容为宜。建议表格中的文字采用宋体小四号字。附录3备考表本卷共有文件材料页。归档文件情况说明：立卷人：立卷日期：年月日检查人：检查日期：年月日单位：mm表长为245，宽为1652附录4文件资料移交单部门名称：文件名称份数移交部门接受部门移交原因：移交人签字日期接收人签字日期3附录5收文登记台账部门名称：序号文号文件名称发文部门收文人签字收文时间4附录6发文登记台账部门名称：序号文号文件名称收文部门收文人签字收文时间