物业合同档案归档制度

物业合同档案归档制度为加强公司物业合同的档案管理，保证物业合同档案收集、整理、存放、保护和利用各环节规范、有序，结合公司实际情况，特制订本规定。第一条物业合同档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。第二条归档范围（一）按物业管理参与者分类1．在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位收集的工程设计产权及工程技术资料的原始资料；2．业主入伙时，进行二次装修阶段收集的业主、用户资料；3．在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回防记录等以及其他相关资料；4．通过政府主管部门获取的相关信息。（二）按物业资料来源的时间顺序分类1、设计规划阶段信息(1)土地购买合同、土地使用证等权属证书(2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书(3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件2、竣工及验收阶段信息(1)竣工图(2)竣工工程项目一览表(3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等)(4)设施技术手册、使用说明及质保证明(5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统)(6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等)(7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录)(8)隐蔽工程的验收记录(9)工伤事故发生及处理记录(10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单(11)项目的重要技术决定和文件(12)验收计划和验收会议纪要验收记录(13)返修记录(14)验收总结报告3、委托管理阶段信息(1)委托管理招标文件(2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等)(3)物业委托管理合同(协议书)4、招商阶段信息(1)招标物业的平面图纸(2)招租许可证及委托书(3)租金及管理费测算(4)租赁合同(5)广告策划资料5、用户入户信息(1)用户入住通知书、入户须知(2)管理公约(公共契约)(3)用户资料(包括业主、租户)(4)业主委员会章程(5)用户手册(6)用户进户验收表(7)用户进户交费单6、日常管理信息(1)业主、租户变动和更换情况(2)各部门工作(操作)规范，管理制度(3)各部门工作记录(4)大、中、小修记录(5)维修承包合同和预决算(6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等(7)用户来往信件、投诉和处理资料(8)年度工作计划、总结、报告(9)人事档案(10)保险资料(11)法律法规和政府有关文件(12)财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料第三条归档要求1.归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集知等都必须齐全，归档案卷应进行分类、排列并加盖档号章、装盒、编制档案目录；2.幅面一般采用标准A4型（297mmx210mm)题栏露在右下角。非A4图幅图纸可以通过粘贴及折叠方式，横向按手风琴式折叠成A4规格，竖向按顺时针方向向内折，图纸应采用国家标准图幅，图表栏露在外面；3.文件书写和载体材料应能耐久保存，如使用碳素墨水或和圆珠笔，字迹应清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完4.归档的文件原则上一律为原件（除归档范围表中列明为复印件外）要尽量追加原件，必要时复印件并加盖红章注明原件存放处，凡有原件的文件不能以复印件归档；5.热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处；6.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；7工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符、数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来；8.声像类、实物类档案资料要清晰完整、符合集团档案中心规定的归档规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、保存。第四条归档目录资料内容文档名称存档要求目录索引1、土建设备安装竣工资料《竣工图则资料》按类建立每张图纸名称索引2、设备设施质检、消防等部门《审验文件》集中整理按设施设备单项设索引验收文件3、机电设备保养合约《设备保养合约》集中整理按设施设备单项设索引4、公共区域设施设备记录《公共区域验收记录》按类建立按区域、设备设索引5、公共区域设备移交记录《公共区域移交记录》按类建立按区域、设备设索引6、单元验收及移交记录《单元验收移交记录》按类建立按单元设目录索引7、用户单元二次装修图则及审批手续《二次装修图审批记录》按类建立按单元设目录索引8、二次装修监督检查资料《二次装监督记录》按类建立按单元设目录索引9、入伙情况记录《入伙情况记录》集中整理按月作报表不作索引10、租户情况记录《租户情况记录》集中整理按顺序存档不作索引11、管理合约、用户手册汇编《管理文本汇编》集中整理按文本分类索引12、管理分包合约《管理分包合约》集中整理按文本分类索引13、设施设备维修档案《设备维修档案》集中整理按文本分类索引14、设施设备维修记录《设备检测记录》集中整理按文本分类索引