李明勇办公自动化基础

办公自动化教师：李明勇QQ:41560739课程的性质和任务《办公自动化》是一门多学科交叉、内容新颖、实用性较强的课程，学习对象为文秘、行政管理、人事管理及新闻等专业的学生。课程内容：理论：1.办公自动化的基本概念；2.OA系统的主要功能；3.通信和计算机网络；4.OA系统选介:通达OfficeAnywhere2009网络智能办公系统(通达OA)。操作：1.文字处理---word2003；2.电子表格---excel2003；3.电子演示文稿---powerpoint2003；4.图像处理---Photoshop；5.通达OfficeAnywhere2009网络智能办公系统(通达OA)（已购买，机房在田家炳1楼）:81/（在线试用）6.常用办公设备的使用与维护（打印机、复印机、传真机、扫描仪、多功能一体机、数码相机、投影仪等）（办公情景模拟实验室、小型会议模拟实验室）7.internet常见应用等。案例教学以公司、行政部门实际工作的主要内容作为案例，将office2003的知识和公司办公案例融合在一起，将office2003的各项功能贯穿在实例中。课程的目的、要求通过本课程的学习，要求学生能够充分理解办公自动化的含义、OA系统的结构和功能。学会使用微型计算机进行文字、表格和数据信息的处理方法，能够熟练使用常用OA系统（通达OA),掌握现代办公设备的基本使用方法。参考教材推荐Word/Excel高效办公---公司办公神龙工作室编著人民邮电出版社（含光盘）Word/Excel高效办公---文秘与行政办公神龙工作室编著人民邮电出版社（含光盘）PowerPoint2003办公范例快易通导向科技编著人民邮电出版社（含光盘）办公软件office操作应用能力调查1.Windows操作()A.没用过B.不熟练C.熟练D.精通2.打字速度()A.很慢B.较慢C.一般D.很快3.OfficeWord()A.没用过B.不熟练C.熟练D.精通4.OfficeExcel()A.没用过B.不熟练C.熟练D.精通5.OfficePowerpoint()A.没用过B.不熟练C.熟练D.精通6.OfficeAccess()A.没用过B.不熟练C.熟练D.精通7.Internet应用情况()A.没上过网B.IE、QQ等基本应用C.Email、FTP等D.网页制作、网站维护8.常用办公设备(打印机、扫描仪、传真机等)使用情况()A.没用过B.不熟练C.熟练D.精通个人中心应用列表投票第一节传统办公系统剖析1.办公、办公室的概念2.办公系统的基本功能3.传统办公系统存在的问题第二节办公自动化系统1.办公自动化的概念2.OA的要素和目标3.OA系统的基本特征4.办公系统模型5.OA系统的主要功能第三节OA系统的发展与前景1.办公自动化的发展历史2.我国办公自动化的产生与发展3.未来的OA系统第一节传统办公系统剖析1.办公、办公室的概念办公：指处理人们集体事物的一类活动。办公室：人们对办公机构或办公场所的一种笼统的叫法。（无明确定义，意义也不大！）（1）事务型办公室处理比较确定的例行事务，有规律、重复性例如：秘书、会计、统计员、通信员等（2）管理型办公室承担事务处理和管理控制双重任务。（3）决策型办公室“领导办公室”决策型办公室决策办公室根据上级指示，结合本系统、本单位、本部门的实际情况和基础信息进行思考、研究和决策。制定实施计划，下达给具体办事部门下级部门将计划实施情况，以数字、数据、报表形式反馈上来统计、分析、研究以获得事务发展状况的信息，并据此修改原计划。数据反馈2.办公系统的基本功能接收与生成数据文本语音图形/图像加工处理排序分析编辑综合统计判断排版…..打印与传输打印通信复印分发利用存储销毁3.传统办公系统存在的问题(1)办公效率低下：手工操作(2)大量信息给办公室带来巨大压力矛盾：效率低下与信息激增办公人员与办公经费俱增(3)办公系统需要成为一个快速反应系统高层办公系统、国家防御系统、商贸系统(4)办公系统缺乏科学决策传统办公系统主要是经验型决策，容易导致决策失误办公决策现代化的趋势是科学决策：1.信息全面、准确、及时、可操作；2.预测科学、及时、客观、准确；3.目标明确、方向正确；4.备选方案齐全，相互独立，具有相互替代功能；5.论证充分、分析恰当；6.疏空得当，反馈及时；7.实施步骤清晰、责任明确、要求具体。基础：大量的信息、大量决策规则、决策模型(5)办公系统不是一个封闭系统要与外界交换信息第二节办公自动化系统办公自动化（OA—OfficeAutomation）办公自动化系统（OAS—OfficeAutomationSystem）1.办公自动化的概念美国麻省理工学院M.季斯特教授的定义：办公自动化是将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等科学，综合应用于传统的数据处理技术所难以处理的、数量庞大且结构不明确的办公事务处理工作。1985年，我国提出的定义：办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人—机信息处理系统。2000年11月OA‘2000定义：将办公自动化（OfficeAutomation）更名为办公信息系统（OfficeInformationSystem;OIS）办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理和辅助决策的水平效果为目的的综合性人机信息系统。办公自动化是信息化时代最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者有效的结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。在整个系统中通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚至辅助决策。办公自动化就是利用现代化的设备和技术，以全部或部分代替办公人员的业务活动，优质高效地处理办公信息和办公事务。目前，办公自动化已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学有机结合在一起，应用于传统的数据处理、非数值型信息且机构不明确的办公事务上，有效地提高了办公质量和办公效率。说明:对OA概念的新认识–在OA功能上：对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统；对于中层管理者而言，OA是管理信息系统；对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统。–在技术范畴上：计算机技术是OA的前提，通信技术是OA的基础，科学的管理思想是实现OA的核心。办公自动化的主要内容现代办公表现在两个方面：一是处理办公信息；二是产生办公信息。常见的办公信息主要包括文字、报表、语言、图形图象等。办公自动化的主要内容包括利用现代信息技术手段进行文字处理、报表处理、数值和非数值计算、图形图象处理、语言处理、通信、信息存储与管理、日程管理和辅助决策等各方面。办公自动化的主要特点：现代办公自动化的主要特点有：1、提高办公效率，减小劳动强度，充分利用各单位、企业内部的知识资源和技能。2、实现办公用品、生产设备以及科技图书、文书、科技、人事、财务档案的有效管理，防止信息资源的流失。3、运用网络，建立经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台和网上培训基地，不仅方便交流，而且实现了资源的充分运用、反馈信息的及时收集。2.办公自动化系统简述办公信息处理的自动化是利用先进的科学技术将办公人员和先进设备（计算机、网络、现代办公设备）结合起来构成的人机信息处理系统，它使人的办公活动逐步由各种设备和人机信息系统来协助完成辅助决策，实现办公人员智力劳动的自动化、电子化、专业化，最大程度地减轻劳动强度，达到充分利用信息，提高工作效率和质量，提高生产率的目的。办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系：信息是被加工的对象，机器是加工手段，人是加工过程中的设计者、指挥者和成果的享用者。2.办公自动化系统构成要素信息使用人员：决策人员和管理人员重复性事务一般办事人员(1)人员系统使用人员：办公室工作人员决策辅助知识型人员系统服务人员：系统管理员、软硬件维护人员(2)组织机构划分（管理职能、管理区域、管理行业和产品、服务对象以及工艺流程）办公信息处理中心(3)办公制度计算机(4)技术工具各种设备和技术手段通信设备其他办公设备(5)办公信息内部环境：部门内部的物质环境和抽象环境(6)办公环境外部环境：和本部门存在办公联系的社会组织或其他系统3.OA系统的基本特征(1)交互式(2)多任务并行(3)自主化(4)集成化4.办公系统模型(1)信息流模型（InformationFlowModel）(2)过程模型（ProceduralModel）(3)数据模型（DataModel）(4)决策模型（Decision-MakingModel）(5)行为模型（BehaviouralModel）5.办公自动化系统的层次模型1．事务型办公自动化系统这个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用。它包括基本办公事务处理和机关行政事务处理，主要从事文字处理、个人日程安排、个人文库管理、行文办理、邮件办理、文档资料管理、快速印刷、编辑排版、电子报表等事务。2．管理型办公自动化系统随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。管理型办公自动化系统除担负事务型办公系统的全部工作外，还要完成信息管理工作。它侧重于面向信息流的处理，即工业、交通、农贸等经济信息流的处理，人口、环境、资源等社会信息流的处理，以及公文文件类型的信息流的处理。3．决策型办公自动化系统决策型办公自动化系统以事务处理、信息管理为基础，主要具有决策和辅助决策的功能。其功能的强弱反映了该系统水平的高低。其数据库还包括模型库、方法库、知识库和专家库等。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。6.OA系统的主要功能(1)资料制作(2)电子文档管理(3)电子秘书(4)电子邮政(5)决策支持7.OA主要内容:–办公自动化从其处理技术来看，内容包括：公文电子处理技术电子表格和数据处理技术语音和图形图像处理技术电子邮件技术电子会议技术电子报表技术信息检索与传输技术互联网技术第三节OA系统的发展与前景1.2办公自动化的发展演变起源:–20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。相关知识:–美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理.–我国70年代末长春“一汽”最早使用计算机开始进行数据处理工作.1.办公自动化的发展历史在美国，办公自动化技术的应用大致划分为四个发展阶段：第一阶段：单机设备应用阶段（1975年以前)以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。第二阶段：局域网阶段(1975~1982年)以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。第三阶段：一体化阶段(1983~1990年)综合利用各种技术和设备第四阶段(90年代以后)自动化、综合化和智能化阶段我国办公自动化发展可以划分为三个阶段：第一阶段：启蒙与准备阶段(1985年以前)计算机汉字信息处理技术第二阶段：初见成效阶段(1986~1990)国务院各部委省级人民政府