excel实训练习-3(销售数据分析)

1EXCEL实训练习三商场销售数据的分析处理1.问题的提出小李在深圳市开了若干家饮料连锁店，为了提高管理水平，他打算用Excel工作表来管理销售数据。下图是他制作的各饮料店的销售记录流水帐表。为了统计“毛利润”，他必须去“饮料基本信息”表中查找每种饮料的“进价”和“售价”。这个工作量实在太大，而且还容易出错。2现在希望：能否输入饮料名称后，让Excel根据这个名称自动去查找该饮料的“单位”、“进价”、“售价”等信息，并存放到表“销售记录”的相应列中。2．解决方案通常情况下，如果不借助其它方法的帮助，要想在Excel中解决这个问题，只能到“饮料基本信息”表中一条一条地查找各种饮料的“进价”和“售价”。如果不想这么做，你有什么更好的办法吗？这个实际需求，开发Excel的工程师，已经为我们想到了。在Excel中有一个函数，就是专门为解决这类问题设计的，这个函数就是VLOOKUP。小李这个问题，可利用Excel中的查找函数VLOOKUP来解决。它的功能是，在数据区域的第一列中查找指定的数值，并返回数据区域当前行中指定列处的数值。下面来看看应用VLOOKUP函数是如何解决上述问题的。3.实现方法本案例要解决如下几个问题：1．在“销售记录”工作表中用VLOOKUP函数计算饮料的“单位”、“进价”和“售价”等信息，并计算出工作表中的“销售额”和“毛利润”等信息。2．用“分类汇总”统计出各连锁店和各个区中各种饮料的“销售额”、“毛利润”。3．用“数据透视表”分析各个区中每种饮料的销售情况和各个区中销售情况最好的饮料。4．另外，为了提高效率、避免出错，小李还想制作一张可以从下拉列表中选择饮料名称，并能自动计算出顾客应交款及应找回款的“新销售记录”工作表。4．制作过程STEP1—VLOOKUP函数的使用设计目标参照下图，根据“销售记录”表中的“饮料名称”列，利用VLOOKUP函数在“饮料基本信息”表中查找其他列（单位、进价和售价）的值。3根据以上两个表中的数据得到下图中的结果4（1）VLOOKUP函数是干什么用的VLOOKUP函数的功能：查找数据区域首列满足条件的元素，并返回数据区域当前行中指定列处的值。VLOOKUP的语法：注意：要查找的对象（参数①）一定要定义在查找数据区域（参数②）的第一列。下面来看看VLOOKUP函数是怎么用的。VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)最后计算销售额、毛利润、毛利率①查找什么？②到哪个区域查找？③查找区域第几列的值？④精确查找还是模糊查找？5（2）如何查找“单位”？打开文件“饮料销售(素材).xls”，将文件另存为“姓名_饮料销售.xls”。在“销售记录”工作表中，选中F3单元格→选择“插入→函数→VLOOKUP”→单击“确定”。由于要根据饮料的名称查找“单位”，所以VLOOKUP函数的第一个参数应该选择饮料名称“D3”。在“Table_array”区域中选择“饮料价格”工作表中的B2:E44。由于“单位”数据存放在“饮料信息”数据区域的第2列，所以输入数字“2”。由于要求饮料名称精确匹配，所以最后一个参数输入“FALSE”。单击“确定”，可以看到函数准确地返回了“统一奶茶”的单位“瓶”。复制公式,出现了什么问题？？？为什么？如何解决呢？提示：注意在复制公式时，如果沿着列拖动时，列标要用绝对引用，想想看为什么？修改公式后，重新复制公式。6（3）创建区域名称选择“饮料名称”工作表。选中饮料名称、单位、进价、售价所在的区域，即单元格区域B2:E44。在名称框中输入“自己的姓名＋A”，一定要按回车确认。思考问题：（1）区域的定义可以包含“序号”列吗？为什么？（2）如果名称定义错误了，如何将其删除。（4）利用区域名查找“进价”和“售价”选择“销售记录”工作表→选中G3单元格→输入等号“=”→选择函数“VLOOKUP”→单击“确定”。由于要根据饮料的名称查找“售价”，所以VLOOKUP函数的第一个参数应该选择饮料名称“D3”。在“Table_array”区域中输入“姓名A”。由于“进价”数据存放在第3列，所以输入数字“3”。由于要求饮料名称精确匹配，所以最后一个参数输入“FALSE”单击“确定”，可以看到函数准确地返回了“统一奶茶”的“进价”数据“1.9”。温馨提示：也可以采用以下方法定义区域名称：选择菜单“插入→名称→定义”命令，打开“定义名称”对话框，在名称框中输入“姓名A”后，单击“确定”按钮，“姓名A”区域名称创建完成7复制公式，看一看有什么不同？？？同样道理在H3单元格中建立查找饮料名称“售价”的公式。（5）计算销售额、毛利润温馨提示：表格中数据之间的关系为：销售额＝售价*数量毛利润＝(售价－进价)×数量8STEP2—分类汇总首先，建立表“销售记录”的二个副本“销售记录(2)”、“销售记录(3)”和“销售记录(4)”。（1）按照“所在区”进行分类汇总在表“销售记录(2)”中按“所在区”对销售额和毛利润进行分类汇总，汇总结果显示在数据下方（结果见“(样例)饮料销售.xls”）。将销售记录(2)改名为“所在区汇总”结果参见样例中的工作表——“所在区汇总”（2）按照“饮料名称”进行分类汇总在表“销售记录(3)”中按“饮料名称”对销售额和毛利润进行分类汇总（汇总方式为求和）对汇总结果中的毛利润列按降序排序，找出毛利润最大的饮料。温馨提示：按住Ctrl键拖动工作表标签温馨提示：选择“所在区”列中的任意单元格单击“升序”按钮进行排序（排序的作用是什么？）然后选择“数据”→“分类汇总”。9将销售记录(3)改名为“饮料名称汇总”结果参见样例中的工作表——“饮料名称汇总”（3）用“嵌套分类汇总”统计各个区和各饮料店的饮料“销售额”和“毛利润”在“销售记录(4)”工作表中对“主要关键字”选择“所在区”，“次要关键字”选择“饮料店”排序。进行第一次“分类汇总”（分类字段为“所在区”）。进行第二次“分类汇总”（分类字段为“饮料店”）。将销售记录(4)改名为“嵌套汇总”结果参见样例中的工作表——“嵌套汇总”STEP3—利用数据透视表实现统计分析设计目标如下图所示，利用数据透视表生成三维数据统计报表。温馨提示：首先按照“饮料名称”对“销售额”和“毛利润”进行分类汇总；然后，对“毛利润”进行降序排序。温馨提示：首先，选择“数据”→“排序”命令，在主要关键字中选择“所在区”，在次要关键字中选择“饮料店”；然后，先按照“所在区”进行分类汇总；再按照“饮料店”进行汇总，但是第二次汇总时，必须取消“替换当前分类汇总”。10利用排序，找出销售额最大的饮料11（1）为“销售记录”表创建数据透视表要求：为表“销售记录”建立数据透视表，将数据透视表显示在新工作表中，并将数据透视表命名为“销售统计”行显示“饮料名称”，列显示“所在区”，“销售额”显示在数据区。结果参见样例中的“销售统计”工作表。温馨提示：选中“销售记录”工作表的任意单元格，选择“数据”→“数据透视表和数据透视图”；单击“下一步”，选择销售数据所在区域；单击“下一步”，打开“数据透视表和数据透视表视图向导之3”；单击“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视表视图向导—布局”对话框，将“饮料名称”拖到左边图形的“行”上，“所在区”拖到“列”上，销售额拖到“数据”中，如下图所示；单击“确定”，数据透视表显示位置：“新建工作表”。单击“完成”，将数据透视表命名为“销售统计”。12（2）根据数据透视表找出销售额最大的饮料对毛利润按降序排序，找出销售额最大的三种饮料。结果参见样例中的“销售统计”工作表（3）在“销售统计”工作表中，找出各个区“销售额”最大的饮料在“销售统计”工作表中，用MAX函数找出每个区“销售额”最大的饮料的“销售额”。在“销售统计”工作表中，用VLOOKUP函数找出各区“最大销售额”所对应的“饮料名称”。STEP4—用“两轴线-柱图”比较“销售额”和“毛利润”设计目标现在，小李想用“两轴线-柱图”比较“南山区”、“福田区”和“罗湖区”的销售额和毛利润之间的关系。如下图所示，用两轴线柱图表来比较销售额和毛利润：13（1）制作“两轴线图”在表“所在区汇总”分别选择“所在区”、“销售额”和“毛利润”三列（如下图）所示；单击“图表向导”按钮，打开“图表向导-4-图表类型”对话框，选择“自定义类型”选项卡，选择“两轴线-柱图”。单击“下一步”，打开“图表向导-4-图表源数据”对话框；14单击“下一步”，打开“图表向导-4-图表选项”对话框，按下图进行设置；单击“下一步”，在“图表位置”对话框中，选择“作为其中的对象插入”，单击“完成”按钮。15（2）美化图表参照“饮料销售(样例).xls”，完成对图表格式的设置（格式可以自定义）。STEP5—利用数据有效性制作更方便、更实用的“新销售记录”工作表设计目标在“饮料销售.xls”中制作一张“新销售记录表”，并应用数据有效性设置，使得在填写了销售“数量”和选取了“饮料名称”后，可以自动计算出“销售额”、“毛利润”和“毛利率”。16（1）制作“销售记录”表副本在“饮料销售.xls”中建立一个“销售记录”表的副本，并将其重命名为“新销售记录”，然后将其前五列的内容删除（只保留标题行），如下图所示。并增加3个新列“实收”、“应收”和“找回”（2）对“饮料名称”应用数据有效性设置选中“饮料价格”表中的“饮料名称”区域，并将其定义为“饮料名称”，如下图所示。17选中“新销售记录”的第4列（“饮料名称”列），然后再选择“数据”→“有效性”打开数据有效性对话框。在有效性条件中选择“序列”。在“来源”中填写“=饮料名称”（注意：“饮料名称”是定义的“饮料名称”区域），如图下所示。18（3）数据有效性的使用制作完成，如下图所示，试试看，是不是在填写了销售“数量”和选取了“饮料名称”后，可以自动计算出“销售额”、“毛利润”和“毛利率”，很方便吧！（4）对“饮料店”列进行数据有效性设置参照“饮料名称”的设置对“饮料店”进行设置（5）创建“应收”和“找回”列的公式，算法如下：应收=销售额，找回=实收－应收。STEP6—让查找公式更完美（1）隐藏列在“新销售记录”工作表中将不需要显示的列（“单位”、“进价”、“销售额”）隐藏起来。（2）前面的结果有缺陷在上面应用了查找函数VLOOKUP的“销售记录”表中，如果把D3单元格中的饮料名称删去以后，可以看到F3、G3、H3单元格（即：单位、售价和进价）中均返回错误值“#N/A”。19大家可以试一下，当VLOOKUP函数在“饮料价格”表中没有找到D3单元格中的饮料名称时都要返回错误值“#N/A”。能不能让当VLOOKUP函数在“饮料信息”表中没有找到D3单元格中的饮料名称时不返回错误值“#N/A”，而只什么都不显示（即显示空格）呢？问题：利用IF函数和ISERROR函数，使“销售额”、“毛收入”和“毛利润”三列的值，在没有输入饮料名称时，不显示“#VALUE!”错误值。（2）解决办法利用IF和ISERROR函数可以解决上面的问题。试试看，你能解决这个问题吗？上面的问题变成两种情况：如果当“VLOOKUP(D3,ylmc,2,FALSE)”部分返回错误值的话，则在F3中显示空字符串。如果“VLOOKUP(D3,ylmc,2,FALSE)”部分工作正常，则在F3单元格中显示饮料对应的“售价”（即VLOOKUP(D3,ylmc,2,FALSE)的值）。20温馨提示：ISERROR(value)函数：当变量value是错误值“#N/A”时，返回逻辑真（TRUE），因此，当它与函数IF结合在一起使用时，可以用于在公式中查出错误值。IF函数与ISERROR函数联合使用的通用表示法:IF(ISERROR(VALUE),””,VALUE)空字符串VLOOKUP(C2,姓名A,3,FA