项目档案管理制度

..项目档案管理制度第一章总则第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。”的原则。第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。第二章工程档案收集、分类、整理第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。2.2附表文件类别编号方案备注公司规范、制度WG-2008-D30-1公司层面统一存放，按修订时间按流水号排列。WG-GF-2009-01项目层面工程款支付审批表IBC·Ⅰ-ZF-（）-01（）单位名称或专业名称缩写..施工图纸IBC·Ⅰ-TZ-JZS-01JZS结构施工图IBC·Ⅰ-TZ-（）S-01为施工图IBC·Ⅰ-TZ-（）J-01为竣工图经过图审图纸为存档图纸。JGS建筑施工图JPSS给排水施工图DQS电气施工图NTS暖通施工图ZNS智能化施工图YXS有限电视施工图SZS市政施工图LHS绿化施工图MQS幕墙施工图……设计变更、图纸会审纪要IBC·Ⅰ-SJ-JG-01JG结构联系单变更不允许跳号，如不同意变更情况下，施工单位上报的联系单我公司至少存档1份，编号照编。IBC·Ⅰ-SJ-JZ-01JZ建筑……工程变更IBC·Ⅰ-BG-TJ–GS-01TJ土建IBC·Ⅰ-BG-SS-GS-01SS水施……合同IBC·Ⅰ-SG-2009-01SJ为设计类招标、投标文件跟合同一起存放，编制卷内目录，合同一般签定6份以上，我公司基本保证存档3份SG为施工类ZX为咨询类LX为零星类工作联系函IBC·Ⅰ-（F）H-（）-01（F/S）收、发文（）单位或专业缩写通知IBC·Ⅰ-（F）TZ-（）-01（F/S）收、发文（）单位或专业缩写监理整改通知及回复IBC·Ⅰ-ZG-2009-01把总包和分包分开即可，可也根据单位细分工程例会纪要IBC·Ⅰ-LHJ-2009-01项目层面监理例会工程周报IBC·Ⅰ-ZB-2009-01项目层面工程月报IBC·Ⅰ-YB-2009-01项目层面工地安全生产专题会议纪要IBC·Ⅰ-ALHJ-2009-01项目层面施工计划IBC·Ⅰ-JH-2009-01项目层面施工单位上报上报汇报材料IBC·Ⅰ-HB-2009-01公司层面上报集团安全生产月报IBC·Ⅰ-AQY-2009-01公司层面上报集团主管部门下发公文WG-2008-D30-1-1D30为保存期限30年1为件号会议纪要****（纪）[2009]1号编号由公司综合部统一编号各类专家会议的专家论证资料附会议纪要后..申请报告****[2009]1号编号由公司综合部统一编号工程申请政府部门来文、批复可参照《建筑安装工程竣工档案移交书》目录存放统一由公司前期部归档，移交工程一份复件申请报告与批复文件一起存放开、俊工报告IBC·Ⅰ-K/JG-2009-01结构验收记录IBC·Ⅰ-JGYS-2009-01隐蔽工程验收记录IBC·Ⅰ-YBYS-2009-01工程/材料、工作成果验收单IBC·Ⅰ-YS-（）-01（）单位名称或专业名称缩写文件归档可跟工程款支付审批表施工组织设计、专项施工方案IBC·Ⅰ-FA-JK-01JK基坑围护IBC·Ⅰ-FA-MB-02MB模板施工…….规划、细则IBC·Ⅰ-XZ-（）-01（）根据实际收到的文件缩写编分户质量档案IBC·Ⅰ-FHYS-11为栋号，按栋存放各类检测报告IBC·Ⅰ-JC-CL-1CL材料检测各类报告勘察报告、方案报告等其他施工资料可参照《建筑安装工程竣工档案移交书》目录存放第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的，发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交），并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司综合部，并按规范编制文件移交清单，双方签字认可，各执一份。未做收发文登..记和移交清单的每发现一次，年度扣1分。第六条归档文件的要求：6.1办理完毕的正式文件、审批文件及文件草拟修改稿，审批流程完整有效，无漏签、越级现象；文件内容正确有效，无明显低级错误。如在盖章备案时出现错误，发现1处，经办人扣1分，该部门审核人扣2分；6.2文件书写和载体材料应耐久保存；6.3必须是具有保存利用价值；6.4必须经过系统整理，完整地反映了历史活动的全过程，保持文件之间的有机联系；第三章特种档案收集、分类、整理第一条管理依据：根据《**档案管理作业指引》━十一、特种载体档案归档范围与保管期限表拍摄、收集管理。3.1附表工程中心特种载体档案收集范围一级类目二级类目归档范围保管期限特种载体档案TZ照片档案TY声像档案1、项目开工、竣工典礼照片或摄像，开盘，综合验收后拍摄的小区整体面貌照片、摄像。永久2、参观考察照片（考察对象的实物拍摄）10年3、工程进度、重大节点（中间结构、开工、竣工、规划灰线、±0.00验收）完工摄像拍摄，完成工程量的成果验证照片（包括未完成前后的对比照片）；30年第二条拍摄、收集、整理管理：工程中心助理负责，按照公司作业指引要求整理、编号，一张照片一个word文档，并编制分说明，内容必须备六要素为事由、时间、地点、人物、背景、摄影者，一组照片的总说明编制在第一张照片中，一组照片的编号按流水号编制：例TZ-2009-1-1。第三条拍摄要求：全景照拍摄时需寻找一具有一定保存时间的掷高点，至少在本工程开发完成前该建筑物不会被拆除。第四条移交归档：以月为单位，次月5日移交综合部，每延迟一天，工程助理扣0.5分；未按公司制度编制说的每发现一次扣1分。第四章项目档案竣工移交管理第一条公司工程中心负责监督、指导勘察、设计、施工、监理单位以及各分包单位完成各自管理范围内档案文件的收集整理。项目竣工验收时，由公司工程中心经理负责组织项目工程中心相关人员对归档的工程档案进行鉴定、审核，公司档案管理员配合进行预验收，通过后形成多套项目竣工工程档案，并提请地方档案管理部门..进行档案专项验收，配合进行竣工备案。第二条档案专项验收通过后，竣工档案需在三个月内移交城建档案馆，工程中心助理督促施工单位按《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》编制移交清单，移交公司综合部工程竣工档案2套（其中一套移交城建档案馆），并编制建设、施工、监理、设计、勘察等单位负责人名单。附表1工程设计变更（施工）联系单汇总表单位工程名称：第页共页序号文件名称（主要内容）联系单编号张数对应图号备注施工技术负责人：总监：..施工单位：（章）监理单位：（章）编制人：审核日期：编制日期：附表2文件移交清单工程名称：编号：2009-序号移交时间文件名称份数原/复件移交部门/人接收部门/人备注123456789101112131415161718..1920附表3收/发文签收单序号签收内容类别份数原/复件签收人签收日期备注..附表4编号：建筑安装工程竣工档案移交书规划许可证号：施工许可证号：工程项目名称：单位工程名称：监理单位：（盖章）接收单位：(盖章)移交单位：（盖章）移交人：接收人：移交日期：接收日期：------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------注：填写前，请详细查看《建筑安装（市政基础设施）工程竣工档案移交书》填..写说明。归档编号归档文件原件（张数）复印件（张数）备注工程准备阶段文件一、立项文件*1项目建议书及审批意见、前期工作通知书*2可行性研究报告（含附件）及审批意见*3关于立项有关的会议纪要、领导讲话文件*4调查资料及项目评估研究材料、专家建议二、建设用地、征地、拆迁文件*5建设用地选址规划意见通知书（含附件、勘设红线图）*6用地呈报表、用地许可证、用地批准书等过程文件材料*7划拨、出让建设用地文件（划拨决定书、出让合同及过程文件材料）*8建设用地规划许可证、附件及附图、国有土地使用证（复印件）*9拆迁安置文件（意见、协议、方案等）三、勘察、测绘、设计文件*10工程、水文地质勘察报告*11宗（征）地测量、定位略图、±0.00检测*12景观、日照分析*13方案、初步设计、技术设计及审批意见（含附图）*14有关行政主管部门（消防、人防、环保、环评、交通、园林、市政、文物、抗震、教育、卫生等）批准文件或取得的有关协议*15施工图审查文件及审批意见四、合同*16勘察合同*17设计合同*18施工承包合同*19监理委托合同*20其他工程合同（如甲方分包合同、甲供主材合同）五、开工审批文件*21建设项目列入年度计划的申报、批复文件或年度计划项目表*22建设工程规划许可证、附件及附图*23投资许可证、审计证明、防空、基础设施配套、散装水泥、墙改、白蚁防治（含合同）等证明、质量安全监督书*24建设工程施工许可证交建委六、建设、设计、勘测、施工、监理机构及负责人*25建设、设计、勘测、施工、监理机构及负责人名单..监理文件一、监理规划*26监理规划*27监理实施细则*28二、监理月报*29三、监理会议纪要四、进度控制*30工程开工/复工报审表、工程暂停令五、质量控制*31监理通知书、通知回复单、质量事故报告及处理意见六、造价控制*32工程竣工决算审核意见书七、合同与其他事项管理*33工程延期报告及审批*34合同变更、争议、违约材料及处理意见*35监理工作总结施工文件36开、竣工报告37施工现场质量管理检查记录一、土建（建筑与结构）工程38工程测量定位记录、建筑物沉降观察测量记录39图纸会审40设计变更、施工联系单及汇总表41工程质量事故及事故调查处理资料42新材料、新工艺施工记录43节能分部施工资料44.钢材、水泥、砖、预制构件、预拌混凝土、防水、装饰、节能及其他材料汇总表、出厂证明文件、复试试验报告1、地基与基础分部资料45施工试验报告及见证检测报告（如：抗压、抗折试验报告等）46隐蔽工程验收记录47施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录、基础验槽等）48地基基础检验及抽样检测资料49地下室防水效果检查记录50中间结构验收记录51单独归档的子分部施工资料(如：桩基等子分部)2、主体结构分部资料52施工试验报告及见证检测报告（同“45”）53建筑物垂直