宁夏仲检检测有限公司财务制度

1宁夏仲检检测有限公司财务管理制度一、财务管理制度1.管理原则为尽快使公司会计基础工作达到宁夏仲检检测有限公司财务部的规范化要求，严格财务纪律和控制各项经费的开支，规范经费报销程序，本着节俭适度的原则管好钱、用好钱、少花钱、多办事。现结合公司具体情况，特制定本制度。2.管理程序(1)公司财务报销实行“一条线”审批报销制度，任何口头批准的用款批示都视为无效，紧急情况可电话或短信请示报备，事后补签手续方可进行报销。(2)在使用经费前需填写“用款申请单”，并注明经办人和用途，交总经理审批后财务人员方可支付。(3)财务人员必须严格实行记帐制度，准确及时记录各项收入及开支情况并定期向总经理汇报财务状况。(4)财务人员办理银行转账或网银转账业务时，必须严格执行财务章与法人章，经办人与授权人独立保管、独立办理的原则，超过特大金额，必须经总经理授权，方可办理业务。3.现金使用规定为了明确公司各部门资金使用权限和支付职责，特制定该现金2使用规定。(1)财会人员应严格执行现金管理制度。财务负责人应不定期地检查库存现金及制度执行情况。(2)现金结算仅限于同城（即本市）业务和差旅费开支。到异地（即非本市）或大额采购的原则上应通过银行汇款等结算方式。如确遇特殊情况须报经公司领导批准。(3)日常报销、借款所需现金超过5000元的，必须于前一天向财务部申请预约。(4)建立电脑管理的现金帐目，逐笔登记现金收付项目，帐款要日清月结、帐款相符。收费人员发现帐款长短应当即登记，长款上交，短款由个人赔偿。(5)凡因采购、出差借用公款或因工作失职丢失现金的，由个人如数赔偿。4.转帐支票的领用需要使用转账支票的情况下，经办人需填制“用款申请单”，由部门负责人审核，总经理签批确认后，附相关的付款证明材料，到财务部申领支票；财务部根据审批后的材料，发出支票。借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。财务人员必须将支票内容填写齐全，不得签发空白支票或空头支票。、3请款申请单日期：年月日付款方式：付款金额：元（大写）：用款部门：用途：申请人：部门签批：收款单位全称：财务签批：账号：总经理签批：开户银行：5.借支管理规定及借支流程(1)出差借款：按第二部分差旅管理及差旅费开支标准具体执行。(2)其他临时借款，如业务费、办公费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。(3)借款销账规定：①借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销。如有余款须及时交回财务部，若超出申请单范围使用的，须经总经理批准，否则财务人员有权拒绝销帐；②借款原则上应在3个工作日内办理销帐手续，逾期未办理财务人员有权拒绝销帐；如遇特殊情况（发票未能及时开具、无行业发票等）逾期办理的，须出具书面说明经总经理同意后，待取得相应发票后及时销帐，否则财务人员不予销帐。4(4)借款后未办理相应事项，须及时将借款归还财务部，逾期未还借支者经总经理签批后转为个人借款从工资中扣回。(5)为加强资金管理，及时收回借款，财务部应严格坚持“前帐不清，后帐不借”的原则。6.审批与报销制度(1)物品采购费用①该物品指办公用品、图书、低值易耗品等。办公用品原则上实行“使用适宜、因需申请”，对易耗性的办公用品，用完后实行以旧换新、再次领用，对非易耗品物品，在使用人办理离职手续时，一律要求交回原物。②审批权限：日常办公用品500元以下由主管副总审批，其它物品（包括礼品）须经总经理批准。礼品的采购申报严格按照业务费招待报批程序执行。除礼品之外的物品，采购之前各部门均应按月于每月20日前提交《部门物品申购单》，由行政部汇总备案，在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。同时行政部应配合采购人员做好询价工作。③关于物品采购，行政部事先编制采购计划，由财务审核后报主管副总审批（大宗物资需报总经理办公会讨论核实批准）。物品采购后，行政部办理入库手续，进行验收、登记、入库。特殊情况，物品由使用部门购买的，可在入库同时一并办理入、出库手续。行政部在每月底按部门领用情况进行统计报财务部备案。财务部5门负责在月末对物品进行稽核。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。④严格按照“经手、验收、审批”等程序进行财务报销手续。⑤经办人到财务部办理报销手续，必须出具真实完整、合理合法的原始凭证，并在发票或其他单据背面签名、说明用途及使用部门。开支内容不能笼统填写如“办公用品”、“杂支”等。若项目多，必须附明细表。⑥设备、材料等固定资产，实行谁使用、谁保管、谁负责维护保养的原则，把各个设备的责任落实到每一个使用人。行政部门在设备、材料入库时应对财产进行编号、登记，由财务部门负责督促，于每年末进行清查，对已不能使用的设备，由使用部门提出，并填写《固定资产报废申请》，经有关部门鉴定、核实后，经财务部确认是否符合报废规定提出处理意见后，报总经理审批；然后由行政部门作变价处理，变价收入交财务入账。⑦凡办理借款预支手续，款项已经支付给供应单位，而发票尚未收到的，如预付货款、定金等预付事项，经办人有责任及时向有关供货单位索取发票等原始凭证，财务人员不负责代替经办人催收发票。(2)维修(装修)工程：由经手人申请，提出维修(装修)建议、方案，经行政部询价后报主管副总审核，总经理批准。维修(装修)工程结束后，必须办理质量验收，验收合格后，方可办理报销手续。(3)软件及固定资产购置费用①填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定提出采购申请。②报销标准：以相关的合同协议及批准生效的购置申请具体执6行。③结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票、转账等形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。(4)差旅费：因公出差，出差人如需向财务部借款，须经部门负责人审核主管副总审批，并将借款申请单交财务部出纳处，出纳根据出差人的出差行程安排，大概核算借款金额是否合理后，报总经理审批后办理借款。出差人员须在返回公司一周内到财务部办理结帐手续，如乘坐飞机的，将飞机票一周内交给行政部以便报销，否则机票费用自负。出差人员的住宿、交通、误餐补助标准严格按公司规定执行。无特殊原因的超标准支出，由出差人员自理。财务会计审核后，报总经理审批。逾期不归还者，财务部应从下月起从出差人员工资中扣除，同时将根据不同情况追究有关人员责任。(5)其它报销：确因工作需要，其它必须开支的项目，事先必须向部门负责人报告，经总经理审批后，严格按照财务制度报销。③本市发生的业务交通费：市内车费即时报销(公事)，原则上不得乘出租车。特殊情况须事前申报，事后审批方可报销。④报销程序：将原始单据粘贴好后，经办人签字，部门负责人核实、主管副总签字确认，交于财务部核实、签字确认，再上报总经理签字确认后，到财务部报销，核账。(7)电话费报销制度及流程7固定电话费：公司的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话，固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报副总经理批示处理办法。(8)当月所有报销应在在该月的26日之前，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。说明：公司所有的报销，审批都实行“一条线”的程序，即报销人---部门负责人---财务部---主管副总---总经理。总经理外出不在公司期间应电话或微信请示。6.原始凭证的基本要求(1)要求原始凭证（既购买物品/样品或提供服务时取得的发票等）合法，内容完整、真实、清晰。盖有单位发票专用章、填制单位名称、日期、用途、金额（大小写相符、清楚）的税务发票，经济业务内容涉及实物的原始凭证还应填写实物名称、规格、计量单位、数量、单价、合计金额，要求金额计算必须正确。一次购物品种较多发票填写不下的，要由售货单位填制清单并加盖财务专用章或收费专用章。从超市购买的物品可依据购物小票作为清单。(2)差旅费中的住宿费收据，内容必须填写齐全，如单位名称、个人姓名、住宿天数、标准等。超标准的住宿费、出差申请里面没有提到人员、超过出差申请天数的一律不予报销。对外出参加会议/培训的差旅费，报销时必须附有会议通知，据实报销。(3)从外单位取得的发票或收据，必须有税务部门或财政部门的监制8印章及填制单位的财务章；(4)原始凭证记载的内容均不得涂改。发票盖章和签章必须有效、清晰。年内取得的发票应在本年内报销，最长不能超过半年。遇有特殊情况时第四季度取得的发票可延迟到次年的第一季度报销。(5)各种票据是财务报销的凭据，下列票据财务部不予报销：①审批手续不全的票据。②内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据。③无公章、无私人签章（字）的白条收据。④购物无用途、资产无验收、经办人无签字的票据。⑤日期、数量、单价、金额不符的票据。⑥出现连号或假的票据。7.原始凭证分类、整理(1)经办人员在签字、报销前：①要事先将原始凭证按照列支科目进行分类，如业务费、设备购置费、差旅费。分类后的原始凭证分别附粘贴单，②填写“报销单”，并按报销单的要求将内容填写齐全。特别注意其中的粘贴附件张数和金额不得涂改，切勿用订书机装订，否则，不予报销，应退回重新办理一切手续！(2)票据粘贴的规定。各类报销单据的粘贴必须整洁，上下错开，贴放平整。大小不得超过“报销单”。8.财务安全保卫制度(1)财会人员的保险柜钥匙不得存放在办公室内，下班时应关好办公9室门窗。无关人员不得随便进入收费场所，发现钱款差错或丢失时，财会人员应立即报告。(2)财务人员到银行存、取超过万元的现金款项，应事先要求公司派车或派人护送。二、差旅管理及差旅费开支标准本标准规定了员工因公出差差旅费开支的内容、开支标准、对象以及审批权限和报销手续。本标准适用于公司各部门的所有员工。1.出差界定出差指员工因公务离开工作所在地(公司所在地)前往外地开展短期业务，长期外派不属出差范围。长期外派人员或长期驻外人员有工作需要回总部公干的，可视为出差。2.手续办理员工出差须首先自行填写“出差申请表”，详细说明出差事由、计划、日程安排、同行人数等事项，由部门负责人审核后交行政部备案副总经理审核后报请总经理批示后方可出差，批示后的“出差申请表”由本人留存，出差回司后备用，同时由行政部备案并抄送财务部，出差人员凭批复后的“出差申请单”至财务部预支差旅费。部门负责人对出差要求及行程安排应进行严格审核。员工出差一周以上需提前三天申请，其余需提前一天申请，同时务必将出差事项、计划及日程安排以传真方式通知所去单位。如出差在外因工作要求10须临时增加出差天数或者增加人数则须以电话向部门负责人申请，事后补办相关手续。出差人回来之后须填写“出差小结与信息反馈表”，写清同行人员、日期、事项等出差成果（且必须与出差申请相吻合），另需上交相关名片等客户资料到行政部备案，备齐所有票据及出差小结上交给财务部审核、总经理批示后方可报销相关差旅费用。出差申请表申请日期：年月日申报部门姓名出差日期月日至月日共天出差地点随行人员出差行程计划事由月日至月日共天月日至月日共天月日至月日共天交通工具安排飞机□火车□汽车□其他□申请费用大写：元（￥）部门审核财务部副总总经理总经理行政部审核费用大写：元（￥）11工作完成说明说明：1、此申请表作为出差申请、借款、核销必备凭证。2、如出差途中变更行程计划需及时汇报。3、出差申请表须在接到申请后48小时内批复。4、此表一式两份，在出差申请得到批准后，请将一联表单交至行政部以作考勤依据，一联待出差返回后填写工作完成说明并交至行政部。3.票务及酒店预定及报销原则员工出差的机票、车票、入住酒店需由行政部审核符合何种级别标准后统一负责预订，且在出差申请表上注明，如出差人个人自行预定车票（火车票、船票）、入住酒店的（可参考行政部提供的各地宾馆酒店优惠信息），超标部分自行负担；行政部预定引起超标的，无特殊理由，超标部分由行政部经办人自行承担，特殊情况