数字校园建设的基础工程信息资源规划(三)

“数字校园”建设的基础工程：信息资源规划(三)作者：高复先信息资源规划与一般的信息化建设总体规划的区别在于需要有中高层管理人员参加，它是业务人员与信息技术人员紧密合作的一项工程。信息资源规划的范围是由新建的或整合已有的信息系统所涉及的业务范围决定的。例如，某校一年内要在校园网上新建资产管理系统和科研管理系统，整合网络化办公系统、图书管理系统和教学管理系统，那么，不论是新建的两个信息系统，还是完善提升已有的三个信息系统，都需要做整体性的数据流分析，建立这五个系统的功能模型、数据模型和统一的数据标准，这就是属于为了进行集成化的信息系统建设所进行的信息资源规划的范围。整个信息资源规划工作分为两个阶段：第一阶段做需求分析，第二阶段做系统建模。需求分析需求分析是按职能域进行的。职能域(FunctionArea)是对学校管理工作的主要业务活动领域的抽象，而不是现有机构部门的照搬。职能域的划分和定义具有稳定性。例如，典型的高校管理工作的职能域包括：办公、人事管理、教学管理、科研管理、财务管理、后勤管理和资产管理等。建立业务模型业务流程分析是为了系统地、概括地把握一个职能域的业务功能结构，也就是人们常说的“业务梳理”。梳理的结果，用简明的“职能域-业务过程-业务活动”三个层次来表达完整的业务功能结构，即为业务模型(BusinessModel)。其中，业务过程或业务流程(Process)是职能域中一组联系紧密的活动；业务活动(Activity)是不可再分解的最小功能单元。用户视图规范化用户视图(UserView)是一些数据的集合，它反应了最终用户对数据实体的看法，常见的用户视图有单证、报表和屏幕表单等。我们对每一职能域的所有用户视图进行统一的编码登记，并对其中重要的用户视图的组成作规范化表述，这样就为大量取消报表传递，实现网络化电子数据传输做好了准备。数据流分析按照威廉·德雷尔(WilliamDurell)的观点，所谓数据流其实就是用户视图的流动。这不仅道破了数据流的实质，而且使数据流的分析工作更便于业务人员参与。我们做数据流定性分析的方法和结果，是绘制各职能域的一级数据流程图(1-DFD)和二级数据流程图(2-DFD)，1-DFD解决职能域之间、职能域与外单位的数据流问题；2-DFD解决职能域内部的业务过程和数据存储、使用之间的关系，即职能域内部的数据流问题。数据流的定量分析是分析各职能域之间、各职能域与外部单位之间的各种数据流的流量统计，按日、月、年提出输入、存储和输出的数据流量分析报告。显然，这对于其后的数据建模，数据环境的改造提升和网络系统建设都具有重要的意义。系统建模系统建模是需求分析的综合与定型。通过对计划新建和改建的几个信息系统所涉及职能域的业务流和数据流分析，规划组经过综合就可以进一步明确要开发的应用系统(新建和改建)的目标，随之进行各应用系统的具体建模工作。系统功能建模在需求分析阶段，我们在做业务梳理分析时，建立了由“职能域-业务过程-业务活动”三层结构组成的业务模型，但是，并非所有的业务活动都能实现计算机化的管理，经分析可以发现：有些业务活动可以由计算机自动完成;有些业务活动可以人-机交互完成；有些业务活动仍然需要由人工完成。我们将能由计算机自动进行处理和人-机交互进行的活动挑选出来，按“子系统-功能模块-程序模块”组织，就是系统功能模型(FunctionModel)。对业务活动做计算机化可行性分析，一方面应该根据管理的实际情况和业务领导借助信息技术建立新的管理机制的构思；另一方面要考虑信息技术的运用，这既有当前信息技术能达到什么程度，也有采用某种信息技术的管理适应性和开发费用问题。因此，在做业务活动计算机化可行性分析的工作中，要更多地发挥信息技术人员的作用。例2某校的“图书管理系统”的功能模型由10个功能模块、57个程序模块构成。系统功能建模的基本单元是“程序模块”，对大部分程序模块要做数据存取和处理逻辑的描述。由于后续的集成化应用软件开发将采取构件技术，对照程序模块的定义和描述，就可以区分出哪些程序模块直接采用开发商已有的构件；哪些程序模块需要对开发商的已有构件做修改；还有哪些程序模块需要开发商研制。显然，在系统功能模型的指导控制下，会大大提高系统实施的效率和质量。系统数据建模经过用户视图规范化和数据流分析，可以对各职能域的信息需求加以综合，即为建立全域(本次信息资源规划范围内)的概念数据模型。具体做法是：根据管理知识、经验和数据流分析结果，识别出所有的业务主题，其定义作为数据库的名称，再对每一主题的内容加以描述或列出所含的属性。例3某校信息资源规划(一期)共识别定义了38个主题数据库，部分列出如下：全域概念数据模型是从全局把握信息框架，为了落实这些主题数据库分别是由哪些子系统创建、维护和使用的，还需要做进一步的细化，这就是建立各子系统的逻辑数据模型。一个概念主题数据库可以细化为一组基本表,每个基本表都列出其属性表和主键(能唯一确定一条记录的属性)。这样，就为数据库的设计实现做好了准备。例4例3的38个主题数据库细化为407个基本表，分别由5个子系统创建、维护和使用。其中，概念主题数据库“员工”的逻辑数据模型如下(只列出部分基本表)：系统体系结构建模在信息工程方法论中，信息系统体系结构(InformationSystemArchitecture)是指系统数据模型和功能模型的关联结构，采用C-U矩阵来表示。例5某校的“图书管理系统”的体系结构模型(C-U矩阵)。系统体系结构模型的建立，是决定共享数据库的创建与使用责任，进行数据分布分析和制定系统开发计划的科学依据。支持工具及信息资源元库信息资源规划工作包括了大量、复杂的调查资料的分析整理，尤其是在众多人员分小组进行过程中，需要保持定义与理解的一致性；资料的存储、修改和支持后续的信息化建设工作，更需要规划信息和知识记存与使用的连续性。为此，必须有科学、实用的网络化工具支持规划人员的全程工作。信息资源规划工具的使用这种支持工具的基本功能应该包括：第一，多个规划小组成员根据所分配设定的密码，登录进入系统，同时使用系统；第二，每一规划人员按已获得的权限，查询、录入、编辑或处理有关规划信息；第三，系统提供需求分析与系统建模工作流程的导航；第四，系统固化信息资源规划文档规范和数据标准规范；第五，系统具有规划资源的积累、合成与一致性检验控制功能；第六，系统具有自动化为后续数据库和应用系统开发提供资料(与系统设计无缝衔接)功能；第七，系统具有信息资源规划文档的标准打印输出功能等。例6使用软件工具进行系统功能建模的操作。图中“图书管理”子系统的第二个功能模块“图书资料管理”共有十一个程序模块，其中，第四个程序模块“图书信息登记”，在左下角窗口中给出了程序模块描述，是系统部署开发时进行模块采购、定制或修改的依据。前面图1表述的子系统功能模型、图2表述的子系统体系结构模型，就是用这种软件工具实现打印输出的。信息资源元库的作用数据字典(DataDictionary,简称DD)是软件工程用来记存应用系统中数据定义的，随着应用系统的复杂化和从规划、设计、实现到运行的全过程管理的需要，数据字典就发展成元库(Repository)。我们将网络化信息资源规划工具创建的、贯穿信息资源规划到应用系统开发全过程的元库称作信息资源元库(InformationResourceRepository,简称IRR)。在信息资源规划阶段，IRR的内容包括：各职能域之间以及与外单位所交流的信息，规划的应用系统所处理的信息；在系统建设阶段，IRR的内容包括：数据库设计，信息分类编码设计，数据环境重建和应用系统集成开发的信息；在系统运行阶段，IRR的内容包括：信息结构变化，数据定义变化，信息分类编码变化，应用系统的处理变化等信息。这样，信息资源元库(IRR)就将一个组织的信息化建设发展的全过程记录了下来，管理了起来，因而成为信息化的核心资源。需要指出的是，IRR绝不是一般意义的“电子文档”(文本或超文本文件)，而是经过科学严格设计的、具有稳定性数据模型的“信息资源规划信息与知识库”。IRR是一种“活化的机内文档”，为规划分析人员营造紧密合作的环境，产生规范化的技术文档。有了元库就基本不需要纸面文档，因为利用联机检索，多个开发组使用更为方便、直观，但打印输出有时也是必要的，如供复查、讨论和存档等。信息资源规划的组织实施信息化建设是“一把手工程”，尤其是信息资源规划作为一项基础性的工作，更需要在本单位主要领导的支持和协调下，组成由中高层业务人员和信息技术人员参加的项目组。该项目组负责人直接在信息化主管的领导下，组织领导各职能域规划小组与核心规划小组工作。职能域规划小组界定职能域是信息资源规划的初始工作，接着要对每一个职能域组建由业务负责人、业务代表和系统分析员组成的规划小组。业务负责人是指规划职能域所覆盖的主要部门的中高层管理人员，具有现代管理知识和较丰富的管理经验。在信息资源规划期间(两个月左右)，每周要有一天(至少有半天)参加信息资源规划工作，重点是复查审订本职能域业务代表和系统分析员提交的工作成果。业务代表是指熟悉相关职能域业务的管理人员，具有较高的文化素质和较好的逻辑思维能力。在信息资源规划期间能全天(至少是半天)参加信息资源规划工作，接受信息资源规划技术培训，按计划完成所承担的规划工作任务。遇有解决不了的管理业务问题，能及时与本职能域的其他人员交流研讨；与系统分析人员的合作成果，及时提交给业务负责人复查审订。系统分析员是指信息技术人员，接受过系统的计算机科学教育，具有数据库、应用系统开发的系统分析设计经验或信息资源管理经验。系统分析员在信息资源规划期间，全天参加信息资源规划工作，接受信息资源规划技术培训，与业务代表密切合作，按计划完成规划工作任务。核心规划小组核心规划小组由信息资源规划项目负责人和各职能域规划小组的骨干组成，他们要面向所有规划的职能域，统一解决管理协调和关键技术问题。核心小组的“三大员”(规划方案管理员、规划元库管理员和信息分类编码管理员)是信息资源规划阶段的技术管理的关键人员，也是后续开发阶段技术管理的关键人员。要选拔责任心强、基础好的系统分析或管理人员，在规划工作中加强学习和锻炼，快速提高。到本次信息资源规划项目结束时，能独立利用软件工具管理信息资源元库(IRR)，并成为后续开发阶段的信息分类编码组、数据库设计组、数据交换协调组的骨干。技术培训信息资源规划是信息化建设的基础工作，需要动员各级管理人员参加。许多单位在信息资源规划项目启动时，将领导动员与全员培训结合起来的经验，值得推广：利用半天时间，对所有中高层管理人员和规划项目组成员，由主管领导讲清信息资源规划的目的、意义和组织安排(宣布项目组，下达任务)；再由信息化专家作信息资源规划思路和主要技术方法的专题讲座，这就是项目启动全员培训。紧接着要进行项目组技术培训，使全体参加规划工作的项目组人员，接受有关技术方法、标准规范和软件工具使用的培训。培训课程的安排有两种：一种是集中培训——在信息资源规划需求分析阶段和系统建模阶段开始时，各集中2～3天时间统一讲授有关知识方法与工具使用；另一种是规划进行中的随时培训——信息资源规划咨询顾问结合各规划小组在规划工作中遇到的有关方法理解、标准规范执行、工具使用等问题，随时做个别培训指导，或集中一两个小时作集体的解答指导。进度控制和质量保证根据本次信息资源规划的范围和任务情况，借鉴其他单位的经验，在顾问专家的帮助下制定9周左右的进度计划，明确规定每周核心小组和各规划小组的工作任务。信息资源规划进度计划的编制与执行，是信息资源规划成果质量的保证，需要加强组织领导和项目管理。信息资源规划工作能否顺利成功，其主要影响因素有：第一，高层领导的重视与中高层业务人员的参与程度；第二，业务代表的素质与培训效果；第三，系统分析员对信息资源规划技术的掌握程度，能否与业务人员密切合作；第四，咨询服务、技术支持合作伙伴的选择。