电子文件及电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117-2007）一、标准知识1、“标准”的定义标准是对一定范围内的重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，以获得最佳秩序、促进最佳社会效益为目的，经有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。2、标准级别国家标准行业标准地方标准企业标准1)国家标准强制性国家标准的代号为“GB”。GB5XXXX——XXXX标准发布年号标准顺序号强制性标准代号推荐性国家标准的代号为“GB/T”2)行业标准强制性标准城镇建设工程行业标准CJJXX—XXXX标准发布年号标准顺序号行业强制性标准代号建筑工程行业标准JGJXX—XXXX推荐性标准——行业标准代号后加“T”城镇建设工程行业标准CJJ/TXX—XXXX建筑工程行业标准JGJ/TXX—XXXX档案DA/T1—20003)地方标准推荐性标准——地方标准代号后加“T”湖北省地方标准湖北省建筑工程施工文件管理规范DB42/T503－2008二、规范编制1、时代背景信息化建设电子政务建设建设系统信息化建设2、编制过程三、规范内容一总则1、制定规范的目的2、适用范围对象——从事城乡规划、建设及其管理活动的部门与机构范围——建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件工作——归档和管理3、应执行的有关标准、规范《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T17678.1）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《城建档案著录规范》（GB/T50323-2001）《城建档案分类大纲》《城建档案密级与保管期限表》二术语1、电子文件类建设电子文件建设系统业务管理电子文件建设工程电子文件2、档案类电子档案建设电子档案在线式归档离线式归档3、电子文件品质类真实性完整性有效性元数据4、其他固化迁移与转换建设电子文件归档与管理系统“电子档案”就一般理解而言，是指作为“档案”而被档案部门接收和保存的电子文件，归档后就为电子档案。具体来说就是：电子档案是指国家机关、社会组织和个人在社会活动中，通过使用现代化设备所形设备成的，有一定保存价值的，且能被相关设备所识别和信息再现的各种类型的电子代码序列。就目前而言，“电子档案”还未有权威文献的定义。电子档案的特殊属性内容与载体的可分离性对计算机系统的依赖性快捷性、共享性、高密度性不稳定性及不安全性是“数字城建档案馆”建设的重要组成部分。本系统针对建设工程电子文件多种来源，统一归档渠道，实现了对建设工程电子文件的前端控制和全程管理，实现建设工程电子档案的收集、管理和利用,为建成符合法律要求的建设工程电子文件真实性保障体系奠定基础。依据建设工程电子文件生命周期与文件运动规律，遵循电子文件管理的原则，以《建设工程电子文件元数据标准》为基础，确保建设工程电子文件在各个管理阶段的真实性、完整性、准确性、有效性与安全性，实现建设工程电子文件与档案的一体化。特点：完全依据《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)、《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)、《建设安装施工技术资料统一用表》等标准规范进行系统设计。结合城建档案馆及建设施工等单位的实际业务需求，支持建设工程电子文件的全程管理，在电子文件的全生命期内，确保建设工程电子文件的真实性、完整性与长期可读性。一体化地实现建设工程电子文件的孕育、形成、收集、积累、整理、归档、利用与档案移交的全部功能。完全遵循城建档案工程竣工档案验收整理指南，整理、立卷、归档；实现实体档案与电子文件同步归档。支持建设、施工、监理等单位之间技术资料的数据交换功能。支持数字签名、电子签章功能。支持建设工程电子文件的封装移交功能。三基本规定1、对整体工作的要求建立电子档案管理制度2、各有关单位的职责电子文件形成单位档案部门工程建设单位勘察、设计、施工、监理及测量等单位城建档案管理机构3、电子文件——纸质文件或缩微品4、建立建设电子文件归档与管理系统5、保证真实性、完整性、有效性和安全性的措施规定6、前端控制，全过程管理与监控7、及时提出建设电子文件归档的技术性指导意见四代码标识、格式与载体1、稿本代码稿本代码草稿性电子文件M非正式电子文件U正式电子文件F2、类别代码文件类别代码文本文件（Text）T图像文件（Image）I图形文件（Graphics）G影像文件（Video）V声音文件（Audio）A程序文件（Program）P数据文件（Data）D四代码标识、格式与载体3、各类电子文件的通用格式文件类别通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP34、载体一次写光盘磁带可擦写光盘硬磁盘等五收集与积累1、收集积累范围《城市建设档案管理规定》（90号部令）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）2、收集积累要求1）形成单位2）稿本3）记录过程:项目(案卷)、文件、更改记录4）软件5）内容完整3、收集积累程序1）程序登记初步鉴定著录存储2）工具建设电子文件归档与管理系统3）电子文件的命名（1）工程项目文件夹（2）案卷文件夹：序号+案卷名称001南京大学邵逸夫馆工程立项文件002南京大学邵逸夫馆招投标文件南京大学003南京大学邵逸夫馆开工审批及财邵逸夫馆务文件004南京大学邵逸夫馆工程监理文件005…………（3）文件命名：序号+文件名001云锦美地建设工程规划许可证申请表002南京市规划许局建设项目审批书003云锦美地建筑物配建停车设施设计意见004关于同意云锦美地（101-110幢）施工设计的消防审核意见005关于结合新建云锦美地小区修建防空地下室的批复……六整理、鉴定与归档1、整理谁做什么时间原则方法与依据2、鉴定全过程内容鉴定者依据3、归档时间要求方式4、检验单位——形成单位、接收单位检查内容5、汇总七验收与移交1、建设系统业务管理电子档案的移交1）移交时间——定期2）移交方式——在线、离线2、建设工程电子档案的验收与移交1）验收2）双套——关键3）停、缓建4）改、扩建3、移交手续1）再检查2）移交、接收登记表3）两份八建设电子档案管理1、脱机保管1）基本要求2）数量3）保管条件2、有效存储1）设备2）抽样机读检验3）转存时必须进行登记3、迁移1）数据校验2）迁移登记3）原件保留＞3年4、利用5、鉴定销毁6、统计谢谢!Thankyou!